¿Qué caracteriza a un buen vendedor? Motivador, convincente, comunicativo: todas estas son cualidades que representan el perfil de un representante de ventas. Teniendo todas estas aptitudes, el éxito de las ventas no debería presentar ningún obstáculo. Pero si tan solo no existieran todas esas tareas administrativas poco deseadas...
Introducir manualmente los datos de los contactos
El teléfono no para de sonar, la bandeja de entrada del correo electrónico está a rebosar y la próxima cita comercial está a la vista: Sin duda, esta es la rutina diaria de muchos representantes de ventas. ¿Y además tienen que introducir los datos principales y toda la información relevante del cliente? Sencillamente, no queda tiempo para ello en medio de todas las llamadas y citas por cumplir. Por eso, muchas veces se termina guardando una tarjeta de visita en el bolsillo o se anotan los datos de contacto en un papel, que luego posiblemente terminará refundiéndose en algún cajón.
Mantener los datos de contacto al día
Una cosa es introducir los datos de los contactos y otra muy distinta es mantenerlos siempre al día. Los datos cambian en cualquier momento: las personas de contacto cambian de puesto o incluso de empresa y, por supuesto, el encargado comercial querrá tener la debida información al respecto. No obstante, tener que actualizar constantemente los datos sigue siendo un tema indeseado, puesto que el esfuerzo de la búsqueda de datos requerido para actualizar los datos de contacto obsoletos o incluso incorrectos supone una pérdida de tiempo mucho mayor que el propio mantenimiento de los datos de contacto.
Buscar leads
¿A pesar de todas las actividades de búsqueda sigue estando vacío el canal de ventas? En este caso, el representante comercial tiene que ponerse a buscar leads o, mejor dicho, clientes potenciales. Si bien, no es sencillo encontrar una dirección o un número telefónico de la empresa, mucho menos lo será encontrar a la persona de contacto adecuada. Así pues, la única salida sería llamar a la central de la empresa con la esperanza de que se le comunique con la persona de contacto correcta. Esto no sólo requiere bastante tiempo y esfuerzo, sino que además no asegura aún ningún cierre de la venta.
Mejorar la información de los leads
Seguramente esto le suena familiar a muchos vendedores: El equipo de marketing lleva a cabo una campaña exitosa y con ello se genera un gran número de leads. Sin embargo, aún hace falta información importante del contacto como la extensión directa de la persona o el correo electrónico empresarial. Y como bien se sabe, para poder empezar un encuentro comercial efectivo es imprescindible contar con los datos de contacto correctos. Para ello, hay que ponerse a buscar extensamente para poder cumplir con el objetivo, lo que hace que se reduzca considerablemente el tiempo dispuesto para las actividades comerciales realmente importantes.
Usar el sistema CRM
Muchas empresas confían en el uso de un sistema CRM en el que gestionan todos los datos de los contactos. Sin embargo, a muchos colaboradores en el área comercial no les agrada mucho tener que utilizarlo: con una interfaz confusa, procesos complejos y numerosas funciones no aumenta precisamente la motivación o incluso se provoca un boicot al sistema CRM. Así pues, los datos de contacto se siguen registrando en papel o se almacenan en Outlook, en donde seguramente los compañeros de trabajo no cuentan con acceso en caso de ausencia.
Organizar citas y hacer el debido seguimiento
La organización y trabajo estructurado no son siempre aptitudes con las que cuenta todo vendedor. En algunos casos puede que se llegue a confundir una que otra cita o plazo de algún evento importante. Es más, hay veces en las que se llega a retrasar la devolución de la llamada solicitada por el cliente simplemente porque no se encuentran los datos de contacto o la información anotada durante la última conversación...
Conclusión
Muchos vendedores tienden a verse frenados por ciertas tareas manuales ya que tienen menos tiempo para hablar con los clientes, tardan más en cerrar las ventas y, por lo tanto, pierden sus comisiones.
En un artículo publicado en Forbes.com se especifica que los vendedores dedican hasta un 64,8% de su tiempo de trabajo a actividades administrativas y no les es posible invertirlo efectivamente para las ventas.
Acabe con esta tendencia y asegúrese de que sus colaboradores no tengan que preocuparse más por tareas administrativas. Con snapADDY DataQuality, el equipo comercial vuelve a tener más tiempo para sus clientes gracias a que los datos de contacto se capturan digitalmente y se actualizan automáticamente, por ejemplo, por medio de la captura de la información las firmas de los correos electrónicos. Con un solo clic, se pueden transferir los datos de los nuevos contactos y asignar a un registro existente en el sistema CRM. En caso de que aún no exista un registro del contacto, se crea uno nuevo. Además, snapADDY DataQuality detecta en tiempo real si existen posibles duplicados en el sistema CRM. Así, la introducción manual de datos será cosa del pasado, todos los datos de los contactos estarán siempre actualizados y dará gusto volver a trabajar con el sistema CRM.
Si los datos de contacto están incompletos o son incorrectos, se pueden enriquecer fácilmente los registros de datos y reducir el tiempo de búsqueda manual por medio de snapADDY DataQuality. Desde ahora, nada se interpondrá en el camino de la venta y el tiempo con la motivación recién ganada puesto que “los datos de contacto valen plata, pero los datos de contacto correctos y completos valen oro”.