Visitenkartenscanner für Outlook

Visitenkarten direkt ins CRM System digitalisieren

Das Outlook Adressbuch ist für viele Vertriebsmitarbeiter die Basis für die gesammelten Daten aller Kontakte, mit denen man bereits im Austausch gestanden hat. So werden neue Kontakte, die Ihnen eine Visitenkarte überreicht haben, meist nach dem persönlichen Austausch in Outlook eingepflegt. So stehen alle Daten zentral im Adressbuch zur Verfügung.

Trotzdem ist dieses Adressbuch meist nicht besonders gut gepflegt, denn die manuelle Arbeit ist auf Dauer ein wahrer Zeitfresser und nervig. Die Qualität der gespeicherten Daten ist dadurch auf lange Sicht gefährdet. In diesem Blogbeitrag wollen wir daher zeigen, wie auch bei der Verwendung des Outlook Adressbuches Visitenkartenscanner eingesetzt werden können, so dass die manuelle Arbeit der Erfassung und Pflege entfällt und die Qualität der Daten langfristig steigt.

Manueller Prozess der Visitenkartenerfassung

Herr Müller aus dem Vertrieb möchte möglichst wenig Arbeit in die Pflege seines Adressbuchs stecken – die Qualität der gesammelten Kontakte darf dabei aber auch nicht zu gering werden. Bis jetzt handhabt Herr Müller den Prozess daher folgendermaßen.

  • Visitenkarte wird im persönlichen Gespräch ausgetauscht
  • Herr Müller entscheidet, ob der Kontakt relevant für das Outlook Adressbuch ist
  • Die Daten der Visitenkarte werden im Outlook Adressbuch händisch eingetragen und gespeichert
  • Herr Müller überprüft Kontaktdaten sporadisch auf deren Aktualität und passt diese evtl. an

Der Arbeitsaufwand ist dadurch relativ groß, da die relevanten Prozesse manuell ablaufen. Neben dem zeitlichen Mehraufwand ist ein weiteres Problem die fehlende Standardisierung und Qualität der Einträge. Wenn Einträge schnell übernommen werden müssen, sinkt häufig die Qualität des Datenbestandes und fehlerhafte Einträge entstehen, wenn Telefonnummern und Adressdaten in verschiedenen Formaten gespeichert werden. Auch werden durch den großen Aufwand häufig nur die wirklich interessanten Kontakte übernommen – Vertriebskontakte, die auf den ersten Blick nicht vielversprechend erscheinen, gehen so verloren.

Manuelle Kontakterfassung in Outlook ohne Visitenkartenscanner

Visitenkarten scannen ins Outlook Adressbuch

Sinnvoller lässt sich der genannte Prozess mit digitalen Tools, wie einem Visitenkartenscanner, durchführen. Diese gibt es sowohl in physischer Form als externe Scanner, als auch per App-Lösung. Durch die schnelleren Update-Zyklen und die Nichtgebundenheit an physische Geräte machen aus unserer Sicht nur der Einsatz von mobilen Visitenkartenscanner-Lösungen in Form von Apps Sinn.  Dabei wird ein Foto der Visitenkarte mit dem Mobiltelefon/Tablet geschossen und von der Software auf Kontaktdaten überprüft. Diese können dann per Knopfdruck in das Outlook Adressbuch mit den extrahierten Kontaktdaten überspielt werden. Der Prozess sieht mit einem digitalen Visitenkartenscanner zusammengefasst so aus:

  • Visitenkarte wird im persönlichen Gespräch ausgetauscht
  • Entscheidung wird getroffen, ob der Kontakt relevant für das Outlook Adressbuch ist
  • Herr Müller scannt die Visitenkarte mit einem Foto
  • Im Tool: Das Foto wird in Buchstaben umgewandelt und der erkannte Text auf Kontaktdaten überprüft
  • Im Tool: Per Klick auf Speichern wird der Kontakt ins Outlook Adressbuch übernommen

Automatisch Kontakte aktuell halten mit dem kostenlosen snapADDY Assistant

Wenn Sie nicht nur Visitenkarten nutzen, um Ihr Adressbuch befüllen, sondern auch im regen Mailaustausch mit Ihren Kontakten stehen, empfehlen wir Ihnen den komplett kostenlosen snapADDY Assistant als Ergänzung zum Visitenkartenscanner!

Der softwarebasierte Helfer als Addon für Office 365 überprüft automatisch die Signaturen eingehender Mails und erstellt hieraus Kontakt- oder Änderungsvorschläge auf der Basis der Daten im Adressbuch. So bekommen Sie beispielsweise einen Hinweis, wenn sich der Jobtitel Ihres Kontaktes geändert hat und können die Änderung per Mausklick automatisch ins Adressbuch übernehmen lassen. Sie haben die Möglichkeit jeden neuen Kontakt oder Änderungsvorschlag bei Eingang zu überprüfen oder Sie entscheiden sich für eine wöchentliche Mail, bei der alle Aktivitäten der Woche mit der Möglichkeit zur Speicherung angezeigt werden. Der snapADDY Assistant ist und wird immer komplett kostenlos bleiben!