Leads auf der Messe – Von der Planung, Erfassung und Auswertung

Leaderfassung auf der Messe

Die Ausstellung der eigenen Produkte und Lösungen auf einer Messe ist für viele Unternehmen zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie. Auch wenn sich der Vertrieb zunehmend digitalisiert und der direkte Austausch mit potenziellen Kunden im Rahmen eines Außendienstes in manchen Branchen an Bedeutung verliert, sind Fachmessen für die meisten Unternehmen durch die Konzentration von potenziellen Kunden und Mitbewerbern an einem Ort sehr relevant. Neben dem Austausch mit möglichen Partnern oder dem Abgleich von Best-Practise-Ansätzen ist besonders die Generierung von Leads auf der Messe essentiell. Dieser Blogbeitrag soll daher alles um das Thema Leads auf der Messe beleuchten – von der Vorbereitung auf die Messe über die Leadgenerierung auf der Messe und die Nachbereitung. Dabei nehmen wir auch die Vorzüge des snapADDY VisitReport unter die Lupe!

Wie und wann arbeite ich mit den erfassten Leads von der Messe weiter?

Wie bereits beschrieben muss bei der papierbasierten Erfassung von Leads auf der Messe die Nachbereitung händisch erfolgen und die Daten in das CRM-System eingetragen werden. Der große Vorteil der digitalen Lösungen liegt darin, dass die Daten sofort im CRM-System gespeichert sind und das händische Abtippen der Leadbögen komplett entfällt.

Nach der Messe erfolgt klassischerweise der Prozessschritt einer Follow-Up Email, in dem man dem jeweiligen Gesprächspartner von der Messe nochmal an das Gespräch erinnert und die weiteren Vertriebsschritte einleitet. Wichtig ist hierbei, dass die Follow-Up Mail nicht zu spät angestoßen ist. Auch hier hilft die digitale Abwicklung. Da die Bögen direkt aus der Firmenzentrale abgerufen werden, wenn diese auf der Messe als Lead hochgeladen wurden, kann direkt nach dem Gespräch eine Dankes-Mail mit dem snapADDY VisitReport an den jeweiligen Kunden verschickt werden. Nutzen Sie so den zeitlichen Vorteil bei der Ansprache Ihrer Gesprächspartner!

Grundsätzlich sollte man allerspätestens nach dem Messewochenende am ersten Arbeitstag den Kontakt wieder aufgenommen haben. Wenn die Mail erst eine Woche später verschickt wird, ist es meistens zu spät, weil das Gespräch schon zu lange zurückliegt. Außerdem ist der Wettbewerbsdruck auf der Messe heute größer wie früher. Je früher eine Mail an einen Lead von der Messe versendet wird, desto größer ist die Chance, dass sich der Gesprächspartner noch an das Gespräch erinnert und man aus der Masse der Aussteller, mit denen gesprochen wurde, heraussticht.

Wie kann ich das dafür sorgen, dass meine Leads auf der Messe effizient erfasst werden?

Grundsätzlich gibt es bei Leads auf der Messe, die ins CRM-System eingetragen werden sollen, zwei Möglichkeiten der Erfassung: Digital oder papierbasiert.

Bei der papierbasierten Erfassung über Leadbögen wird eine Vorlage mit Stift & Papier ausgefüllt, zu der die Visitenkarten des Gegenübers geheftet wird. Die Bögen werden gesammelt und direkt nach der Messe von den jeweiligen Vertriebsmitarbeiter oder -assistent in das jeweilige CRM- oder ERP-System eingetragen. Die Vorteile der papierbasierten Lösung liegen darin, dass hierbei nicht sehr viel Planung anfällt – die Durchführung auf der Messe ist dafür umso langwieriger und fehlerbehafteter (Schrift unleserlich, unprofessioneller Auftritt, verlorene Bögen, Datenschutz: Wie lagere ich die Bögen sicher auf der Messe etc.)

Die digitale Erfassung – beispielsweise mit snapADDY VisitReport – ist dagegen deutlich bequemer und schneller. Es wird ebenfalls mit einer Vorlage für die jeweilige Messe gearbeitet – allerdings wird diese digital über eine App ausgefüllt (Windows, Android, iOS, Amazon) und mit zahlreichen weiteren Informationen versehen werden (Sprachnotizen, Anhänge, Zeichnungen etc.). Außerdem entfällt das Archivieren des Leadbogens zusammen mit der Visitenkarte – diese wird einfach durch ein Foto abgescannt und die entsprechenden Daten durch einen Algorithmus automatisch ausgelesen. Die Archivierung der Bögen erfolgt dabei datenschutzkonform und funktioniert sogar ohne, dass eine Internetverbindung auf der Messe direkt vorhanden sein muss. Sobald wieder Internet besteht, werden die digitalen Reports synchronisiert und können direkt von der Unternehmenszentrale abgerufen werden.   

Durch den digitalen Prozess werden Übertragungsfehler eliminiert, die Zeit der Erfassung wird verkürzt und auch die Vertriebsmitarbeiter werden durch die digitalen Erfassungsmöglichkeiten unterstützt.

Wie bereite ich mich auf die Erfassung von Leads auf der Messe vor?

Um den Messeeinsatz für die Leaderfassung möglichst effizient zu gestalten, sollte der Vorbereitung der Messe eine wichtige Rolle eingeräumt werden. Die zentralen Fragen, die man sich stellen sollte, sind dabei:

Rechne ich mit Bestandskunden, die an meinem Stand vorbeikommen werden?

  • Es kann sehr viel Zeit gespart werden, wenn wir den Lead schon vor der Messe im CRM oder ERP-System anlegen und so die Zeit dafür auf der kostenintensiven Messe sparen. Mit dem snapADDY VisitReport können Sie sogar mit der Bestandsdatenverwaltung bestehende Kunden aus Ihrem CRM ohne Aufwand direkt auf der Messe in der App aufrufen!

Haben die Vertriebsmitarbeiter (im Regelfall) schon Termine für die Messe vereinbart?

  • Termine sind eine gute Möglichkeit, um für einen ausgelasteten Stand zu sorgen, indem diese zu Zeiten vergeben werden, wenn der Stand erwartungsgemäß nicht stark besucht wird. Bedenken Sie: Ein gleichmäßig ausgelasteter und voller Stand zieht auch immer noch mehr Leute an, die angebotenen Informationen wirken interessanter!

Wie kann der Prozess für die Erfassung der Leads auf der Messe effizient gestaltet werden?

  • Häufig ist es sinnvoll, dass verschiedene Mitarbeiterrollen genutzt werden. So ist es für viele Unternehmen wichtig, wenn potenzielle Kunden, die am Stand vorbeikommen, erst „qualifiziert“ werden. In diesem Falle würde ein Vertriebs Assistent ankommenden Besucher ansprechen und nach deren Wichtigkeit aufteilen. Je höher ein potenzieller Lead eingeschätzt wird, desto mehr sollte dieser an die verkaufsstärksten Sales Mitarbeiter weitergeleitet werden. So ist dafür gesorgt, dass keine „Geschenkesammler“ oder uninteressante Besucher die Vertriebsmitarbeiter in Anspruch nehmen. Die Erstellung eines Lead-Prozesses für die Messe ist in der Vorbereitung ein wichtiger Schritt für die Durchführung der eigentlichen Messe.