Salesforce for Outlook, Outlook Integration, Lightning Sync, Einstein Activity Capture... Actualmente existe un gran número de posibilidades para sincronizar contactos entre Outlook y Salesforce. ¿Pero quién tiene aún una perspectiva clara de todos ellos? Hemos estudiado este tema más a fondo y esperamos poder responder a alguna que otra pregunta abierta.
Según McKinsey & Company, los agentes comerciales dedican en promedio un 28% de su semana laboral a procesar correos electrónicos y cerca de un 20% a buscar información. Salesforce no tardó en reconocer la necesidad de facilitarles más esta tarea e introdujo Salesforce for Outlook, abriendo el camino para poder sincronizar contactos, tareas y eventos entre la versión de escritorio de Outlook y el sistema CRM. Además, permitió añadir correos electrónicos a los contactos, leads y oportunidades de Salesforce mediante la barra lateral incorporada en Outlook. Con sólo unos pocos clics, los registros de Salesforce se mantenían actualizados y contenían la información más reciente.
Salesforce for Outlook y la Outlook Integration
Sin embargo, en diciembre de 2020, se descontinuó oficialmente Salesforce for Outlook y se sustituyó por la Outlook Integration . Por otra parte, el Lightning Sync, otro de los productos, dejará de comercializarse a finales de 2021 y ya no estará disponible para los nuevos clientes de Salesforce. Mientras que Salesforce for Outlook era una aplicación que se instalaba localmente, Outlook Integration es un add on basado en la nube para Outlook. Este ofrece la ventaja de poder contar siempre con las últimas funciones de la integración, tanto si se utiliza Outlook en el escritorio como en el móvil. Así, los representantes de ventas pueden ver, editar y añadir información a los registros de Salesforce directamente desde sus correos electrónicos.
Einstein Activity Capture
Para permitir la sincronización de contactos entre Outlook y Salesforce a largo plazo, Salesforce recomienda desde ahora utilizar Einstein Activity Capture. Esta herramienta enfocada en el aumento de la productividad permite sincronizar la información de los contactos entre Salesforce y Outlook para mantenerla siempre actualizada. Tanto la información de los correos electrónicos entrantes y enviados como los eventos del calendario se añaden automáticamente a los registros relacionados de Salesforce (cuentas, contactos, contratos, leads, oportunidades y cotizaciones) sin siquiera tener que hacer un sólo clic.
Asimismo, se asocian automáticamente los datos de contacto de los correos electrónicos con los datos de contacto de Salesforce. Einstein Activity Capture también comprueba si existen coincidencias entre las direcciones de correo electrónico de los contactos en Salesforce o Outlook y, en este caso, se combinan ambos contactos. En caso contrario, se verifica si tanto el nombre como el apellido coinciden y, de ser así, los contactos se vinculan y se sincronizan. Si no coinciden, se crea un nuevo contacto. Por otra parte, Einstein Activity Capture comprueba si el nombre de la empresa de un contacto coincide con una cuenta en Salesforce. Si es así, el contacto se asignará a una cuenta de Salesforce. En caso de que ya utilice Sales Cloud, su paquete incluye 100 licencias para su empresa. Cualquier licencia adicional debe adquirirse por separado.
Para resumir, con esta herramienta evitará tener que alternar entre Salesforce y Outlook todo el tiempo y los datos de los contactos se sincronizarán fácilmente entre ambos. No obstante, únicamente se combinan y sincronizan las direcciones de correo electrónico, los nombres completos y los nombres de las empresas. Pero, ¿qué ocurre con el resto de información valiosa que también se encuentra en la firma de un contacto? ¿y qué ocurre si estos datos cambian?
snapADDY DataQuality como el complemento perfecto
A partir de ahora, y gracias a snapADDY DataQuality, ya no se perderá ninguna información ni modificación, ya que todos los datos de contacto de la firma de correo electrónico se comparan entre sí (no sólo los nombres y las direcciones de correo electrónico). Los correos electrónicos entrantes se comparan automáticamente con los registros de datos existentes. Supongamos, por ejemplo, que está en contacto con un cliente potencial que repentinamente es promovido de jefe de ventas a director de ventas – un puesto de toma de decisiones. snapADDY DataQuality reconoce y muestra directamente este cambio dándole la opción de actualizar automáticamente los cambios y , por ende, comunicarse inmediatamente con su contacto para felicitarle por su nuevo puesto. Así, puede utilizar esta ocasión para convertirla en una nueva oportunidad de venta.
Con snapADDY DataQuality, sus datos de contacto están siempre actualizados: ¡sin necesidad de comprobar manualmente las firmas de los correos electrónicos! Evidentemente, también puede aprovechar la lectura automática de las firmas en caso de que los datos del contacto no estén asignados a un registro de datos existente. Con un solo clic, puede crear un nuevo registro sin tener que introducirlo manualmente. ¡Pruebe snapADDY DataQuality ahora gratuitamente!
¡Capturar datos de contactos y actualizarlos en tiempo real nunca había sido tan fácil!