Plantillas de informes de visita para ferias y visitas comerciales

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Para tener éxito en las ventas es elemental registrar la comunicación con los clientes y prospectos en el sistema CRM, no sólo una vez llegue a la oficina sino directo durante las visitas comerciales. Por tal motivo, nos gustaría presentarle una gran herramienta que le ayudará a conseguir este propósito: la plantilla de informes de visita.

¿Desearía descargar directo nuestra última plantilla de informes de visita?

¿Preferiría diligenciar digitalmente sus informes de visita y exportarlos a su sistema CRM sin necesidad de digitar?

Informes de visita: Registro de la comunicación

Gracias a Internet y a los modernos medios de comunicación, cada vez más se llevan a cabo reuniones comerciales que no requieren que se hagan personalmente. No obstante, las ferias y visitas comerciales siguen siendo pilares importantes de (casi) todas las empresas que, en consecuencia, invierten no sólo dinero sino tiempo en ellas. A ello se suma que el correcto registro de la comunicación con sus clientes en una feria es la base para tener mayor éxito en las ventas. Entonces, ¿cómo se deberían almacenar en futuras ocasiones las respectivas conversaciones con los clientes y prospectos? Exactamente con este fin, es necesario contar con plantillas de informes de visita cuya estructura y uso le explicaremos en este artículo.

Pero, ¿qué son los informes de visita?

Para muchos empleados de ventas, los informes de visita son EL medio para registrar y evaluar la información del cliente mientras se encuentran de camino. Esta es otra razón por la que dichos informes son particularmente importantes para las ferias y visitas comerciales. La idea fundamental es simple: Primero hay que analizar los aspectos de su producto que crea que sean interesantes para los clientes potenciales y cuál información necesita posteriormente para poder llevar a cabo el proceso de ventas.

Justo en este punto es donde muchas empresas no abordan este tema con suficiente precisión y no desarrollan un concepto uniforme para las plantillas de informes de visita de sus empleados. Sea particularmente preciso en su análisis y tome en cuenta tantos puntos clave como sea posible para poder decidir cuáles son las preguntas exactas para desarrollar la venta. ¿Vende un determinado producto que sólo se puede utilizar en el ámbito de un proyecto específico? En este caso, es importante tener en cuenta las oportunidades y riesgos de la demanda para poder realizar adecuadamente el posterior proceso de ventas con la empresa interesada. Sea muy preciso en este paso y adapte las preguntas específicamente a su producto o servicio.

Con base en ello, el cliente diligencia la plantilla del informe de visita durante la conversación y esta se almacenará finalmente junto con la tarjeta de presentación. Después de la feria o visita comercial las plantillas diligenciadas se utilizan para entrar de nuevo en contacto con los posibles clientes de la forma más apropiada. Además, a menudo el contenido de los informes de visita se transfiere directo al sistema CRM ya que aquí es elemental que no se olvide ninguna información relevante al final de la feria. Puede suceder que debido a la cantidad de reuniones que un empleado ha tenido durante toda la feria olvide incluir un dato relevante si no lo ha hecho en el momento oportuno, por eso es mejor evitarlo a través de un soporte directo al CRM.

¿Por qué usar los informes de visita?

Si bien ya es evidente la ventaja de usar informes de visita en las ferias o incluso en visitas comerciales, aún hay muchos vendedores que simplemente anotan sus resultados vagamente en un pedazo de papel o sólo se dedican a recoger tarjetas de presentación sin llevar un registro adecuado. Seguramente cuando se cuenta con un informe de visita claro y previamente redactado con base en un análisis sólido, disminuye la posibilidad de perder visitantes y oportunidades de venta. Gracias a los informes de visita no sólo puede hacer el seguimiento respectivo de una feria comercial, sino también de clasificar sus intereses en diferentes grupos que requieren un enfoque diferente desde el punto de vista de ventas. Por medio de la documentación de indicadores clave esenciales y las observaciones de la comunicación con el cliente (primero en papel y luego en el CRM), es posible reconocer posteriormente en el sistema si existen inconvenientes, requerimientos o posibles pretensiones del mismo. Gracias a esta información, el vendedor podrá tener siempre la perspectiva de cómo ha convencido al cliente, cuándo es el momento adecuado para reaccionar ante cualquier problema que surja y poder trazar el rumbo de una cooperación a largo plazo.

¿Qué debería incluir un buen informe de visitas?

Claramente las preguntas e información requeridas en un informe de visita son decisivas para que se les pueda sacar el mayor provecho en el proceso de ventas. Dependiendo de la industria, puede haber una diferencia significativa en el tipo de preguntas, pero básicamente se puede decir que el representante de ventas utiliza el cuestionario para recopilar datos sobre la empresa y la persona de contacto adecuada, cliente potencial o prospecto. En la parte superior del informe se encuentran los datos maestros, el tamaño de la empresa, en qué productos tiene interés y qué cantidad requiere. Sin embargo, saber cuál es el rol de la compañía en el mercado, es decir, a dónde quiere llegar, es igual o más importante.

Incluso, mediante el análisis respectivo de los informes de visita es posible tomar decisiones estratégicas que correspondan con la estructura de las posibles respuestas de los clientes en cuanto al tamaño de la empresa. Por ejemplo, si encuentra índices de ventas significativamente bajos en empresas más grandes, se podría concluir que existen dificultades en el proceso de ventas. Por lo tanto, un informe de visita sirve como punto de partida para un análisis de qué tan sólida es la compañía en el mercado.

Usar plantillas para los informes de visita

Crear un informe de visita por sí mismo no es tan fácil como parece y, además, lleva mucho tiempo. Por esto, lo ideal es utilizar una plantilla y luego adaptarla a sus necesidades específicas basada en su análisis previo del mercado al que se quiere dirigir. Así, ¡le invitamos a que use nuestra plantilla de informe de visita!