Besuchsberichte im Außendienst - Digitalisierung

Besuchsberichte im Außendienst - Digitalisierung

Außendienstmitarbeiter sind auch in der digitalen Welt noch immer eine feste Größe und unverzichtbar für viele Firmen. Zwar sinkt die Anzahl der Beschäftigten in diesem Bereich, aber der direkte Kontakt zu Kunden und die Präsentation der eigenen Produkte vor Ort zwingt viele Firmen Mitarbeiter zu Interessenten zu schicken. Veränderungen in diesem Berufsfeld in den letzten Jahren ergaben sich daher vor allem in der Unterstützung durch neue, technische Geräte. Dadurch soll vor allem Zeit in der Aufnahme von Kundendaten gespart werden. Der Fokus soll noch mehr auf dem Verkauf und der Präsentation liegen. Doch wie viel Zeit kann im Außendienst wirklich gespart werden?

Der klassische Weg im Außendienst - viel Papierkram

Vor der Digitalisierung hatte jeder Mitarbeiter im Außendienst eine Hand voll Unterlagen dabei, die entweder er oder der Kunde ausfüllen musste. Der Fragenkatalog war damals nicht viel anders, als heute: Wie heißt das Unternehmen? Wer ist mein Ansprechpartner und was weiß ich über ihn? Für welche Produkte interessiert sich das Unternehmen? Hat der Kunde Verbesserungsvorschläge? Diese und noch viele andere Fragen wurden mit den persönlichen Notizen zusammen abgeheftet und bildeten den Datensatz, der am Ende des Tages vom Papier in das Kunden-Management-System musste. Die Arbeit wurde also doppelt gemacht. Dadurch verlor der Außendienst eine Menge Zeit, die er lieber in die Betreuung neuer Kunden und den Verkauf von Produkten gesteckt hätte.

Die Digitalisierung sorgt für einen größeren Nutzen

Dass muss aber in der heutigen Zeit nicht mehr sein. Inzwischen gibt es verschiedene technische Möglichkeiten, die bei dieser Arbeit helfen und die Probleme lösen. Angefangen hat der Fortschritt mit der Entwicklung der Visitenkartenscanner. Mit dieser kleinen, aber feinen Hilfe für den Alltag eines Außendienstmitarbeiters, mussten Stammdaten nicht mehr manuell übertragen werden. Schnell ein Foto gemacht und die Daten werden automatisch übernommen - vor allem für Messebesuche ist der Visitenkartenscanner noch immer eine große Hilfe.

Auch das Zusammenspiel zwischen Innen- und Außendienst hat sich deutlich gewandelt. Früher war der Mitarbeiter, der in seinem Arbeitsgebiet unterwegs war, auf sich alleine gestellt. Inzwischen bekommt er neue Routen, aktuelle Informationen und Terminverschiebungen in Echtzeit über das Smartphone geschickt und kann direkt darauf reagieren. Gibt es irgendwo ein Problem, kann er sich danach richten und muss es nicht erst in den nächsten Tagen mit einplanen. Auch hier bietet der technische Fortschritt Vorteile und ein dynamischeres Arbeiten.

Dennoch bleibt ein großes Problem: Die Fragebögen und Notizen abzutippen und so ins CRM zu bekommen. Verschiedene Cloud-Lösungen bieten eine direkte Übernahme bereits an. Die Schwierigkeit dabei – eine Internetverbindung ist zwingend notwendig. Man sollte meinen, dass das in unserer Zeit kein Problem mehr ist. Tatsächlich ist es aber so, dass hier noch Nachholbedarf besteht. Gerade bei der Übertragung über das Mobilfunknetz gibt es noch unzählige Ecken in denen die Verbindung schlicht zu schlecht ist, um den Datentransfer sicher zu gewährleisten. Was also machen?

Einfache Datenverarbeitung mit dem VisitReport

Der Weg der Daten hat sich über die Zeit nicht sonderlich verändert. Im Content Relationship Management (CRM) werden Accounts zu den einzelnen Kunden angelegt und die gesammelten Informationen zu Firma, Person und Status gespeichert. Durch die frühere Arbeit mit Papier musste die Datenaufnahme zweimal erledigt werden. Inzwischen gibt es Tools, wie VisitReport von snapADDY. Außendienstmitarbeiter können sich Fragebögen vorab individuell zusammenstellen. Die Antworten müssen dann beim Kunden in den meisten Fällen nur noch ausgewählt werden. Ebenso ist es möglich Notizen, Bilder und Visitenkarten hinzuzufügen, um alle Daten an einem Fleck zu wissen. Der Außendienstmitarbeiter kann seinen Besuchsbericht also schon vorbereiten und spart sich im Nachhinein die Arbeit. Daten werden automatisch ausgewertet und ins CRM übertragen. Sogar offline ist das kein Problem mehr. Der Fortschritt bedeutet also nicht mehr, alles online zu erledigen, sondern Programme auch offline nutzen zu können. Die eingetragenen Daten werden ins CRM hochgeladen, sobald eine passende Internetverbindung besteht.