Immer wieder hören wir von unseren Kunden die Problemstellung, wie der perfekte Prozess aussehen sollte, wenn man neben Microsoft Dynamics auch HubSpot als Marketing-Automation verwendet. Sollen die Leads erst in das CRM-System oder direkt in die Marketing-Automation exportiert werden? Dieser Fragestellung möchten wir in diesem Artikel nachgehen und die verschiedenen Szenarien erläutern.
snapADDY in Kombination mit Microsoft Dynamics und HubSpot
Die Generierung von neuen Leads ist neben der Bestandskundenpflege das Hauptziel eines jeden Messeauftritts. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie auf der Messe Ihr maximales Vertriebspotenzial ausschöpfen können? Dies erreichen sie nur, wenn Sie einen durchdachten Prozess etablieren, bei dem alle Tools (in diesem Fall der snapADDY VisitReport, HubSpot und Microsoft Dynamics) ineinandergreifen und den Vertriebsmitarbeiter so unterstützen, dass dieser sich nur noch um das Verkaufen kümmern muss. Das Ziel des hier erläuterten Prozesses soll sein, dass neue Leads von der Messe in Microsoft Dynamics gespeichert werden und je nach Qualifizierung in eine Marketing-Automation wie HubSpot automatisiert exportiert werden. In diesem System werden die Leads automatisch mit einer Mailing-Strecke weiter qualifiziert und können so bei Erreichen eines bestimmten Scoring-Wertes vom Vertrieb persönlich kontaktiert werden (Marketing-Qualified-Leads vs. Sales-Qualified-Leads).
Das hier dargestellte Beispiel wird von uns als Best-Practice-Lösung eingeordnet und entstammt aus der Praxis mehrerer unserer Kunden, bei denen Microsoft Dynamics als CRM und HubSpot als Marketing-Automation verwendet werden.
Die Leaderfassung auf der Messe
Beim initialen Messegespräch kommt der snapADDY VisitReport zum Einsatz. In der App füllen die Vertriebsmitarbeiter im Gespräch den entsprechenden Fragebogen aus. Dieser sollte im Vorgang der Messe flexibel aufgebaut werden, damit sich der Fragebogen unkompliziert von den Vertriebsmitarbeitern ausfüllen lässt! Über Abhängigkeiten können Sie definieren, dass bestimmte Fragengruppen oder Fragen nur dann angezeigt werden, wenn eine bestimmte Antwort bei einer anderen Frage im Gespräch angegeben wurde. Durch Fragengruppen im snapADDY VisitReport für die Abfrage von z.B. Kundensegmenten, Produktarten oder Bestandskunden etc. in Verbindung mit diesen Abhängkeiten wird der Aufwand beim Ausfüllen der Berichte minimal gehalten, während der Fragebogen immer übersichtlich bleibt.
Im Gespräch auf der Messe ist es zudem wichtig, dass auch der Status des entsprechenden Kontaktes erfasst wird. Es gibt drei verschiedene Arten von Kontaktarten auf der Messe, die im Rahmen unseres Prozesses unterschieden werden müssen:
- Bestandskunden: Bei Bestandskunden sind die Kontaktdaten bereits im CRM-System vorhanden und müssen daher nicht erneut gescannt werden. Mit dem snapADDY VisitReport können Sie diese vor der Messe in die App importieren und im Gespräch aufrufen, so dass Sie Daten nicht redundant erfassen müssen. Im Hinblick auf die Marketing-Automation ist es wichtig, dass Bestandskunden nicht automatisiert oder zumindest mit einer spezifischen Follow-Up Mailing für Bestandskunden bespielt werden, da diese sonst gestört werden könnten.
- Leads mit hohem Vertriebspotenzial ("Hot Leads"): Diese Art von Leads sollte in den meisten Fällen persönlich kontaktiert werden und unter keinen Umständen durch eine unspezifische Marketing-Automation „belästigt“ werden.
- Leads mit niedrigerem Vertriebspotenzial ("Cold Leads"): Solche Leads eigenen sich sehr gut für den Einsatz einer Marketing-Automation. Durch den Versand einer E-Mail-Strecke können diese Leads durch HubSpot qualifiziert werden, bis diese einen bestimmten Scoring-Wert innerhalb des HubSpot-Systems erreicht haben und sich für eine persönliche Kontaktaufnahme eignen.
Export in Microsoft Dynamics CRM und Hubspot
Im Anschluss an das Gespräch auf der Messe werden die einzelnen Berichte und die Kontaktdaten der gescannten Visitenkarten parallel im Backoffice von einem Vertriebsassistenten überprüft und anschließend einzeln oder gesammelt in Ihr Microsoft Dynamics CRM exportiert.
Die erfassten Leads stehen anschließend sofort im Microsoft Dynamics CRM zur Verfügung. Hier werden nun alle weiteren Automationen durchlaufen, welche Sie innerhalb des CRM definiert haben. Ein beliebter Prozess stellt die in diesem Beitrag als Beispiel verwendete Synchronisation mit HubSpot zur Einrichtung eines Dankes-Mail-Workflows dar. Durch eine API-Verbindung werden so die von snapADDY erfassten Leads mit HubSpot über das CRM-System synchronisiert. Mit HubSpot qualifizieren Sie die erfassten Leads im Rahmen von Marketing-Automationen, zum Beispiel mit einer Dankes-Mail Kampagne.
Wenn ein definierter Scoring-Wert für einen Lead innerhalb des HubSpot-Systems erreicht wurde, löst diese Aktion wiederrum einen Folgeprozess in Microsoft Dynamics aus. Der Status im CRM für die Marketing-Qualifikation wird verändert und Sie können beispielsweise automatisiert eine Aufgabe (beispielsweise für ein Telefonat) für einen Vertriebsmitarbeiter anlegen lassen. So haben Sie die Möglichkeit den Vertriebskreislauf weiter zu vollziehen.
Warum dieser Prozess?
Häufig wird uns die Frage gestellt, warum nicht einfach alle erfassten Leads direkt mit der Marketing-Automation synchronisiert werden sollen. Dies hat aus unserer Erfahrung heraus aber bedeutende Nachteile. So benötigen in diesem Falle alle Vertriebsmitarbeiter auch einen Zugang zu HubSpot und das CRM-System ist nicht mehr die Plattform der zentralen Datenhaltung, wo alle Informationen direkt ersichtlich sind. So müsste der Vertriebsmitarbeiter nicht mehr nur in Microsoft Dynamics den Status eines Leads recherchieren, sondern zudem auch noch HubSpot öffnen.
Daneben tritt der bereits erläuterte Fall ein, dass Leads nicht unterschieden werden können. Es ist aber essentiell, dass beispielsweise Bestandskunden nicht mit einer unpassenden Follow-Up Email belästigt werden. Auch Leads von der Messe, die einen hohe Qualifizierung haben, sollten direkt persönlich kontaktiert werden. All dies kann nicht geleistet werden, wenn alle Messeberichte einfach als Lead in der Marketing-Automation angelegt werden.
Fazit
Allgemein gesprochen, kann Software den Vertrieb grundsätzlich nur unterstützen, denn der Mensch ist immer noch der entscheidende Faktor bei einer möglichen Verkaufsentscheidung. Eine Abfolge von Prozessen kann mit Hilfe von Software bei der Bewertung von Verkaufschancen helfen. Der Vertriebsmitarbeiter kann sich so effizient um die wirklich interessanten Leads kümmern und effizient verkaufen. Wichtig ist es dabei, dass Leads unterschiedlich behandelt werden müssen, je nachdem welchen Status diese haben. So können Sie sehr spezifisch mit verschiedenen Arten von Leads arbeiten und den jeweils besten Workflow für diese nutzen. Der manuelle Aufwand für Ihre Vertriebsmitarbeiter wird so erheblich sinken!