Voll verzettelt: Wie Sie Besprechungschaos auf hoch frequentierten Messeständen verhindern
Daniel Furth
Messen stellen eine bedeutende Plattform für Unternehmen dar, und es ist das Ziel jedes Ausstellers, so viele Gespräche mit potenziellen Kunden wie möglich zu führen. Doch trotz sorgfältiger Planung können unvorhergesehene Situationen auftreten. Ein klassisches Beispiel: Ein Kunde trifft wie vereinbart an Ihrem Stand ein. Eigentlich hatten Sie für dieses Treffen einen separaten Raum reserviert, um in einer ruhigen Atmosphäre Gespräche führen zu können. Doch aufgrund einer Verwechslung oder eines organisatorischen Fehlers ist kein Raum mehr verfügbar. Das Resultat ist eine herausfordernde Situation, in der Sie gezwungen sind, ein wichtiges Gespräch direkt am Messestand, umgeben von der allgemeinen Betriebsamkeit, zu führen.
Wie also kann man solche kleinen Dramen vermeiden?
Effiziente Kommunikation auf Messen: Besprechungsräume einfach reservieren und verwalten
Rund um das Thema Raumbuchung auf Messeständen zeigen sich einige Herausforderungen:
- Begrenzte Verfügbarkeit: Besprechungsräume auf Messeständen sind oft begrenzt verfügbar und sehr gefragt. Dies kann dazu führen, dass es schwierig ist, einen geeigneten Raum zur gewünschten Zeit zu finden.
- Zeitliche Planung: Messestände haben oft ein enges Zeitfenster, in dem Meetings stattfinden können. Es kann schwierig sein, die Verfügbarkeit von Teilnehmern und Räumen zu koordinieren. Das führt bisweilen zu Doppelbuchungen und schlechter Stimmung im Team und beim Kunden.
- Kommunikation: Die Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die einen Besprechungsraum buchen möchten, und den Verantwortlichen für die Raumreservierung kann unklar oder ineffizient sein.
Wie können Sie nun all diese Herausforderungen besser meistern, anstatt zu versuchen über die altbekannte Excel-Liste einen Überblick zu behalten? Und ohne gleich eine riesige End-to-End-Lösung anzuschaffen mit unzähligen Funktionen, die Sie gar nicht benötigen?
Von der Organisation des ersten Kundengesprächs bis zum automatisierten CRM-Eintrag: snapADDY VisitReport inklusive Meetings-Feature
Dieser Problematik haben wir uns in einem neuen Feature unseres weltweit beliebten Produkts VisitReport angenommen. Mit VisitReport digitalisieren unsere über 2500 Kunden in erster Linie die Erfassung und Nachbearbeitung ihrer Messe-Leads mithilfe individuell konfigurierbarer Besuchsberichte und Fragebögen, die automatisiert im CRM-System hinterlegt werden. Doch die neue VisitReport-Funktion Meetings bietet Ihnen nun auch Möglichkeiten, Besprechungen und die zugehörigen Ressourcen zu organisieren.
So organisieren Sie Messe-Meetings mit VisitReport im Detail
Mit der „Meetings“-Funktion erstellen und verwalten Sie in der VisitReport-Software Ihre Besprechungen auf Messen. In der Kalenderansicht sehen Sie Ihre eigenen Meetings und die Ihrer Kollegen. Neben der personellen Planung ist es ebenso möglich, Ressourcen (also Räume und gegebenenfalls Equipment) zu managen und den einzelnen Terminen zuzuweisen.
Das ganze Team hat also über die mobile App stets einen Überblick, wann wo Gespräche stattfinden und Räume belegt sind. Das Meetings-Feature macht so Ihre Organisation transparenter. Für eine optimale Verwaltung lassen sich Berechtigungen verteilen, sodass genau gesteuert wird, wer wann wie buchen kann – Doppel- und Überbuchungen lassen sich so vermeiden. Das ständige Wechseln zwischen Outlook und VisitReport-App entfällt und spart Zeit sowie Klicks.
VisitReport: Meetings-Feature und digitale Leaderfassung jetzt kostenfrei testen
Meetings ist nur eines von vielen Features des snapADDY Visitreports. Sie möchten Leads erfassen, individuelle Fragebögen erstellen und weniger Zettelkriege führen? Dann schauen Sie gerne hier für mehr Infos zum VisitReport und starten Sie Ihre kostenlose Testphase.