Die Kontakterfassung auf der Messe läuft seit Jahrzenten sehr ähnlich ab. Die Visitenkarte, die ähnlich zur heutigen Form erstmalig sogar bereits im 17. Jahrhundert verwendet wurde, wird in den meisten Fällen in Deutschland immer noch zum Kontaktdatenaustausch im geschäftlichen Umfeld genutzt. In einer Zeit, in der Digitalisierung das beherrschende Thema ist, werden bei der Kontakterfassung noch immer zu viele Prozesse genutzt, die analog ablaufen.
Dieser Beitrag soll daher die Prozessschritte einer analogen und einer digitalen Kontakterfassung auf der Messe erläutern und vergleichen. Dadurch wird eine Bewertung der beiden Varianten ermöglicht. Grundsätzlich wird die analoge Visitenkarte in Deutschland immer noch hauptsächlich genutzt und konnte bis jetzt auch nicht durch digitale Varianten, wie beispielsweise der Vcard, verdrängt werden. In Zeiten inflationärer Kontaktanbahnungen über Social Media scheint die Visitenkarte aus Papier einen höheren Stellenwert zu besitzen und symbolisiert ein gegebenes Vertrauen, das größer ist, als bei Kontaktanbahnungen, die online erfolgen!
In einer Studie aus dem Jahre 2015 schätzen 77 % der befragten Mittel- und Großunternehmen aus dem DACH-Raum, dass es die gedruckte Visitenkarte auch in Zukunft unverändert bestehen wird. Nur 7 % dagegen haben angegeben, dass Sie den Niedergang der klassischen Visitenkarte bald erwarten werden. Die Bedeutung der klassischen Visitenkarte wird an diesen Zahlen deutlich!
Prozess der analogen Kontakterfassung im Messeinsatz
Der Prozess der analogen Kontakterfassung auf der Messe beginnt mit dem Gespräch auf der Messe und der Übergabe der Visitenkarte. Meist wird hier die Visitenkarte zusammen mit dem ausgefüllten Besuchsbericht geheftet und gelagert. Diese gesammelten Bögen werden dann abends gesammelt und zusammen archiviert. Nach der Messe werden die Besuchsberichte mit den angehefteten Visitenkarten dann zurück in die Firma transportiert, wo diese dann ins CRM-System erfasst werden müssen. Dafür müssen die Informationen des Besuchsberichtes sowie die Daten der Visitenkarte für jedes einzelne Gespräch eingegeben werden.
Prozess der digitalen Kontakterfassung auf der Messe
Beim Prozess der digitalen Erfassung können einzelne Schritte verkürzt werden oder fallen gar komplett weg. Der Beginn ist trotzdem der gleiche. Beim Gespräch mit den Kunden werden die Informationen über das Gespräch per Besuchsbericht festgehalten. Im Gegensatz zur klassischen Erfassung werden die Gesprächsinhalte aber nicht auf Papier festgehalten, sondern in eine App eingegeben, die auf dem eigenen Mobiltelefon oder Tablet aufgerufen wird. Die Informationen werden so direkt im passenden Format für das jeweilige CRM-System gespeichert und werden direkt oder nach der Messe per Knopfdruck direkt exportiert. Hierbei entfallen einerseits die Prozessschritte des Transports, der Lagerung und des Abtippens, auf der anderen Seite gibt es keinen Medienbruch und damit weniger Fehler. Die Datenqualität im CRM-System steigt so langfristig automatisch an.
Vergleich der beiden Prozesse
Beim Vergleich der beiden Methoden fallen die wesentlichen Unterschiede direkt ins Auge. Die digitale Lösung durchläuft die eigentlichen Prozessschritte nach dem Gespräch auf der Messe schneller, weil die manuelle Tipparbeit wegfällt. Daneben sind auch einige Schritte komplett weggefallen, wie der Transport und die Lagerung. Hieraus entsteht neben dem zeitlichen Gewinn auch eine verbesserte Datenqualität. Bei der manuellen Erfassung kommt es in der Praxis häufiger vor, dass nicht alle Informationen übernommen werden (z.B. aus Zeitgründen) oder unterschiedliche Formate (z.B. Telefonnummer) oder Schreibweisen (Firmenname) Ihren Weg ins CRM-System finden.
Es lässt sich an dieser Stelle festhalten, dass die analoge Erfassung nicht mehr zeitgemäß ist. Ein weiterer Faktor ist dabei der Medienbruch, der beim Übertragen des analogen Besuchsberichtes ins digitale CRM-System entsteht. Ein Medienbruch bedeutet, dass bei der Übertragung von Informationen (dies entspricht hier den Daten eines Messegesprächs) das Medium gewechselt werden muss. Dies gilt es unter allen Umständen zu vermeiden, da hier die Informationsverarbeitung wesentlich erschwert und verzögert wird.
Zusammenfassung
Die Kontakterfassung auf der Messe kann mit modernen Tools deutlich schneller und effizienter ablaufen, als noch früher. Bei der Erfassung mit konservativen Tools & Methoden werden die einzelnen Schritte der Kontakterfassung nicht effizient durchlaufen und es entstehen Medienbrüche. Analysieren Sie ganz allgemein Ihre Prozesse auf der Messe und bewerten Ihre Schwachstellen ehrlich! Egal wie sie Ihren Prozess zur Kontakterfassung auf der Messe am Ende planen, beschäftigen Sie sich mit dem Thema. Sie können daraus nur gewinnen!