Webinare durchführen – beachten Sie diese Schritte bei Ihrem Webinar

Webinare durchführen – beachten Sie diese Schritte bei Ihrem Webinar

Messen und Veranstaltungen haben immer stärker damit zu kämpfen, Teilnehmer zu gewinnen und Ihren Kunden als Vertriebssprungbrett gerecht zu werden. Das liegt vor allem daran, dass Mitarbeiter in Unternehmen immer weniger Zeit haben, sich für diese Zwecke längere Zeit vom Arbeitsplatz fern zu halten. Um dem stetig steigenden Workload gerecht zu werden und sich trotzdem für ein Thema zu informieren oder gar weiterzuentwickeln kann der Input nur häppchenweise im Arbeitsalltag dosiert werden. In diesem Artikel erhalten Sie wichtige Tipps, wie Sie Webinare durchführen um sie als Vertriebshebel zu nutzen.

Webinare als Chance für den Vertrieb

Organisieren Sie Ihre eigenen Webinare im Unternehmen und nutzen Sie dieses Format zur internen Weiterbildung von Mitarbeitern, Kunden oder Interessenten oder als Vertriebskanal zur Produkt- oder Dienstleistungspräsentation.

Bei Webinaren mit ausschließlichem Schulungscharakter wird oftmals analog zu einem on-site-training eine Teilnahmegebühr veranschlagt, da hier hochwertiges Know-how bereitgestellt wird.

In diesem Artikel betrachten wir insbesondere die Möglichkeit wie Sie Webinare durchführen um diese als Vertriebshebel zu nutzen. Um die maximale Anzahl an Teilnehmer zu gewinnen sollten Sie diese Art von Online Event kostenfrei anbieten.

Softwareanbieter für Webinar Lösungen

Auf dem Markt ist die Fülle an Anbietern für Webinar Software sehr groß. Die Lösungen werden hauptsächlich als SaaS angeboten und können durch Bereitstellung eines Online Accounts direkt genutzt werden. Kostenfreie Tools empfehlen sich jedoch eher für den privaten Gebrauch, da die Funktionen hier sehr eingeschränkt sind. Möchten Sie ein professionelles Webinar durchführen, sollten Sie auf eine professionelle Lösung zurückgreifen.

Bekannte Anbieter für Webinar Tools sind im Premiumbereich unter anderem Citrix mit gotoWebinar, Cisco mit WebEx oder Adobe mit Adobe Connect Webinars. Diese bieten eine professionelle Lösung mit einigen wichtigen Funktionen an, auf die Sie Wert legen sollten, wenn Sie ein professionelles Webinar durchführen möchten.

Hilfreiche Funktionen einer professionellen Webinar Software:

  • Möglichkeit für Live Umfragen
  • Automatisiertes Teilnehmermanagement
  • Dashboard und Auswertungsmöglichkeiten
  • Link-Tracking für Marketingkampagnen
  • Moderatorenwechsel
  • Chat- und Fragefunktion für die Teilnehmer
  • Aufzeichnungsmöglichkeit

Begrenzung der Teilnehmerzahl im Webinar

Stellen Sie sich vor, Sie organisieren ein Webinar, investieren ein hohes Werbebudget zur Generierung von Teilnehmern und dann können nicht alle Interessenten daran teilnehmen. Gerade kleinere Webinar Lösungen bieten nur eine begrenzte Anzahl an Teilnehmerzugängen an. Ist diese Grenze erreicht, haben weitere Interessenten keine Möglichkeit, am Termin teilzunehmen und sind unter Umständen verärgert. Diesen Lead ein weiteres Mal einzufangen gestaltet sich sehr schwierig. Die Lizenzen bei teureren Anbietern umfassen als Basispaket mindestens 100 Teilnehmerplätze. Ein Upgrade ist hier auch oft möglich.

Inhalt eines guten Webinars zur Vertriebssteigerung

Bei Webinaren, die zur Vertriebssteigerung und Leadgenerierung aufgesetzt werden, sollte beachtet werden, dass reine Werbevideos selten gut ankommen. In diesem Fall empfiehlt es sich, ein Produktvideo direkt auf Ihrer Website zu implementieren, welches sich der Interessent zu jedem Zeitpunkt ansehen kann.

Wichtig ist, wenn Sie ein Produkt oder Dienstleistung vorstellen möchten, ganz klar den Schmerzpunkt des Zuhörers darzustellen und aufzuzeigen, wie dieser gelöst werden kann.

Perfekter Zeitpunkt eines Webinars

Über den perfekten Zeitpunkt eines Webinars scheiden sich auch wie beim Thema Newsletter die Meinungen. Welcher Zeitpunkt vor ein paar Jahren gut funktioniert hat, kann heute schon gar nicht mehr so gut angenommen werden.

Hier sollten Sie selbst, je nach Thema ausprobieren, welcher Zeitpunkt am besten angenommen wird. Dabei spielen die inhaltlichen Aspekte sowie die Zielgruppe eine große Rolle. Wollen Sie mit Ihrem Webinar Mitarbeiter aus der Führungsebene erreichen, empfiehlt es sich spät am Nachmittag oder am frühen Abend zu halten. Während des Tages sind die Führungskräfte sehr stark in das Daily Business und Besprechungen einbezogen. Verabschieden sich nach und nach die Mitarbeiter in den Feierabend können Führungskräfte meist erst anfangen, sich ihrer Arbeit am Schreibtisch in Ruhe zu widmen und haben aber auch eher Zeit, sich auf ein Webinar zu konzentrieren.

Eine weitere Meinung ist, dass Teilnehmer am Morgen noch eher aufnahmefähig sind. Ist das Webinar zu Beginn des Tages, leidet es unter Umständen nicht darunter, wegen Meeting-Verschiebungen auf die Hinterbank zu gelangen.

Auch um die Mittagszeit das Webinar durchzuführen, könnte erfolgsversprechend sein, da zum einen Störquellen, wie kurzfristige Rückfragen gegebenenfalls geringer sind und es zum anderen eine nette Unterhaltung für den Teilnehmer sein kann, wenn er sein Mittagessen am Platz zu sich nimmt und zwar Arbeiten möchte, aber von ihm keine hohe Interaktion insbesondere Sprechen erfordert wird.

Dieser Zeitpunkt kann aber auch negativ aufgefasst werden, da die Einhaltung von Pausen am Arbeitsplatz sehr wichtig ist.

Optimale Dauer eines Webinars

Der Trend zu kurzen Videos auf YouTube und in sozialen Plattformen macht es deutlich: Wir wollen Informationen so schnell und einfach wie möglich, am besten häppchenweise aufnehmen. Ein Webinar ist grundsätzlich ein längeres Format, das einen höheren Lehrfaktor mit sich bringt, jedoch sollte man es auch nicht übertreiben. Eine Stunde Dauer eines Webinars sollte das Maximum sein. Wichtig ist, dass der Inhalt so prägnant wie möglich präsentiert wird.

Empfehlenswert ist bei einer Produktpräsentation mit Know-how Vermittlung eine Dauer von ca. 30 Minuten und anschließender interaktiver Fragerunde um auf die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer einzugehen.

Kurzumfragen in Live Webinaren

Beziehen Sie Ihre Teilnehmer in die Session mit ein und bereiten Sie Kurzumfragen vor.

Dies sollten kleine Fragen sein, die sich mit dem im Webinar behandelten Thema befassen und zu lösende Problem aufzeigen. Legen Sie die Fragen beim Aufsetzen des Webinars fest und gestalten Sie die Antwortmöglichkeiten zwischen Einfach- und Mehrfachauswahl. Die Umfragen können bei einer guten Softwarelösung direkt in der Präsentation ausgesteuert und das Ergebnis Live angezeigt werden. Diese Maßnahme steigert die Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer, da sie aktiv mit einbezogen werden und den Vorteil eines interaktiven Live Webinars hervorhebt. Die Ergebnisse sind echt. Dies birgt jedoch auch ein Risiko, wenn Ihre Teilnehmerzahl nicht so hoch ist und das Ergebnis dadurch verfälscht wird.

Aufnahme des Webinars als Video

Nehmen Sie die Webinar Session mit Ihrem Tool auf und stellen Sie die Aufzeichnung unter Umständen den Teilnehmern oder den nicht teilgenommenen Personen zur Verfügung. Dies können Sie mit den gängigen Tools direkt per Mail oder aber Sie laden die Aufzeichnung über YouTube, Vimeo oder einem anderem Videoportal hoch, bearbeiten diese gegebenenfalls und entscheiden, ob das Video öffentlich in Ihrem Kanal aufgelistet werden soll, oder nur für diejenigen, die den Link hierzu erhalten. Außerdem können Sie das Video auf Ihrer Website direkt per Link einbetten um die Aufnahme für Marketingzwecke weiter zu verwenden.

Oftmals ist es auch hilfreich nach dem Webinar die Aufzeichnung intern zu evaluieren und Verbesserungspotenzial bezüglich des Inhalts und der Präsentation zu besprechen.

Wer präsentiert im Webinar?

Entscheidet sich ein Unternehmen Webinare als Marketing- und Vertriebshebel oder für Schulungszwecke anzubieten, steht oftmals die Diskussion im Raum, wer die inhaltliche Verantwortung trägt und für die Erstellung der Präsentation zuständig ist.

Bei Webinaren mit Vertriebsgedanke sollte das Webinar von demjenigen verantwortet werden, der sich am besten mit dem Produkt oder Thema auskennt und demjenigen der es am besten erklären kann. Dies ist meist eine Mischung zwischen dem Produktmanager und dem Vertriebler als Präsentator. Hier sollten Sie in Ihrem Unternehmen evaluieren, welche Kombination am hilfreichsten für den Zuhörer ist.

Unterstützung bei der Erstellung der Präsentation und die Einbindung von Marketingmessages erhalten Sie aus der Marketingabteilung.

Abwechslungsreich und für den Zuhörer angenehm ist ein objektiver Moderator, der durch das Webinar führt. Der Moderator im Webinar begrüßt zu Anfang die Teilnehmer, erklärt die Technik, stellt die Agenda und das Unternehmen kurz vor und verwaltet während und im Nachgang des Webinars die Fragen an den Experten.

Erstellen Sie Ihre Präsentation für das Webinar optimaler Weise im 16:9 Format um diese an das gängige Bildschirmformat anzupassen.

Teilnehmermanagement im Webinar

Nutzen Sie je nach Ziel des Webinars Ihre eigene sowie externe Vertriebs- und Marketingkanäle um Teilnehmer zu generieren.

Wichtig ist dabei ein professioneller Auftritt. Die Webinar Lösungen im Premiumbereich bieten hierfür einfache Mittel. Sie können Ihr Webinar im Tool aufsetzen, Texte, und Fragen für das Anmeldeformular festlegen und Links für die jeweiligen Kampagnen generieren.

Wird der Link geklickt, sollte sich der Interessent optimalerweise direkt für das Webinar anmelden können und eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereintrag und Teilnahmelink erhalten. Automatisierte E-Mails erinnern den Angemeldeten regelmäßig an das bevorstehende Webinar.

Nachbereitung eines Webinars

Nach Beendigung des Webinars sollten Sie Ihre Teilnehmer nicht alleine lassen. Die Anbieter von hochwertigen Webinar Lösungen bieten die Möglichkeit automatisierte E-Mails im Nachgang an Teilnehmer oder abwesende Interessenten zu schicken. Den Text können Sie individuell gestalten und einen weiteren Call-to-Action und den Link zur Aufzeichnung einbauen.

Die Analyse von Teilnahmedashboards gibt Aufschluss über die zeitliche Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer. Sie sehen, wie viele angemeldete Interessenten auch tatsächlich und wie aufmerksam diese teilgenommen haben. Hieraus können Rückschlüsse für den Inhalt und die Dauer Ihres Webinars gezogen werden und helfen bei der Optimierung des nächsten Webinars.

In der Praxis:

Wichtig ist auch, geeignetes Equipment, wie zum Beispiel hochwertige Headsets, und einen professionellen Folienmaster zu verwenden.

Egal zu welcher Zeit und Dauer sie das Webinar planen, gilt, wenn ihr Content gut ist, werden Sie auch Teilnehmer gewinnen und den Vertriebshebel aktivieren um neue Leads zu gewinnen.

Die neu gewonnenen Leads können Sie mit Hilfe des snapADDY Grabbers direkt in Ihr CRM-System übertragen und weitere Marketing- und Vertriebsaktionen starten.

Auch diese Funktionen stellen wir Ihnen gerne in einem unserer kommenden Webinare vor.