Vorbereitet auf die Messe: Die ultimative VisitReport-Checkliste

Die Messe steht kurz bevor. Damit Sie und Ihr Team optimal vorbereitet sind, haben wir die wichtigsten Checkpunkte für Sie in diesem Artikel zusammengefasst.

Wir empfehlen, die folgenden Schritte mindestens eine Woche vor Messebeginn zu erledigen.

Die wichtigsten Themen vor der Messe

  • Benutzerlizenzen verteilen

Verfügen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Messe-Einsatz über eine gültige Lizenz? Damit Ihre Kolleginnen und Kollegen die snapADDY Visitreport-App nutzen können, müssen Sie zunächst Lizenzen verteilen. Dies geschieht in den Einstellungen im Abschnitt „Benutzer und Lizenzen“. In der Regel erhalten Ihre Benutzer eine Einladungsmail, mit der sie sich registrieren können. Sollte Ihr Unternehmen Single-Sign-On (SSO) verwenden, können Sie diese Funktion unter Login & Sicherheit aktivieren. Wenn Sie dies nutzen, empfehlen wir Ihnen, die Einladungsmail unter Einladung & Onboarding zu deaktivieren.

Wenn Sie mehr über die Verteilung von Lizenzen wissen möchten, lesen Sie gerne unseren FAQ Artikel zum Thema „Wie lade ich Benutzer ein?“

Sollten Sie SSO verwenden, empfiehlt sich der Artikel „Ich möchte eine SSO-Methode verwenden. Muss ich trotzdem ein snapADDY-Konto erstellen?".

Screenshot von den snapADDY Dashboard-Einstellungen, Bereich Benutzer und Lizenzen
Geben Sie die Namen Ihrer Benutzer entweder manuell ein oder laden Sie eine Excel-Datei hoch.
  • Die App in Ihrem eigenen Corporate Design gestalten

Gestalten Sie die Visitreport App in Ihrem eigenen Corporate Design. Dies geschieht im Dashboard. Wenn Sie auf den Abschnitt „Einstellungen“ und anschließend auf „Design“ klicken, können Sie Farben sowie das Logo und den Beschreibungstext anpassen.

Für mehr Informationen zu diesem Thema, lesen Sie gerne unseren FAQ-Artikel „Wie erstellt man eine Vorlage in Visitreport?“.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Design
Hier können Sie Ihre Unternehmensfarbe festlegen, Ihr Logo hochladen und eine Beschreibung hinzufügen.
  • Fragebogen erstellen

Der Fragebogen ist ein essenzieller Bestandteil der VisitReport App, denn er ermöglicht Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Besuchsberichte schnell und einfach zu erfassen. Sie können ihn individuell nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Bilden Sie Fragegruppen, um eine bessere Struktur zu haben und fügen Sie unterschiedliche Fragetypen hinzu. Solange das Event im Entwurfsmodus ist, können Sie den Fragebogen nach Belieben anpassen. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, stellen Sie den Fragebogen für die Nutzung live.

Wenn Sie wissen möchten, welche einzelnen Funktionen der Fragebogen von snapADDY VisitReport bietet, schauen Sie sich gerne die Artikel zu diesem Thema auf unserer FAQ-Seite an.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Fragebogen
Hier können Sie den Fragebogen nach Belieben gestalten.
  • Kontaktquellen festlegen

Aktivieren oder deaktivieren Sie im Abschnitt „App-Konfiguration“ die Kontaktquellen. Wenn Sie beispielsweise kein LinkedIn benutzen möchten, entfernen Sie den entsprechenden Haken. Wenn Sie dies tun, kann die entsprechende Kontaktquelle (z.B. LinkedIn) in der App nicht ausgewählt werden.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Kontaktquellen
Legen Sie hier Ihre Kontaktquellen fest.
  • Exportziel festlegen

Legen Sie im Abschnitt „Export“ fest, wohin ihre Mitarbeiter die Besuchsberichte exportieren sollen. Sie können entweder Exporte ins VisitReport-Dashboard oder ins CRM zulassen. Alternativ können sie den Benutzer entscheiden lassen. Auf Messen ist es empfehlenswert, Besuchsberichte ins Dashboard zu exportieren, da dies in der Regel schneller geht als die CRM-Option. Sie können die Besuchsbericht anschließend noch bearbeiten, falls notwendig und sie dann von dort aus ins CRM exportieren.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Exportziel.
Hier können Sie festlegen, in welches System die Besuchsberichte exportiert werden sollen.
  • Einstellungen testen

Bevor Sie das Event live schalten, ist es wichtig, dass Sie ihre Einstellungen in der App testen. Das folgende Video-Tutorial zeigt die wichtigsten Schritte, die bei einer Besuchsberichterfassung stattfinden.

  • Event live schalten

Wenn Sie sowohl mit dem Fragebogen als auch mit Ihren Einstellungen zufrieden sind, schalten sie das Event live. Erst dann haben die Benutzer Zugriff darauf.

Wenn Sie mehr über den Unterschied zwischen Entwurf-Events und Live-Events erfahren möchten, lesen Sie gerne den FAQ-Artikel „Status eines Events – Entwurf vs. Live“.

Optionale Checkpunkte

Jedes Unternehmen und auch jede Messe sind individuell. Manchmal wird ein großes Team auf die Messe geschickt, manchmal nur wenige Mitarbeiter. Die folgenden Punkte sind nur relevant für Sie, wenn Sie die Funktionen nutzen.

  • Mediathek pflegen

Manchmal ist es hilfreich, im Anschluss an das Messegespräch Dokumente an Kunden zu verschicken, damit diese weitere Informationen über das Unternehmen oder die Produkte erhalten. Das lässt sich automatisiert mit einer Dankesmail umsetzen (siehe dazu auch den nächsten Abschnitt). Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Dokumente in der Mediathek zur Verfügung stehen.

Lesen Sie gerne den Artikel „Wo kann man die Dateien in die Mediathek hochladen?“, wenn Sie mehr zu diesem Thema erfahren möchten.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Mediathek
Hier können Sie Ihre Mediathek pflegen.
  • Dankesmail erstellen

Der snapADDY VisitReport bietet die Möglichkeit, Dankesmails zu versenden. Damit vertiefen Sie automatisiert die Kundenbindung nach dem Erstgespräch und qualifizieren Leads direkt weiter, während die Messe noch läuft und ohne, dass der Innendienst auch nur einen Finger rühren muss.

Sie können die Dankesmail nach Belieben konfigurieren und auch verschiedene Versionen verfassen. Stellen Sie sicher, dass der E-Mail-Versand aus der App entweder auf „optional“ oder „verpflichtend“ gestellt ist, und geben Sie die E-Mail frei.

Wenn Sie mehr zu dem Thema wissen möchten, lesen Sie gerne unseren FAQ-Artikel zu dem Thema „Wie kann ich die Vorlage für meine individuelle Dankesmail erstellen?“.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Dankesmail
Erstellen Sie hier Ihre individuelle Dankesmail
  • Team-Koordination hinzufügen

Wenn Ihr Team aus sehr vielen Personen besteht, ergibt es Sinn, die Team-Koordination zu nutzen. Angenommen eine Kundin oder ein Kunde hat eine spezifische Frage zu einem bestimmten Produkt. Der angesprochene Mitarbeiter hat allerdings noch keine Schulung zu diesem Produkt erhalten. Mithilfe der Team-Koordination kann der Mitarbeiter nun nach einer Kollegin oder einem Kollegen suchen, der oder die sich mit dem Produkt auskennt. Sie können diese entweder bei den Einstellungen im Abschnitt "Allgemein" oder direkt im Abschnitt "Team-Koordination aktivieren. Die Nutzer können in der App ihren eigenen Status setzten sowie Ihre Profilinformationen selbst überarbeiten.

Für mehr Informationen zu diesem Thema lesen Sie gerne unseren FAQ-Artikel „Team-Koordination“.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Team-Koordination
Aktivieren Sie in diesem Abschnitt die Team-Koordination.
  • Info-Seiten im Info-Center erstellen

Wenn Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern wichtige Informationen zu beispielsweise Zugverbindungen oder der Unterkunft übermitteln möchten, können Sie das Info-Center nutzen. Erstellen Sie eine Info-Seite und veröffentlichen Sie diese, damit sie in der App auftaucht.

In dem Artikel „VisitReport: Info-Center“ finden Sie mehr Informationen zu dieser Funktion.

Das snapADDY Dashboard im Abschnitt Info-Center.
Erstellen Sie hier Info-Seiten, um Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusätzliche Informationen zur Verfügung zu stellen.

Sie haben eine Terminal Lizenz gebucht?

  • Terminal hinzufügen

In den Einstellungen können Sie unter „VisitReport Terminals“ verschiedene Terminals hinzufügen. Die Lizenz ist somit nicht an eine Person, sondern an ein Gerät gebunden.

Einstellungen des snapADDY Dashboards im Abschnitt VisitReport Terminals.
Hier können Sie ein Terminal hinzufügen.
  • Gäste zu Terminals hinzufügen

Bei Terminals ist es sinnvoll, Benutzerinnen und Benutzer als Gäste hinzuzufügen. Diese erhalten keine eigene Namenslizenz, können aber mit Hilfe eines Gast-Kontos namentlich identifiziert werden. Allerdings können sie an den VisitReport-Terminals ausgewählt werden. Unter „Benutzer und Lizenzen“ laden Sie Ihre Benutzer ein und setzen anschließend einen Haken bei „Benutzer sind Gäste“. Es sind lediglich Vor – und Nachname erforderlich.

Mehr Informationen zum Thema Terminals finden Sie in unserem FAQ-Artikel „VisitReport – Terminals Setup“.

Die Einstellungen des snapADDY Dashboards im Abschnitt Benutzer und Lizenzen.
Hier können Sie Gäste zu Terminals hinzufügen.
Hier können die Benutzerinnen und Benutzer Ihren eigenen Namen auswählen.
Hier können Benutzerinnen und Benutzer Ihren eigenen Account aufrufen und Besuchsberichte erfassen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß auf der Messe!

Sie haben noch weitere Fragen?