Checkliste Messeplanung – Ihr professioneller Messeauftritt

Checkliste Messeplanung – Ihr professioneller Messeauftritt

B2B Messen und B2B Events finden meist in den ersten sowie letzten Monaten des Jahres statt. Die Unternehmen planen ihre Messebeteiligungen zumeist zyklisch mit dem Jahresbudget. Die CeBIT geht in 2018 nun einen anderen Weg und versucht sich erstmals mit seinem innovativen Festival neu im Markt zu positionieren und sicherlich auch eine erweiterte Zielgruppe mit dem Messekonzept anzusprechen.

Ob Start-Up Unternehmen oder Großkonzern. Der Messeauftritt sollte gut geplant sein, sodass kein unnötiges Geld vergeudet und unnötig Nerven strapaziert werden.

Messeplanung beginnt bei der Budgetvergabe

Je nach Branche gibt es bestimmte Branchenmessen, die Unternehmen auf dem Schirm haben sollten. Sei es die IAA in der Automobilbranche, die dmexco für Marketers oder die CeBIT in der Informations-Technologie. Die Messen sind zum einen als potenzielle Ausstellungsfläche zur Generierung neuer Leads, zum anderen zur Fort- und Weiterbildung und Trendupdate als Besucher zu planen.

Hat sich Ihr Unternehmen also auf gewisse Messen oder Events festgelegt, an denen Sie sich als Aussteller präsentieren wollen, gilt es nun die Messeplanung zu beginnen.

Übernachtung und Anfahrt klären

Gerade bei großen Messen sind Hotels sehr teuer und die Kontingente schnell ausgeschöpft. Buchen Sie deshalb relativ früh die Übernachtungen und achten Sie gegebenenfalls auf kostenfreie Stornierungsmöglichkeiten. Auch Zugtickets und Mietwägen sind unter Umständen günstiger und freier verfügbar.

Der Messestand als Aushängeschild des Unternehmens

Bei Ihrem Messestand gilt es zu beachten, unabhängig, ob Standfläche bei einem Partner mit wenig Gestaltungsspielraum, oder eigener Ausstellungsfläche, dass Sie das Corporate Design Ihres Unternehmens übertragen, um einen Wiedererkennungswert zu erhalten. Alternativ planen kreative Unternehmen möglichst auffällige Stände, die sowohl als Attraktion anziehend wirken und aber trotzdem Ihr Produkt vermarkten wollen. Achten Sie darauf, alle notwendigen Deadlines für den Standbau mit Ihrem Grafiker oder Designabteilung abzusprechen und möglichst einen Puffer mit einzuberechnen. Oftmals kommen noch kleine Änderungen und Korrekturen, die vielleicht nicht mehr rechtzeitig umgesetzt werden können, wenn die Deadline für den Messebau zu knapp ist.

Außenwerbung auf Messen zur besseren Sichtbarkeit vor Ort

Wenn es das Budget zulässt, sollten Sie sich möglichst zeitnah gute Konditionen für On-Site-Werbung sichern. Gerade, wenn Ihre Unternehmensmarke kein Selbstläufer ist, ist es wichtig, den Messebesucher vor Ort an Ihren Stand zu locken. Die Außenwerbung, sei es Dreieckstelen, Plakate oder Hallenaufkleber sollte unbedingt das Design und Thema des Standes wiederspiegeln und mit Halle und Standnummer versehen werden.

Marketing vor und während der Messe

Denken sie daran, über verschiedene Marketingkanäle auf Ihren Messeauftritt aufmerksam zu machen. Erstellen Sie passende E-Mail-Banner und laden Sie Ihre Kunden aktiv ein, Sie auf der Messe zu besuchen. Ein Gewinnspiel oder Gutschein, der am Stand eingelöst werden kann, ist oft ein guter Teaser. Oftmals erhalten Sie auch freie Besuchereintrittskarten für Interessenten und Ihre Kunden. Nutzen Sie diese!

Manchmal sind auch Anzeigen oder Artikel in Printmedien oder Online-Fachforen eine gute Möglichkeit, Kunden und Interessenten darauf hinzuweisen, dass Sie Aussteller auf der Messe sind. Versuchen Sie die potenziellen Besucher mit guten Marketingbotschaften zu locken. Social-Media-Postings sind günstig und erreichen Ihre Follower.

Setzen Sie sich im Marketing und Vertrieb rechtzeitig zusammen und besprechen das Ziel der Messe. Welche Kunden möchten Sie gewinnen oder treffen, welche Produkte oder Dienstleistungen sollen präsentiert werden und welches Material benötigen Sie hierfür.

Diese Punkte fließen alle schon sehr früh in Ihre Messeplanung ein. Bereiten Sie für das Vertriebs- und Marketingteam vor Ort eine Übersicht als Checkliste für die Messeplanung mit allen wichtigen Details vor. Diese kann zum Beispiel folgende Punkte enthalten:

Vorbereitung

Anmeldung Stand Stand Nr. XY, Halle Z
Ausstellerausweise Gebucht, verteilt, Kopien einpacken
Internet Wlan-Code: ABC
Hotel Adresse
Auto Buchungsnummer, Abholort
Dauerparkausweis Vor Ort am Eingang abholen
Marketingmaterial Neue Plakate & Flyer Konzept 007
Außenwerbung & Promotion Promotionpaket gebucht, Ausweise an der Infotheke abholen
Freikarten für Kunden A-Kunden eingeladen, CRM-Kampagne erstellt
Besuchsberichte VisitReport „Messe 123“ erstellt
Briefing Marketing- & Vertriebsmitarbeiter 2 Tage vor Abfahrt

Geht es dann langsam auf die Messe zu, sollten die Flyer und das Marketingmaterial konkretisiert und konzipiert werden. Ein rechtzeitiger Druck und eventuelle Lieferung direkt an den Stand erspart Ihnen sehr viel Ärger. Fragen Sie beim Messeveranstalter deshalb nach, ob eine Anlieferung möglich ist, und welche Zwischendienstleister hier eingeschaltet werden müssen. Gegebenenfalls fallen Mehrkosten durch eine Spedition an, die die Lieferung an der Messe entgegennehmen muss und an ihren Stand bringt. Klären Sie auch ab, ob ein Mitarbeiter vor Ort sein muss, um die Lieferung anzunehmen.

Besuchsberichte für eine gute Messeplanung

Ungefähr drei bis vier Wochen vor der Messe sollte der Vertrieb nun aktiv nochmal dafür sorgen, dass Ihre Kunden und Interessenten zur Messe eingeladen werden und Termine vor Ort vereinbart werden. Nun gilt es die Fragebögen für Ihre Messe zu erstellen. Erstellen Sie Ihren Fragebogen digital und statten Sie die Vertriebsmitarbeiter mit mobilen Endgeräten aus. Dadurch ersparen Sie sich viel Papierchaos und könne bis zuletzt an Ihren Besuchsberichten für die Messe arbeiten.

Packliste für Ihren Messeplanung

Bereiten Sie eine Checkliste vor, in der Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Messeauftritt auflisten und alle Dinge, die Sie für Ihre Messepräsenz mitnehmen wollen eintragen und diese stetig nach jedem Messebesuch weiterentwickeln. Tragen Sie alle wichtigen Informationen zu den jeweiligen Punkten ein und haken Sie diese ab, wenn sie vorbereitet und eingepackt sind.

Hier finden Sie ein Beispiel meiner Packliste für snapADDY Messeauftritte. Die Checkliste können Sie als Inspiration für Ihre Messeplanung verwenden.

Packliste

Büromaterial Tesakrepp, Panzertape, Kullis, Blöcke, Textmarker
Multitool  
Gummbärchen Give Aways 5 Tüten
Flyer Produktübersicht snapADDY VisitReport & snapADDY Grabber
Visitenkarten Sales Manager A, B, C
Laptop, Ladegerät, Maus 2 Stück
Tablets 3 Stück mit VisitReport App und Visitenkartenscanner
Bildschirm, HDMI-Kabel 80 Zoll
3-fach Steckdose 2 Stück
Roll-Ups Brand & Produkt snapADDY Grabber & VisitReport
USB-Stick mit Backup Standpräsentation, Unternehmensvideo
Blankobestellscheine 50 Stück
Wasser 3 Sixpacks
Müsliriegel 5 Packungen

Einfache Messevorbereitung mit snapADDY VisitReport

Der Punkt Besuchsberichte war früher ein leidiges Thema. Die Fragebögen mussten ausgedruckt werden, ständig angepasst, vor Ort sortiert und im Nachgang aufwändig nachbereitet werden.

Seit wir unser eigenes Produkt snapADDY VisitReport für die Messe nutzen, können wir sogar direkt auf der Messe den Fragebogen an die aktuellen Gegebenheiten anpassen und die Nachbereitung direkt auf der Messe starten.

Zurück im Büro ist dann alles schon in die Wege geleitet und das Auto muss nur noch ausgeladen werden. Die Vertriebskollegen treten bereits aktiv in den Kontakt mit den gewonnenen Leads und wir freuen uns über einen weiteren erfolgreichen Messeauftritt.

Wenn auch Sie Interesse daran haben, die Messeplanung zu vereinfachen, können Sie gerne unverbindlich unseren snapADDY VisitReport mit Visitenkartenscanner testen. Wir beraten Sie hierzu gerne weiter.