Modèles de rapports de visite pour les salons et les visites commerciales

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Pour réussir dans la vente, il est élémentaire d'enregistrer la communication avec les clients et les prospects dans le système CRM, non seulement une fois arrivé au bureau mais directement lors des visites commerciales. C'est pourquoi nous aimerions vous présenter un très bon outil qui vous aidera à atteindre cet objectif : le modèle de rapport de visite.

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Rapports de visite : saisie des communications

Grâce à l'Internet et aux moyens de communication modernes, de plus en plus de réunions d'affaires se tiennent sans qu'il soit nécessaire de les organiser en personne. Néanmoins, les salons et les visites commerciales restent des piliers importants pour (presque) toutes les entreprises qui, par conséquent, y investissent non seulement de l'argent mais aussi du temps. En outre, l'enregistrement correct de la communication avec les clients lors d'un salon professionnel est la base d'un plus grand succès commercial. Alors comment les conversations respectives avec les clients et les prospects devraient-elles être enregistrées à l'avenir ? Exactement à cette fin, il est nécessaire de disposer de modèles de rapport de visite dont nous expliquerons la structure et l'utilisation dans cet article.

Mais que sont les rapports de visite ?

Pour de nombreux commerciaux, les rapports de visite sont LE moyen d'enregistrer et d'évaluer les informations sur les clients lorsqu'ils ne sont pas au bureau. C'est une autre raison pour laquelle ces rapports sont particulièrement importants pour les salons et les visites commerciales. L'idée de base est simple : vous devez d'abord analyser les aspects de votre produit qui vous semblent intéressants pour les clients potentiels et les informations dont vous avez besoin par la suite pour pouvoir mener à bien le processus de vente.

C'est là que de nombreuses entreprises n'abordent pas cette question avec suffisamment de précision et n'élaborent pas de concept uniforme pour leurs modèles de rapport de visite des employés. Soyez particulièrement précis dans votre analyse et prenez en compte autant de points clés que possible afin de décider des questions exactes pour développer la vente. Vendez-vous un certain produit qui ne peut être utilisé que dans le cadre d'un projet spécifique ? Dans ce cas, il est important de prendre en compte les opportunités et les risques de la demande afin de mener à bien le processus de vente ultérieur avec l'entreprise intéressée. Soyez très précis dans cette étape et adaptez les questions spécifiquement à votre produit ou service.

Sur cette base, le client remplira le modèle de rapport de visite pendant la conversation et celui-ci sera finalement enregistré avec la carte de visite du client. Après le salon ou la visite commerciale, les modèles remplis sont utilisés pour recontacter les clients potentiels de la manière la plus appropriée. En outre, le contenu des rapports de visite est souvent transféré directement dans le système CRM, car il est essentiel qu'aucune information pertinente ne soit oubliée à la fin du salon. Il est possible qu'en raison du nombre de réunions qu'un employé a eues pendant tout le salon, il oublie d'inclure une donnée importante s'il ne l'a pas fait au bon moment, il est donc préférable de l'éviter en utilisant un lien direct vers le CRM.

Pourquoi utiliser les rapports de visite ?

Si l'avantage d'utiliser des rapports lors de salons professionnels ou même de visites commerciales est déjà évident, il existe encore de nombreux commerciaux qui se contentent d'écrire vaguement leurs résultats sur un morceau de papier ou de rassembler des cartes de visite sans tenir de registres appropriés. Il est certain que quand on dispose d'un rapport commercial clair, prérédigé et basé sur une analyse solide, les risques de perdre des visiteurs et des opportunités de vente diminuent. Grâce aux rapports de visite, vous pouvez non seulement assurer le suivi d'un salon, mais aussi classer vos intérêts en différents groupes qui nécessitent une approche différente du point de vue commercial. En documentant les indicateurs clés essentiels et les observations issues de la communication avec les clients (d'abord sur papier puis dans le CRM), il est possible de reconnaître ultérieurement dans le système s'il existe des inconvénients, des exigences ou des réclamations éventuelles. Grâce à ces informations, le vendeur peut toujours savoir comment il a convaincu le client, quand il est temps de réagir aux problèmes qui se posent et de tracer la voie d'une coopération à long terme.

Que devrait contenir un bon rapport de visite ?

Il est évident que les questions et les informations requises dans un rapport de visite sont essentielles pour tirer le meilleur parti du processus de vente. Selon le secteur, il peut y avoir une différence significative dans le type de questions, mais on peut dire essentiellement que le représentant commercial utilise le questionnaire pour recueillir des données sur l'entreprise et la bonne personne de contact, le client potentiel ou le prospect. En haut du rapport, on trouve les données de référence, la taille de l'entreprise, les produits auxquels on s'intéresse et la quantité dont on a besoin. Cependant, il est tout aussi important, voire plus, de connaître le rôle de l'entreprise sur le marché, c'est-à-dire de savoir où elle veut aller.

Même à travers l'analyse respective des rapports de visite, il est possible de prendre des décisions stratégiques qui correspondent à la structure des réponses possibles des clients concernant la taille de l'entreprise. Par exemple, si vous constatez des taux de vente nettement inférieurs dans les grandes entreprises, vous pourriez conclure à des difficultés dans le processus de vente. Le rapport de visite sert donc de point de départ à une analyse de la position de l'entreprise sur le marché.

Utilisation de modèles pour les rapports de visite

Créer un rapport de visite par vous-même n'est pas aussi facile qu'il y paraît et cela prend beaucoup de temps. C'est pourquoi il est idéal d'utiliser un modèle et de l'adapter ensuite à vos besoins spécifiques en fonction de votre analyse préalable du marché que vous cherchez à cibler. Veuillez utiliser notre modèle de rapport de visite !