Muchas áreas de la industria funcionan gracias al intercambio interno. En snapADDY, por ejemplo, es frecuente que varios empleados participen en el desarrollo de nuevas funciones de los productos. Los respectivos planes de trabajo deben encajar a la perfección. Por eso es esencial saber cuál es la función de cada uno de los colegas. Los agentes comerciales, por su parte, se las arreglan muy bien solos, pues asisten al cliente sin depender del rendimiento laboral de los otros compañeros. Así, se suelen considerar las reuniones comerciales internas como una pérdida de tiempo y un mal necesario (en el mejor de los casos).
Antes de la reciente reestructuración de nuestras reuniones, también ese era nuestro caso. Pero ahora, todos nuestros colegas consideran que la reunión semanal de media hora es provechosa y significativa y participan en ella activamente. En mi artículo del blog, me gustaría compartirle nuestros consejos y experiencia para llevar a cabo reuniones eficientemente.
1. Establecer objetivos y comunicarlos directamente al equipo
Plantéese las siguientes preguntas: ¿Qué quiero conseguir? y ¿qué valor añadido generará la reunión para cada uno de los presentes? A menudo, se suelen llevar a cabo reuniones por el simple hecho de hacerlas, sin que los participantes sean capaces de plantear un objetivo claro.
Comunique claramente este valor añadido al equipo y reflexione con regularidad si se está cumpliendo realmente el objetivo. Sólo así se garantiza la eficacia de la reunión.
Los objetivos de nuestra reunión son motivar al equipo, hablar de la planificación, intercambiar información con los departamentos de marketing, desarrollo empresarial y satisfacción de los clientes, así como ofrecer capacitación adicional. Todo esto lo conseguimos con unos 15 participantes en unos 30 minutos.
En el caso de los equipos más grandes, hay que programar varias reuniones y centrarse en los objetivos concretos. En el caso de los equipos ajenos a las ventas (por ejemplo, el de marketing), suele bastar con que un colega asista y luego presente los resultados en la reunión correspondiente de su equipo.
2. Preparación – igualmente por parte del equipo
Al comienzo de nuestras reuniones, comentamos los aspectos más importantes de la última semana, así como el estado de los KPI. Como gestor, es importante prepararse para no perder tiempo innecesario en el CRM o en la herramienta de informes durante la reunión.
Asimismo, se recomienda a cada miembro del equipo preparar su proyecto para poder debatirlo de forma breve y concisa. Por esta razón, todo el equipo tiene acceso siempre a las actas de nuestras reuniones. Así, todos tienen la oportunidad de prepararse con el contenido de cada capacitación.
3. Agenda
Definitivamente, no comience su reunión con: "¿Cómo fue la semana pasada? ¿Quién quiere empezar?" El ser humano es un animal de costumbres y necesita una estructura, sobre todo en las reuniones periódicas. Las actas de nuestras reuniones se estructuran siempre de la misma manera. Así, todo el mundo sabe qué esperar y en qué momento. Por ejemplo, esta es nuestra agenda de ventas:
- Ganancias y puntos destacados de la última semana
- Estadísticas actuales (KPI)
- Informe sobre los procesos en curso
- Nuevos temas de marketing, desarrollo empresarial y satisfacción del cliente
- Novedades de los competidores y de los colaboradores
- Capacitación adicional
No dude en ponerse en contacto conmigo si está interesado en los detalles de cada uno de los puntos: ya sea por LinkedIn o por correo electrónico.
4. Reuniones breves diariamente
Si está familiarizado con Scrum, seguramente conocerá las reunioners breves diarias (máximo 15 minutos). En ellas se puede discutir lo que ha sucedido desde el último intercambio y lo que es especialmente relevante para la rutina cotidiana de las ventas: ¿Hay obstáculos que impidan el cierre de un determinado acuerdo? – Tal vez algún colega haya tenido un problema similar y pueda ayudarle. ¿Existe alguna nueva presentación de lanzamiento que funcione mucho mejor que las anteriores? – Siéntase libre de compartirlo con todo el equipo.
Esta reunión diaria facilita la reunión semanal. Como efecto secundario, también refuerza la unión del equipo, especialmente si algunos de los empleados trabajan desde casa. Siempre realizamos nuestras sesiones un poco antes de la pausa del mediodía, por lo que elegimos una hora en la que se eviten las interrupciones o se afecte la rutina diaria de los compañeros.
5. Reunión informativa sobre la competencia
En un mundo soñado, seríamos el único proveedor de calidad y resolvemos todos los problemas del cliente, que, por supuesto, busca resolverlos y analiza a fondo nuestras soluciones. Ahora bien, una breve búsqueda en Internet suele ofrecer al cliente potencial muchas soluciones, todas las cuales parecen ser la mejor para un determinado fin. Es por ello que, para poder resaltar los aspectos positivos de la propia empresa y compararlos con los productos de la competencia, los vendedores y agentes de marketing deben tener un excelente conocimiento del mercado.
La información más valiosa se obtiene hablando con personas que utilizan la solución de la competencia. Estas conversaciones suelen mantenerlas cada uno de los vendedores durante una presentación o llamada telefónica. Incorporar una sesión informativa sobre la competencia en su reunión semanal de ventas le ayuda a romper estos límites de conocimiento y a compartir información valiosa con todo el equipo.
"La vida es demasiado corta para las reuniones largas" – Klaus Klages. En este sentido, espero que nuestros consejos le ayuden a que las reuniones sean más eficaces en el futuro. Por favor, no dude en compartirme su experiencia en la organización de reuniones. Será un gran gusto poder saber su opinión al respecto.
Victor Weitzmann trabaja como responsable de operaciones de ventas en snapADDY desde abril de 2021. Durante sus estudios en administración, apoyó al equipo como estudiante colaborador. Antes de ello, también adquirió experiencia como becario y estudiante en la contratación de personal informático y en el desarrollo empresarial.