De nombreux secteurs d'activité prospèrent grâce aux échanges. Chez snapADDY, par exemple, plusieurs employés sont souvent impliqués dans le développement de nouvelles fonctionnalités des produits. Les plans de travail respectifs doivent s'accorder parfaitement. Il est donc essentiel de connaître la fonction de chaque collègue. Les commerciaux, en revanche, se débrouillent très bien seuls, car ils soutiennent le client sans être dépendants des performances de leurs collègues. En conséquence, les réunions commerciales internes sont souvent considérées comme une perte de temps et un mal nécessaire – dans le meilleur des cas.
Avant la récente restructuration de nos réunions, c'était également le cas pour nous. Entre-temps, tous les collègues trouvent notre réunion hebdomadaire utile et significative et y participent activement. Dans cet article, j'aimerais partager nos conseils et notre expérience pour organiser des réunions de manière efficace.
1. Fixer des objectifs et les communiquer directement à l'équipe
Posez-vous les questions suivantes : Que veux-je atteindre et quelle valeur ajoutée la réunion va-t-elle générer pour toutes les personnes présentes ? Souvent, les réunions sont menées pour le plaisir de les mener, sans que les participants soient en mesure de fixer un objectif clair.
Communiquez clairement cette valeur ajoutée à l'équipe et vérifiez régulièrement si l'objectif est effectivement atteint. C'est le seul moyen de garantir l'efficacité de la réunion.
Les objectifs de notre réunion sont de motiver l'équipe, de discuter de la planification, d'échanger des informations avec les services de marketing, de développement commercial et de satisfaction de la clientèle, ainsi que de fournir une formation complémentaire. Nous réalisons tout cela avec une quinzaine de participants en 30 minutes environ.
Pour les équipes plus nombreuses, il est nécessaire de prévoir plusieurs réunions et de se concentrer sur les objectifs spécifiques. Pour les équipes non commerciales (par exemple, le marketing), il suffit généralement qu'un collègue y assiste et présente ensuite les résultats lors de la réunion d'équipe correspondante.
2. Préparation – également par l'équipe
Au début de nos réunions, nous discutons des points forts de la semaine écoulée ainsi que de l'état des indicateurs clés de performance. En tant que manager, il est important de se préparer afin de ne pas perdre de temps inutile à consulter le CRM ou l'outil de reporting pendant la réunion.
Il est également recommandé que chaque collaborateur prépare son projet afin d'être en mesure d'en discuter de manière brève et concise. C'est pourquoi l'ensemble de l'équipe a toujours accès aux comptes rendus de nos réunions. De cette façon, chacun a la possibilité de se préparer au contenu de chaque formation.
3. Agenda
Evitez de commencer votre réunion par « Comment allait la semaine dernière ? Qui veut commencer ? » Les êtres humains sont des créatures d'habitudes et ont besoin de structure, notamment dans les réunions régulières. Les protocoles de nos réunions sont toujours structurés de la même manière. Ainsi, chacun sait à quoi s'attendre et à quelle heure. Par exemple, voici notre agenda commercial :
- Résultats et faits marquants de la semaine écoulée
- Statistiques actuelles (KPI)
- Rapport sur les processus en cours
- Nouveaux sujets sur le marketing, le développement commercial et la satisfaction des clients
- Nouvelles des concurrents et des partenaires
- Formation complémentaire
N'hésitez pas à me contacter si vous êtes intéressé par les détails de chacun des ces points : soit par LinkedIn, soit par email.
4. Stand-ups quotidiens
Si vous connaissez Scrum, vous êtes probablement familier avec les stand-ups quotidiens (15 minutes maximum). Vous pouvez y discuter de ce qui s'est passé depuis le dernier échange et de ce qui est particulièrement important pour la routine commerciale quotidienne : y a-t-il des obstacles qui empêchent la conclusion d'une certaine affaire ? – Peut-être qu'un collègue a eu un problème similaire et peut vous aider. Existe-t-il une nouvelle présentation du pitch qui fonctionne beaucoup mieux que les précédentes ? – N'hésitez pas à le partager avec toute l'équipe.
Cette réunion quotidienne facilite la réunion hebdomadaire. Par ailleurs, cela renforce également les liens entre les collaborateurs, surtout si certains d'entre eux font télétravail. Nous organisons toujours nos stand-ups un peu avant la pause de midi. Nous choisissons donc un moment qui évite les interruptions ou qui n'affecte pas la routine quotidienne des collègues.
5. Analyse des concurrents
Dans un monde de rêve, nous serions le seul fournisseur de qualité et nous résoudrions tous les problèmes du client, qui, bien sûr, cherche à les résoudre et analyse minutieusement nos solutions. Cependant, une brève recherche sur Internet offre souvent au client potentiel de nombreuses solutions, qui semblent toutes être les meilleures pour un objectif donné.
Par conséquent, pour être en mesure de mettre en évidence les aspects positifs de sa propre entreprise et de les comparer aux produits des concurrents, les commerciaux et les agents de marketing doivent avoir une excellente connaissance du marché.
Les informations les plus précieuses sont obtenues en parlant aux personnes qui utilisent la solution de la concurrence. Ces conversations sont souvent menées par des commerciaux individuels lors d'une présentation ou d'un appel téléphonique. L'intégration d'un briefing sur la concurrence dans votre réunion commerciale hebdomadaire vous permet d'abolir ces frontières de connaissances et de partager des informations précieuses avec l'ensemble de l'équipe.
« La vie est trop courte pour les longues réunions » – Klaus Klages. En ce sens, j'espère que nos conseils vous aideront à rendre vos réunions plus efficaces à l'avenir. N'hésitez pas à me faire part de votre expérience en matière d'organisation de réunions. Nous sommes impatients d'avoir de vos nouvelles.
Victor Weitzmann travaille en tant que responsable des opérations commerciales chez snapADDY depuis avril 2021. Pendant ses études en gestion, il a soutenu l'équipe en tant qu'assistant étudiant. Avant cela, il a également acquis de l'expérience en tant que stagiaire et étudiant dans le domaine du recrutement et du développement commercial dans le secteur des TI.