Der heutige Blogbeitrag soll Ihnen Tipps & Tricks im Umgang mit dem snapADDY VisitReport vermitteln. Das Tool zur Kontakterfassung wird auf Messen und im Außendiensteinsatz zur Kontakterfassung genutzt. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen Tipps und Einstellungsmöglichkeiten zeigen, die sich um die Nutzung des snapADDY VisitReport drehen. Dabei ist dieser Beitrag in zwei Abschnitte geteilt: Zuerst gebe ich Tipps zur Fragebogenerstellung im Konfigurator, danach folgen unsere Best-Practise-Ansätze zur Verwendung der App auf der Messe.
Eine neue Vorlage erstellen
Eine neue Vorlage erstellen Sie immer im Vorlagenkonfigurator des snapADDY Dashboards. Legen Sie für jede Messe einen eigenen Bogen an und stimmen sie so Ihre Fragen passgenau auf jedes Szenario ab. Auch für den Außendienst können die Fragebögen an dieser Stelle konfiguriert werden.
Sprachenwechsel
Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen, kann diese gleich mehrsprachig konfiguriert werden, sodass die Fragebögen nicht für jede einzelne Sprache extra angelegt werden müssen. In der App werden bei der Bearbeitung dann mehrere Sprachen angezeigt, zwischen denen hin- und hergewechselt werden kann. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie verschiedensprachigen Kollegen den Zugriff auf die Erfassung der Besuchsberichte ermöglichen wollen.
Wechsel auf die Webseite
Wenn Sie direkt aus der App auf eine spezielle Webseite, beispielsweise Ihre Firmenwebseite, gelangen wollen, können Sie in den Einstellungen eine URL definieren, die Sie mit einem Klick in der App immer aufrufen werden. Sie können so beispielsweise direkt auf ihr Produktportfolio oder ähnliches verweisen.
Nutzer/Gruppen begrenzen
Wenn Sie einen Fragebogen nur bestimmten Mitarbeitern (z.B. nur Inside Sales) anzeigen möchten, können Sie dies in den Einstellungen der Vorlage einrichten. Die Vorlage kann nur für ausgewählte Nutzer oder eine definierte Gruppe sichtbar sein. Damit verschafft man sich einen besseren Überblick in der App, da nur die relevanten Vorlagen sichtbar sind und Ihre Mitarbeiter verwenden immer den richtigen Bogen!
Mögliche Fragetypen
Sie haben die freie Wahl bei der Gestaltung Ihrer Bögen. Wählen Sie aus den folgenden Fragetypen oder Feldern aus:
- Einfachauswahl: Nur eine Antwort kann ausgewählt werden.
- Mehrfachauswahl: Mehrere Antworten können ausgewählt werden.
- Text: Es kann Freitext in ein Textfeld eingegeben werden, der Text kann bei diesem Typ aber nur eine Zeile lang sein.
- Textfeld: Hier können Notizen über mehr als eine Zeile eingegeben werden.
- Zahl: Es können nur Zahlen eingegeben werden.
- Datum: Es können nur Daten eingegeben werden.
- Signatur: Es kann digital auf dem Tablet unterschrieben werden.
- Einfachauswahl mit Suche: Einfachauswahlfeld mit Suchoption. Empfohlen bei sehr vielen Antwortoptionen.
- Mehrfachauswahl mit Suche: Mehrfachauswahlfeld mit Suchoption. Empfohlen bei sehr vielen Antwortoptionen.
Pflichtfragen definieren
In den Einstellungen können Sie für jede Frage festlegen, dass diese einer wichtigen oder einer Pflichtfrage entspricht. Wichtige Fragen können übersprungen werden und der Export auch ausgelöst werden, wenn diese trotz Hinweis nicht ausgefüllt werden. Pflichtfragen müssen dagegen vor dem Export ausgefüllt werden, damit dieser funktioniert. Wichtige Fragen und Pflichtfragen sorgen so dafür, dass Ihre Mitarbeiter auch die wirklich relevanten Fragen nicht überspringen und diese Information auf jeden Fall im CRM enthalten ist.
Zusammenhängende Fragen definieren
Abhängige Fragen erscheinen dann, wenn für eine Frage A ein bestimmtes Ergebnis/Antwort ausgewählt wurde und hierfür eine Abhängigkeit zu einer anderen Frage besteht. Fügen Sie eine neue Frage zu Ihrem Fragebogen hinzu und stellen Sie sicher, dass es mindestens eine Frage mit mehreren Antwortmöglichkeiten gibt. Wechseln Sie in den Reiter Abhängigkeiten und wählen die Frage sowie die Bedingung. Die nun definierte Frage wird nur dann angezeigt, wenn die eingestellte Frage mit der erfüllten Bedingung ausgefüllt wurde. Die Fragen abhängig von einander zu machen, hilft dabei, die Übersichtlichkeit der Bögen zu verbessern und so den Ausfüllvorgang so schlank wie möglich zu halten.
Signaturenfeld einrichten
Wenn Sie eine Frage als Signaturenfeld anlegen, sollten Sie immer einen aussagekräftigen Text definieren, da der Kunde diesen mit seiner Unterschrift bestätigt. (z. B. Datenschutz, Empfang eines Newsletters). So können Sie Ihren Erfassungsprozess konform nach der DSGVO einrichten.
Entwürfe in der App anzeigen
Fragebögen müssen finalisiert werden, damit diese produktiv genutzt werden können, Ab diesem Punkt kann die Vorlage nur noch dupliziert, aber nicht mehr verändert werden. Wenn Sie Ihren Fragebogen in einer ersten Version fertig haben und diesen zum Test auf Ihrem Gerät anzeigen möchten, können Sie dies in den Einstellungen festlegen. So haben Sie die Möglichkeit den Bogen auf Ihrem Gerät zu überprüfen, bevor Sie diesen finalisieren. Die Anleitung finden hier.
Nun ist unsere Vorlage mit den Fragebögen erstellt und kann von den Vertriebsmitarbeitern, beispielsweise auf der Messe, ausgefüllt werden.
Tipps für die Verwendung der App
Auswahl der Sprache beim Visitenkartenscan
Wenn Sie von einem Interessenten die Visitenkarte einscannen wollen, die nicht dem deutschen Adressformat entspricht, können Sie im Voraus schon einstellen, welche Sprache für die Extraktion verwendet werden sollte. Diese Einstellung ist optional, da das Format automatisch erkannt wird. Die Auswertung der Daten wird so trotzdem unterstützt (z. B. bei chinesischen Visitenkarten).
Stylus verwenden für bessere Ergebnisse
Für die Zeichnungen und auch die Unterschriften ist es von Vorteil einen Stift für das Smartphone oder das Tablet zu verwenden. Dies verbessert die Zeichens- und Schreibfähigkeit und macht einen professionellen Eindruck. Außerdem ist es Vorteilhaft, wenn das Smartphone bei Zeichnungen und Unterschriften Quer genommen wird.
Malen auf Bildern
Mit der neuesten Version des snapADDY VisitReport können Sie ab sofort auch auf ihren aufgenommenen Fotos malen. Wählen Sie dafür ein Foto aus und wählen Sie das Stift-Icon an. So können Sie Ihre Fotos schnell mit noch mehr Informationen bereichern.