Salesforce for Outlook, Outlook Integration, Lightning Sync, Einstein Activity Capture... Il existe actuellement de nombreuses possibilités de synchronisation des contacts entre Outlook et Salesforce, mais qui peut encore arriver à en garder une vue d'ensemble ? Nous avons analysé ce sujet de plus près et espérons pouvoir répondre à quelques questions ouvertes.
Selon McKinsey & Company, les commerciaux passent en moyenne 28 % de leur semaine de travail à traiter des courriers électroniques et environ 20 % à rechercher des informations. Salesforce a rapidement reconnu la nécessité de leur faciliter la tâche et a introduit Salesforce for Outlook, ouvrant la voie à la synchronisation des contacts, des tâches et des événements entre la version de bureau d'Outlook et le système CRM. Il a également permis d'ajouter des courriels aux contacts, leads et opportunités de Salesforce via la barre latérale intégrée d'Outlook. En quelques clics seulement, les enregistrements de Salesforce sont mis à jour et contiennent les dernières informations.
Salesforce for Outlook et Outlook Integration
Cependant, en décembre 2020, Salesforce for Outlook a été officiellement interrompu et remplacé par Outlook Integration. En outre, Lightning Sync, un autre produit, sera discontinué à la fin de 2021 et ne sera plus disponible pour les nouveaux clients de Salesforce. Alors que Salesforce for Outlook était une application installée localement, l'Outlook Integration est un add-on pour Outlook basé sur le cloud. Cela offre l'avantage de toujours disposer des dernières fonctionnalités de l'intégration, qu'Outlook soit utilisé sur un ordinateur ou sur un téléphone portable. Les commerciaux peuvent donc consulter, modifier et ajouter des informations aux enregistrements de Salesforce directement à partir de leurs courriels.
Einstein Activity Capture
Afin de permettre la synchronisation des contacts à long terme entre Outlook et Salesforce, Salesforce recommande maintenant d'utiliser Einstein Activity Capture. Cet outil d'amélioration de la productivité vous permet de synchroniser les informations de contact entre Salesforce et Outlook et de les tenir à jour. Les événements et les informations reçues et envoyées par courrier électronique sont automatiquement ajoutés aux enregistrements de Salesforce (comptes, contacts, contrats, leads, opportunités et devis) sans avoir à les saisir manuellement.
En outre, les coordonnées figurant dans les signatures électroniques sont automatiquement affectées aux enregistrements de la liste de contacts sur Salesforce. Einstein Activity Capture vérifie également s'il existe une concordance entre les adresses électroniques des contacts dans Salesforce ou dans Outlook, et si c'est le cas, les deux contacts sont affectés entre eux. Autrement, il vérifie si le nom et le prénom correspondent et, si c'est le cas, les contacts sont liés et synchronisés. S'ils ne correspondent pas, un nouveau contact est créé. Par ailleurs, Einstein Activity Capture vérifie si le nom de la société d'un contact correspond à un compte dans Salesforce. Si c'est le cas, le contact sera affecté à un compte Salesforce. Si vous utilisez déjà Sales Cloud, votre paquet comprend 100 licences pour votre entreprise. Toute licence supplémentaire doit être achetée séparément.
En bref, cela évite d'avoir à passer sans cesse de Salesforce à Outlook, et les données de contact sont facilement synchronisées entre les deux systèmes. Toutefois, seules les adresses électroniques, les noms et prénoms et les noms de société sont combinés et synchronisés. Mais qu'en est-il de toutes les autres informations précieuses qui se trouvent également dans la signature d'un contact, et que se passe-t-il si ces données sont mises à jour ?
snapADDY DataQuality comme le complément parfait
Désormais, grâce à snapADDY DataQuality, aucune information ou modification ne sera perdue, car toutes les données de contact de la signature électronique sont comparées entre elles – pas seulement les noms et les adresses électroniques. Les courriers électroniques entrants sont automatiquement comparés aux enregistrements de données existants. Supposons, par exemple, que vous soyez en contact avec un client potentiel qui est soudainement promu de commercial à directeur commercial – un poste décisionnel. snapADDY DataQuality reconnaît et affiche directement ce nouveau statut, ce qui vous donne la possibilité de mettre automatiquement à jour les changements et donc de communiquer immédiatement avec votre contact pour le féliciter de son nouveau poste. Vous pouvez ensuite profiter de cette occasion pour en faire une nouvelle opportunité de vente.
Avec snapADDY DataQuality, vos données de contact sont toujours à jour – plus besoin de vérifier manuellement les signatures des courriels ! Bien entendu, vous pouvez également profiter de la lecture automatique des signatures si les données de contact ne seraient pas affectées à un enregistrement de données existant. En un seul clic, vous pouvez créer une nouvelle fiche sans avoir à la saisir manuellement. Testez gratuitement snapADDY DataQuality dès maintenant !
Capturer les données de contact et les mettre à jour en temps réel n'a jamais été aussi facile !