Salesforce for Outlook, Outlook Integration, Lightning Sync, Einstein Activity Capture … Es gibt mittlerweile unglaublich viele Angebote für die Kontaktsynchronisation zwischen Outlook und Salesforce. Wer kann da noch den Überblick behalten? Wir haben uns einmal genauer mit dem Thema beschäftigt und hoffen, die ein oder andere offene Fragen beantworten zu können.
Laut McKinsey & Company verbringen Vertriebsmitarbeiter im Durchschnitt etwa 28 % ihrer Arbeitswoche mit der Bearbeitung von E-Mails und knapp 20 % mit der Suche nach Informationen. Salesforce hat frühzeitig erkannt, dass dem Vertrieb an dieser Stelle die Arbeit erleichtert werden muss und mit der Einführung von Salesforce for Outlook den Weg für das Synchronisieren von Kontakten, Ereignissen und Aufgaben zwischen der Outlook-Desktopversion und dem eigenen CRM-System geebnet. Zudem wurde es mithilfe der in Outlook integrierten Sidebar möglich, E-Mails zu Salesforce-Kontakten, -Leads und -Opportunities hinzuzufügen. Mit wenigen manuellen Klicks waren Salesforce-Datensätze somit immer auf dem aktuellen Stand und enthielten die neuesten Informationen.
Salesforce for Outlook & Outlook Integration
Im Dezember 2020 wurde Salesforce for Outlook jedoch offiziell eingestellt und durch den Nachfolger, die Outlook Integration, ersetzt. Zudem gibt noch ein weiteres Produkt, Lightning Sync, das Ende 2021 eingestellt und neuen Salesforce-Kunden nicht mehr zur Verfügung stehen wird. Während Salesforce for Outlook eine lokal zu installierende Anwendung war, ist die Outlook Integration ein cloudbasiertes Add-On für Outlook. Dies hat den Vorteil, dass Ihnen immer die aktuellen Funktionen der Integration zur Verfügung stehen – egal, ob Sie Outlook auf Ihrem Desktop oder mobil verwenden. Vertriebsmitarbeiter können Salesforce-Datensätze direkt aus ihren E-Mails einsehen, bearbeiten und Informationen hinzufügen.
Einstein Activity Capture
Um langfristig die Synchronisation von Kontakten zwischen Outlook und Salesforce zu ermöglichen, empfiehlt Salesforce ab jetzt, Einstein Activity Capture (Einstein-Aktivitätserfassung) zu nutzen. Dies ist ein Tool zur Produktivitätssteigerung, mit dem Sie Kontaktdaten zwischen Salesforce und Outlook synchronisieren und auf dem aktuellen Stand halten können. Ein- und ausgehende E-Mails und Ereignisse werden ohne einen manuellen Klick zu verwandten Salesforce-Datensätzen (Accounts, Kontakte, Verträge, Leads, Opportunities und Angebote) hinzugefügt.
Außerdem werden Kontaktdaten aus E-Mails automatisch mit Ihren Salesforce-Kontaktdaten abgeglichen. Die Einstein-Aktivitätserfassung überprüft zudem, ob Kontakte mit übereinstimmenden E-Mail-Adressen bereits in Salesforce oder Outlook vorhanden sind. Laut Salesforce werden hier zwei Kontakte zusammengeführt. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird überprüft, ob zwischen Vor- und Nachnamen eine Übereinstimmung vorliegt. Wenn dies zutrifft, werden diese Kontakte einander zugeordnet und synchronisiert. Bei fehlender Übereinstimmung wird ein neuer Kontakt erstellt. Zusätzlich überprüft Einstein Activity Capture, ob der Unternehmensname eines Kontaktes einem Account in Salesforce entspricht. In diesem Fall wird der Kontakt zu einem Salesforce-Account zugeordnet. Wenn Sie die Sales Cloud nutzen, sind in Ihrem Paket bereits 100 Lizenzen für Ihr Unternehmen enthalten. Alle weiteren Lizenzen müssen separat erworben werden.
Zusammengefasst bedeutet das, dass das Hin- und Herspringen zwischen Salesforce und Outlook vermieden wird und Kontaktdaten ganz einfach zwischen Outlook und Salesforce synchronisiert werden. Allerdings werden hier nur E-Mail-Adressen, Vor- und Nachnamen sowie Firmennamen abgeglichen und synchronisiert. Was passiert jedoch mit all den weiteren wertvollen Informationen, die sich ebenfalls in der Signatur eines Kontaktes befinden? Und was, wenn sich diese Daten ändern?
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