Der Messestand ist gut besucht, die Gespräche verlaufen erfolgsversprechend - und trotzdem schlägt der Einsatz auf der Messe nicht in einem größeren Umsatz nach der Messe nieder? Häufig vergessen Unternehmen, die die Wichtigkeit eines Messeauftritts erkannt haben, dass auch in eine effiziente Leaderfassung auf der Messe investiert muss. Ein wichtiger Schritt ist dabei die Erfassung der Leads, die mittlerweile bequem auch mit dem iPad am Messestand in der Begleitung eines Gespräches vollzogen werden kann. Wie die Leaderfassung mit dem iPad mit snapADDY funktioniert und welche Vor- und Nachteile sich gegenüber dem klassischen Papierbogen ergeben, haben wir im folgenden Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.
Die Messe als Schnittstelle zum Kunden
Trotz der deutlichen Bedeutungssteigerung des Online-Handels ist der Messebesuch für viele Unternehmen immer noch sehr relevant. Aus einer Studie des Verbandes der deutschen Messewirtschaft AUMA von 2016 ergibt sich, dass durchschnittlich 18 % der Neukunden der befragten Unternehmen durch einen Messeauftritt akquiriert wurden. Wenn man die Unternehmen nach Größe strukturiert, sind die Vertreter aus der KMU-Branche dabei am erfolgreichsten - hier stammt rund jeder fünfte Kunde von einer Messe. Es lässt sich also festhalten, dass die Messe auch im heutigen Online-Zeitalter einen großen Stellenwert hat – der persönliche Kontakt hilft beim Geschäftsabschluss enorm.
Messevorbereitung für die Leaderfassung mit dem iPad
Wenn die Entscheidung für eine Messe gefallen ist, beginnt das Messemanagement. Der Standbau, die Organisation der Mitarbeiter oder das Planen von speziellen Aktionen zur Kundengewinnung sind nur einige Beispiele für die Aufgaben in der Vorbereitungsphase. Häufig wird hier ein Punkt nicht beachtet: Wie kann die Leaderfassung effizient gestaltet werden? Denn die Generierung von Leads ist das Hauptziel der meisten Unternehmen – die Frage ist, wie der Prozess der Erfassung möglichst reibungslos und kostengünstig funktionieren kann. In den folgenden Abschnitten wollen wir uns die beiden unterschiedlichen Methoden anschauen, die bei der Leaderfassung auf der Messe heutzutage relevant sind.
Klassische Leaderfassung mit Papierbögen
Der klassische Prozess auf der Messe zur Leaderfassung mit papierbasierten Bögen sieht so aus: Die im Vorhinein der Messe erstellten Bögen werden ausgedruckt und zur Messe transportiert. Auf dieser werden die Papierbögen dann händisch ausgefüllt und die Visitenkarte dazu geheftet. Dieser Lead wird während der Messe dann aufbewahrt und ins Unternehmen transportiert, wo die Papierbögen alle händisch ins CRM-System oder eine Excel-Kontaktliste eingetragen werden. Aus dieser Prozessbeschreibung werden die Probleme ersichtlich:
- Übertragungsfehler durch unleserliche Schrift oder verlorene Bögen
- Höhere Kosten durch den Transport- und Lagerungsaufwand der Bögen
- Zeitverlust, bis die Daten im CRM-System gespeichert sind
Moderne Leaderfassung mit dem iPad
Eine Möglichkeit, mit der Sie Leads deutlich kostengünstiger und bequemer erfassen können, ist die Leaderfassung mit einem iPad. Dabei wird die gesamte Erfassung eines Gespräches durch Sie am iPad dokumentiert und nur noch eine Visitenkarte per einfachem Foto gescannt. Alles andere wird für Sie erledigt, wenn Sie die Leaderfassung digital mit dem iPad durchführen.
Auch beim Einsatz der Leaderfassung auf dem iPad liegt der erste Schritt in der Analyse möglicher Kundengruppen und die wichtigsten Informationen, mit denen man diese sinnvoll für die Nachbereitung klassifizieren kann. Als Beispiel ist eigentlich immer eine Frage zur Kundengröße relevant, die in verschiedenen Ausführungen genutzt wird. Mitarbeiterzahl, Umsatzpotenzial oder ein Scoring-System, das die Kunden in A,B,C Kategorien einteilt sind nur einige Beispiele.
Danach wird bei der Leaderfassung über das iPad der Fragebogen für die gewählte Messe aufgebaut. Dazu werden die verschiedenen Fragetypen im snapADDY VisitReport genutzt, die eine Bandbreite an verschiedenen Möglichkeiten geben (Datumsfeld, Unterschriftenfeld, Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, jeweils mit Suche etc.). Der so erstellte Fragebogen steht automatisch allen Mitarbeitern zur Verfügung, die sich mit Ihrem Account eingeloggt haben.
Während eines Messegesprächs können so die wichtigen Informationen erfasst werden. Dabei ist durch die Touch-Eingabe gewährleistet, dass Sie sich noch mehr um den Kunden kümmern können und im Gegensatz zur klassischen Erfassung mit Stift und Papier sich mehr auf das Gespräch mit dem Kunden konzentrieren können. Nach dem Gespräch werden dann die Kontaktdaten des Gesprächspartners mit einem Foto der Kamera erfasst. Der snapADDY Parser erkennt den Text auf der Visitenkarte und ermittelt hieraus die Kontaktdaten, die dann automatisch den richtigen Feldern zugeordnet werden und am Ende ins CRM exportiert werden können. Am Ende der Erfassung sind die für Ihr Unternehmen wichtigen Informationen im CRM-System ohne Übertragungsfehler oder Zeitaufwand gespeichert - ebenso wie die Kontaktdaten.
Messenachbereitung hat hohe Relevanz
Die Messenachbereitung ist für den Erfolg unabdingbar. Viele Unternehmen haben dies bereits erkannt, andere hinken in diesem Prozessschritt hinterher. Denn die Messenachbereitung entscheidet in der Regel, ob ein möglicher Abschluss zustande kommt oder nicht. Der Kunde muss proaktiv an das Gespräch und eventuelle Ergebnisse erinnert werden, damit unser Unternehmen nicht in der Flut der Messeausteller untergeht. Einer Studie des Verbands der deutschen Messewirtschaft aus dem Jahre 2008 zu Folge sind nur 48% der Besucher einer Fachmesse mit der Kontaktaufnahme durch die besuchten Austeller nach der Messe zufrieden. Mit der Qualität der Gespräche an den Messeständen dagegen sind 66% der befragten Fachbesucher zufrieden.
Die Messenachbereitung mit dem snapADDY VisitReport bietet Ihnen viele Möglichkeiten, um effizient und schnell den Kontakt zu den Besuchern des Messetandes wiederherzustellen. Durch eine Integration an verschiedenen Mailanbieter (Rapidmail, Mailchimp) kann direkt noch von der Messe eine personalisierte Dankesmail an den möglichen Kunden versendet werden. Auch können Regeln über ein Mapping definiert werden, um bestimmten Fragebögen einem speziellen Mitarbeiter inhouse als Benachrichtigung zukommen zu lassen.
Zusammenfassung: Leaderfassung mit dem iPad
Die Abbildung zeigt nochmal die einzelnen Prozessschritte, um die Leaderfassung mit dem iPad auf der Messe durchführen zu können. Durch die vielen Möglichkeiten des VisitReport bei der Erstellung und Export der Besuchsberichte ist die Planungsphase vor der Messe sehr wichtig, da hier der Grundstein für die weiteren Schritt gelegt wird.
Leaderfassung mit dem iPad
Vorteile:
- Zeitgemäße Präsentation ihres Unternehmens
- Transparente Ergebnisse
- Keine Übertragungsfehler mehr
- Messbarer Erfolg
- Automatisierte Nachbearbeitung
- Mehr Möglichkeiten, um Fotos, Notizen etc. zu erfassen
Übrigens: den snapADDY VisitReport gibt es auch für Ihre Android-Kollegen 😉