Leaderfassung auf der Messe

Leaderfassung auf der Messe

Die Leaderfassung auf der Messe ist der entscheidende Faktor, damit sich diese für das Unternehmen auch rentiert. Durch die Verrechnung der Menge und Qualität der erfassten Leads und dem budgetären Aufwand für die Messe kann hierbei letztlich der Messererfolg festgestellt und qualitativ begründet werden.

Dabei ist direkt ersichtlich, dass hierbei hauptsächlich zwei Hebel existieren, mit denen sich der Erfolg oder die Wahrscheinlichkeit am Ende eine positive Kosten-Nutzen-Rechnung aufstellen zu können erhöht. Auf der einen Seite stehen die Ausgaben für die Messepräsenz, auf der anderen Seite die Kosten für die Leaderfassung auf der Messe und der Nachbereitung der Leads inhouse. Da das Messebudget häufig nicht weiter optimiert werden kann, um bei der Vielzahl der Austeller und Mitbewerber nicht durch die Aussparung von Marketingaktivitäten in der Masse unterzugehen, kümmern wir uns im heutigen Blogartikel um den beschriebenen zweiten Kostenfaktor der Leaderfassung auf der Messe und wie man diesen durch Digitalisierung so effizient & kostengünstig wie möglich gestalten kann.

Definition der Leaderfassung

Damit für das Nachfassen der Gesprächskontakte im Vertrieb möglichst zielgerichtete Daten bereitstehen und evtl. bereits eine strategische Einordnung der Kontakte auf der Messe stattfinden kann, muss sich jedes Unternehmen in der Messeplanung mit der Leaderfassung beschäftigen. Dabei gilt es, dass bei der Erfassung nicht nur die Kontaktdaten von Relevanz sind, sondern natürlich der Gesprächsinhalt in irgendeiner Art und Weise dokumentiert werden muss. Dafür gibt es die traditionelle und digitale Leaderfassung auf der Messe.

Traditionelle Leaderfassung auf der Messe über Besuchsberichte

Welches Unternehmen, das regelmäßig auf Messen unterwegs ist, kennt (hoffentlich von früher?!) nicht den guten, alten Besuchsbericht? Dabei wird als Teil der Unternehmensstrategie im Vertrieb ein Dokument definiert, das beim Messegespräch vom Vertriebsmitarbeiter händisch ausgefüllt wird. Diese traditionelle Methode bietet leider einige Nachteile, die ich im Folgenden kurz darlegen möchte. Zusammengefasst sind papierbasierte Besuchsberichte heutzutage keine Alternative mehr:

  • Es entstehen zusätzliche Organisationskosten durch die sichere Lagerung (Datenschutz) und Transport der Papierbögen zum Firmensitz
  • Die Nachbereitung ist zeitintensiv durch das Abtippen, Kosten durch fehlerhafte Datenübernahme oder unleserliche Schrift
  • Medienbruch (Informationen müssen manuell erfasst = abgetippt werden): Vom Papier ins CRM-System oder Excel-Datei
  • Daten stehen erst zu einem späteren Zeitpunkt nach der Messe/ Außendiensteinsatz zur Verfügung
  • Imagevermittlung: konservatives, „oldschool“-Unternehmen mit alten Prozessen

Digitale Leaderfassung auf der Messe

Bei der digitalen Leaderfassung gibt es verschiedene Stufen, die auf der Messe umgesetzt werden können. Die erste Stufe stellt hierbei ein Visitenkartenscanner dar, mit dem die Kontaktinformationen der Gesprächspartner digital erfasst und extrahiert werden. Die Gesprächsinformationen selber müssen bei diesem Schritt immer noch manuell mitgeschrieben werden. Bei der zweiten Stufe wird eine digitale Leaderfassung auf der Messe oder im Außendienst genutzt, die die gesamten Gesprächsinformationen unterstützend – ohne papierbasierte Textmitschnitte – ermöglicht. Dieser Prozess ist dabei durch den vollständigen Verzicht auf Medienbrüche und die damit einhergehenden Transaktionskosten zu bevorzugen.

Leaderfassung mit dem snapADDY VisitReport

Bei der Entwicklung des snapADDY VisitReport haben wir uns ausführlich mit dem Prozess der Leaderfassung auf der Messe beschäftigt, damit dieser ohne Medienbruch und unnötige Prozesse stattfinden kann. Dabei haben wir einige kritische Nutzenmerkmale identifiziert, die die digitale Leaderfassung auf der Messe möglichst effizient macht:

  • Offlineverfügbarkeit: Bei vielen Messen oder auch im Außendiensteinsatz ist der Internetempfang schlecht oder gar nicht vorhanden. Deswegen kann der snapADDY VisitReport komplett offline genutzt werden. Wenn das entsprechende Gerät (Tablet oder Handy) wieder eine stabile Internetverbindung hat, werden die Daten hochgeladen.
  • CRM-Integration: Neben dem Export der erfassten Gespräche als Excel-datei, PDF oder zu ihrem eigenen CRM über unsere API bieten wir zurzeit eine standardmäßige Integration der vier „großen“ CRM-Systeme Salesforce, Microsoft Dynamics, Pipedrive und SugarCRM, bei dem die Kontaktdaten direkt ins CRM übertragen werden. Zudem werden die Antworten der in der App digital ausgefüllten Fragen ebenfalls im CRM – zugehörig zu dem jeweiligen Kontakt – gespeichert.
  • Individuelle Felder: Wenn beispielsweise ein Termin auf der Messe oder im Außendiensteinsatz ausgemacht wird & dieser direkt im CRM angelegt werden soll, kann dies mit einem individuellen Mapping realisiert werden.
  • Umfassende Konfigurationsmöglichkeiten: Neben verschiedenen Fragearten & Fragekategorien für jede einzelne Messe können Sie auch Notizen, Zeichnungen oder Anhänge direkt digital erfassen.
  • Branding: Um ein durch und durch professionelles Auftreten zu ermöglichen, können sie die App komplett an Ihr eigenes Branding mit Logo und eigener Farbpalette anpassen. Es entsteht der Eindruck einer firmeneigenen App, die zum professionellen Gesamteindruck ihres Messeauftritts beiträgt.
  • Datenschutz: Durch den Serverstandort in Deutschland sind die erfassten Daten & Verbindung zum CRM sicher gespeichert. Zudem ist die Nutzung der snapADDY Dienste konform mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).
  • Unterstützung für verschiedene Geräte: Für den snapADDY VisitReport soll kein Gerät neu angeschafft werden müssen. Daher unterstützen wir iOS, Android und Microsoft-Geräte. Egal ob auf dem Mitarbeiterhandy oder einem extra für den Zweck angeschafften Tablet mit professionellem Look & Feel!
  • Analyse & Auswertungsmöglichkeiten: Natürlich müssen auch die Kosten ausgewertet werden & der Erfolg der Messekampagne ausgewertet werden. Dafür bietet der snapADDY VisitReport grundlegende Auswertungsmöglichkeiten über die erfolgreichsten Zeitpunkte und Tage der Leaderfassung. Sie sehen auf einen Blick, ob es sich gelohnt hat die Anzahl ihrer Mitarbeiter am letzten Messetag nicht zu reduzieren.

Bei einem ausführlichen Vergleich der Vorteile der neuen digitalen Methoden zur Leaderfassung auf der Messe mit denen eines papierbasierten Vorgehens, lässt sich eine Nutzung der neuen Leadmanagement-Systeme nicht mehr plausibel ausschließen. Wenn Sie sich im Gespräch mit einem Vertriebsmitarbeiter von den Vorteilen von unserer integrierten Lösung überzeugen lassen wollen, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!