Outlook ist auch heute noch der verbreiteste E-Mail-Client, wenn es um die Nutzung im Business-Kontext geht. Im B2B-Geschäft verwenden laut einer E-Mail-Marketing Studie des Anbieters Mailworx von 2017 mehr als 2/3 der untersuchten Unternehmen Microsoft Outlook als Mailprogramm.* Damit ist die Dominanz von Outlook als E-Mail Client auch heute noch ungebrochen.
Auch wir bei der snapADDY GmbH nutzen Microsoft Outlook als E-Mail-Client und als Software zur Organisation von Terminen und Kontakten. Dabei versuchen wir durch zusätzliche Tools die Arbeit mit der Software so effizient wie möglich zu gestalten. Wir möchten daher in diesem Blogbeitrag zeigen, welche Outlook Tools wir nutzen, um unsere Organisation effizienter und nutzerfreundlicher gestalten. Dabei geben wir jeweils an, in welchen Varianten die Tools zur Verfügung stehen und ob diese kostenlos erhältlich sind.
Englische Korrespondenz in Outlook - Grammarly für Microsoft Office
Jeder kennt das Problem. Beim schnellen Abarbeiten der englischen Korrespondenz im Posteingang und dem Beantworten der wichtigsten Mails ist es passiert – ein kleiner Rechtschreibfehler hat sich eingeschlichen. Im schlechtesten Fall ist die Aussage des Mailings dahin, aber auch vermeintlich unwichtigere Rechtschreibfehler sorgen für einen unprofessionellen Eindruck beim Kunden.
Deswegen nutzen wir das Grammarly Addin für Office, das genau an diesem Punkt ansetzt. Rechtschreibfehler in englischen Texten in Microsoft Outlook werden zuverlässig markiert und können mit Alternativvorschlägen seitens der Software ersetzt werden. Die Korrekturen und die auffällige Markierung der Fehler sind unserer Meinung nach deutlich besser als die reguläre Rechtschreibprüfung von Windows.
Grammarly gibt es dabei in zwei Varianten: Premium und eine kostenfreie Variante. Bei der kostenfreien Variante ist nur eine Basis-Überprüfung enthalten, in der Premium Variante sind auch weitergehende Überprüfungen enthalten (Stil, Plagiate etc.).
Kostenlos (eingeschränkter Funktionsumfang), Kostenpflichtig. Bitte Hinweise beachten unter: https://www.grammarly.com/terms
Automatisches Kontaktmanagement - snapADDY Assistant
Im Arbeitsalltag mit Outlook hat uns als vertriebsorientierte Firma vor allem eines gestört: Das mühselige Kontaktmanagement! Neben der unübersichtlichen Oberfläche des Adressbuches in Outlook ist es vor allem der Prozess der ständigen Pflege der Kontakteinträge bei neuen Ansprechpartnern, der bei uns intern für viel Frust gesorgt hast. Deswegen haben wir als IT-Unternehmen das Problem einfach selber in die Hand genommen und den snapADDY Assistant entwickelt, der genau diesen Einsatzweck erfüllt.
Eingehende Emails werden auf Kontaktdaten in der Signatur überprüft und diese als mögliche Kontaktvorschläge angezeigt. Der Clou dabei: Sie bekommen täglich oder wöchentlich (je nach Einstellung) eine Mail mit den gesammelten Kontaktvorschlägen, die Sie dann prüfen und übernehmen können. Auch Änderungen zu einem Kontakt werden erkannt und Ihnen als Vorschlag angezeigt, den Sie direkt in Ihr Outlook Adressbuch übernehmen können. Wenn beispielsweise Herr Müller von der Testfirma GmbH die Position in seiner Signatur geändert hat, dann gibt der snapADDY Assistant in der Mail einen Änderungsvorschlag aus. Dieser weist auf die neue Position hin. Mit einem Klick kann die Änderung dann bestätigt werden - der Eintrag im Adressbuch wird automatisch aktualisiert. Daneben verpassen Sie so natürlich auch den Postionswechsel nicht - ein möglicher Ansatzpunkt für den Vertrieb!
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Kalender-Synchronisierung mit Google - Outlook Google Calendar Sync
Im Business-Kontext werden Termine bei uns mit Outlook vereinbart und dokumentiert. Das Kalendermanagement von Outlook ist dabei sehr sinnvoll und gut umgesetzt, allerdings nutzen viele unserer Mitarbeiter privat andere Dienste. Ein häufiger Anwendungsfall ist dabei in unserem Unternehmen der private Einsatz des Google Calender neben Outlook auf der Arbeit.
Um dieses Problem zu lösen, verwenden einige Kollegen von uns eine Outlook-Erweiterung, mit der man die beiden Kalender synchronisieren kann. Der Vorteil dabei: Die Kalender können in beide Richtungen synchronisiert werden. Dadurch ist sichergestellt, dass auch die privaten Termine in Outlook vermerkt werden, auf der anderen Seite ist auch im Gmail Kalender die geschäftliche Korrespondenz enthalten. Dadurch kommt es zu keinen ungewollten Terminkonflikten und es können beide Kalender weiterhin genutzt werden. Die Erweiterung ist komplett kostenlos bei Github verfügbar.
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* Quelle: https://www.email-marketing-forum.de/Fachartikel/details/1729-Mit-diesen-Clients-werden-E-Mails-geoeffnet/139849