E-Mail-Signaturen, das ungenutzte Gold der Bestandsdatenpflege

E-Mail-Signaturen

Kommentar von Michael Rachel

Wir müssen dringend über das Thema E-Mails sprechen! Und damit meine ich nicht die Inhalte für das neue Mailing der Marketing-Aktion, oder die Themen des Newsletters. Mir geht es heute um das, was man im Geschäftskontext eigentlich immer unter dem Inhalt einer E-Mail findet: die Signatur.

Für mich ist die E-Mail-Signatur eine der hochwertigsten Quellen für Bestandsdaten, die man bekommen kann. Sie beinhaltet in der Regel den Namen, die Position, diverse Telefonnummern sowie die Anschrift des Unternehmens. Sie ist leicht zu pflegen ist und die Daten in der Regel topaktuell. Da jeder Ihrer Kollegen immer schön einen Datenabgleich mit den Bestandsdaten in Ihrem CRM-System durchführt, nachdem eine E-Mail eingegangen ist, gehört das Problem mit den veralteten Daten auch bei Ihnen der Vergangenheit an. Herzlichen Glückwunsch, Sie brauchen nicht weiterlesen! Leider schaut die Realität anders aus. Obwohl jeden Tag laut Statista bei jedem Ihrer Kollegen durchschnittlich 21 E-Mails eingehen, sind wahrscheinlich auch in Ihrem CRM-System sehr viele Datensätze in miserablem Zustand. An dieser Stelle möchte ich das Problem genauer analysieren und Ihnen einen Lösungsansatz durch die Nutzung von E-Mail-Signaturen zur Datenpflege anbieten.

In meiner beratenden Tätigkeit habe ich das Problem, welches im ersten Abschnitt beschrieben wurde, schon bei zahlreichen Unternehmen vorgefunden. Die Wahrheit ist, E-Mail-Signaturen werden in der Regel ignoriert. Irgendwann benötigt man jedoch eine Information, die darin enthalten ist. Also gehen wir mal davon aus, ich möchte eine Person anrufen, die mir vor zwei Tagen eine Mail geschrieben hat. Jetzt fängt die Suche nach der Nummer an. Zuerst Outlook öffnen und dann nach einer E-Mail des Kontakts suchen, welche eine Signatur enthält. Das kostet jedes Mal unnötig viel Zeit. Größer wird das Problem, wenn eine andere Person aus Ihrem Unternehmen mit dem Ansprechpartner Kontakt aufnehmen muss, z. B. im Krankheitsfall. Dann ist die Nummer gar nicht zugänglich. In diesem Fall bleibt nur ein Anruf über die Zentrale. Hier kann der Zeitverlust noch deutlich extremer ausfallen. Gar nicht auszudenken sind die Folgen, wenn ein Kollege aus dem Unternehmen ausscheidet. Dem Nachfolger wünsche ich viel Geduld und Kraft beim Aufarbeiten der Projekte #thoughtsandprayers. 

Die Problematik ist vielen Unternehmen schon bewusst. Allerdings wird, aus meiner Sicht die falsche Maßnahme ergriffen, um gegenzusteuern. Für die meisten ist die einfachste Lösung, die Mitarbeiter für die Datenpflege zu sensibilisieren. Wenn eine E-Mail eingeht, kurz die Datenbank öffnen und einen Abgleich machen. Aber sind wir mal ehrlich: Wenn überhaupt, dann funktioniert das für eins, zwei Wochen und dann sind wir wieder da, wo wir angefangen haben. Dieses liegt vor allem daran, dass es doch recht zeitintensiv ist, das Ganze händisch zu überprüfen. Und wenn man dann mal einen Datensatz neu anlegen muss, dann fängt der Copy-Paste-Prozess an. Links auf dem Monitor die E-Mail, rechts das CRM-Fenster, wir kennen es alle. Das wird auf Dauer kein Kollege mitmachen. Eventuell gibt es bei Ihnen sogar einige hochmotivierte Kollegen gibt, die sich gerne um die Datenpflege kümmern. Manchmal ist es jedoch schlichtweg nicht möglich, einen Abgleich mit dem CRM zu machen, z. B. beim Abrufen einer E-Mail auf dem Smartphone. 

Eingangs hatte ich erwähnt, dass ich auch einen Lösungsansatz anbieten möchte. Eine Möglichkeit, wie man dem Problem erfolgreich entgegensteuern kann, ist die Nutzung des snapADDY Grabbers. Dieser kann mit dem E-Mail-Konto verknüpft werden und übernimmt ab diesem Zeitpunkt vollautomatisch die Erfassung aller E-Mail-Signaturen, die im Postfach eingehen. Eine künstliche Intelligenz entscheidet welche Signaturen relevant sind und welche verworfen werden können. Die ausgelesenen und relevanten Datensätze werden in einer Liste gesammelt und können dann mit wenigen Klicks in die zentrale CRM-Datenbank geschrieben werden. Das funktioniert sowohl bei kompletten Neuanlagen als auch für Updates von bestehenden Datensätzen, die durch eine integrierten Dublettenprüfung vorab identifiziert werden. Der Prozess wäre dann vom zeitlichen Aufwand her auf wenige Minuten pro Tag begrenzt und die Arbeit an sich ist nicht so stupide. 

Durch die Automatisierung und Vereinfachung der Datenpflege aus E-Mail-Signaturen ist also eine enorme Verbesserung der Datenqualität zu erwarten. Zwar nicht sofort, nachdem der snapADDY Grabber eingeführt wird, aber mit jeder eingehenden E-Mail wird es besser. Die Folgen wirken sich nicht nur auf die Vertriebsabteilung aus, die weniger Zeit mit dem Durchforsten alter E-Mails nach Kontaktdaten verbringen wird. Auch die Marketingabteilung findet für Kampagnen einen besser gepflegten Datenbestand vor. Aktuelle Ansprechpartner samt korrekter Position sind hier Gold wert. Durch die Zentralisierung der Kontaktdaten sind auch im Krankheitsfall oder bei Ausscheiden eines Kollegen keine Komplikationen durch fehlende oder falsche Daten zu erwarten.  

Sie sehen also, ungenutzte E-Mail-Signaturen können einen wirklichen Unterschied in Ihrem Unternehmen ausmachen. Durch Werkzeuge wie dem snapADDY Grabber sind die Potenziale der Postfächer in greifbare Nähe gerutscht und die Probleme bei der Verarbeitung gehören der Vergangenheit an. Wenn Sie neugierig geworden sind, dann melden Sie sich für eine kostenlose Testphase an, oder senden Sie mir doch einfach Ihre Signatur per E-Mail. Ich freue mich, von Ihnen zu lesen!

Michael Rachel

Senior Sales Manager bei snapADDY GmbH

Michael Rachel ist bei snapADDY Vertriebsmitarbeiter der ersten Stunde. Seit 2015 hat er eine Vielzahl an Kunden erfolgreich bei der Digitalisierung ihrer Sales-Prozesse begleitet. Dabei ist insbesondere sein technisches Verständnis gefragt, das er aus seinem Studium der Wirtschaftsinformatik in Göttingen mitbringt.