Checkliste Messeplanung – Ihr professioneller Messeauftritt

Checkliste Messeplanung – Ihr professioneller Messeauftritt

B2B-Messen sind nach wie vor ein zentraler Bestandteil des Marketings und der Geschäftsanbahnung. Trotz digitaler Alternativen bieten sie eine einzigartige Plattform für den direkten Austausch, den Aufbau von Geschäftsbeziehungen und die Präsentation neuer Produkte oder auch als Fort- und Weiterbildung. Ein erfolgreicher Messeauftritt erfordert jedoch eine sorgfältige Planung. Mit der richtigen Vorbereitung und einer Messe-Checkliste lassen sich Kosten sparen, Besucher gezielt ansprechen und die Messebeteiligung optimal nutzen.

Messeplanung: der erste Schritt zum Erfolg

Eine durchdachte Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, sollten Sie folgende Fragen klären: Warum nehmen Sie an der Messe teil? Welche Ziele verfolgen Sie? Welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung? Eine detaillierte Messe-Checkliste hilft Ihnen, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.

Budgetvergabe und Ressourcenplanung

Ein durchdachtes Budget hilft, finanzielle Engpässe zu vermeiden und alle Kosten im Blick zu behalten. Planen Sie die Ausgaben für Standmiete, Technik, Personal sowie Reise- und Werbekosten sorgfältig in der Messe-Checkliste ein. Nutzen Sie mögliche Förderprogramme oder Frühbucherrabatte, um Kosten zu sparen.

Organisation von Anfahrt und Unterkunft

Frühzeitige Buchungen von Hotels und Transportmitteln sind essenziell, um hohe Preise oder ausgebuchte Unterkünfte zu vermeiden. Integrieren Sie dazu am besten einen Abschnitt für Fristen und Deadlines in Ihre Messe-Checkliste, um stets den Überblick zu behalten und nichts zu übersehen. Überlegen Sie sich zudem eine Strategie für die Verpflegung vor Ort: Gibt es Restaurants in der Nähe oder sollte das Standpersonal mit Snacks versorgt werden? Eine gut geplante Anreise trägt zu einem stressfreien Messeauftritt bei.

Der Messestand als Aushängeschild des Unternehmens

Ihr Messestand ist das erste, was Besucher sehen – und entscheidet oft darüber, ob sie stehen bleiben oder weitergehen. Eine durchdachte Standgestaltung nach den Prinzipien der Corporate Identity sorgt für Wiedererkennung und Professionalität. Achten Sie auf eine ansprechende Beleuchtung, eine ergonomische Arbeitsplatzgestaltung und eine gute technische Ausstattung. Nutzen Sie digitale Displays oder interaktive Elemente, um Besucher gezielt anzusprechen. Alternativ planen kreative Unternehmen möglichst auffällige Stände, die sowohl als Attraktion anziehend wirken, aber trotzdem Ihr Produkt vermarkten wollen. Mit einer Messe-Checkliste für die Standplanung stellen Sie sicher, dass alles optimal vorbereitet ist.

Außenwerbung auf Messen zur besseren Sichtbarkeit vor Ort

Nutzen Sie Plakate, Banner und digitale Displays strategisch, um mehr Aufmerksamkeit zu generieren. Auch die Wahl des Standplatzes spielt eine entscheidende Rolle: Ein zentral gelegener Stand mit hoher Besucherfrequenz kann den Messeerfolg maßgeblich beeinflussen. Kooperationen und Sponsoring-Möglichkeiten können zusätzlich für mehr Sichtbarkeit sorgen.

Marketing vor und während der Messe

Der Erfolg einer Messe hängt stark davon ab, wie gut sie im Vorfeld beworben wird. Nutzen Sie Social Media, E-Mail-Kampagnen und gezielte Einladungen, um potenzielle Besucher auf Ihren Stand aufmerksam zu machen. Die Vergabe von Freitickets, die Sie als Aussteller in der Regel erhalten, kann dabei ein toller Anreiz zur direkten Terminbuchung bzw. Leadgenerierung im Vorfeld sein.

Vor Ort können Sie mit Giveaways, Live-Demos oder interaktiven Präsentationen punkten. Digitale Besuchsberichte und Leadgenerierungstools erleichtern die Erfassung und Nachbereitung von Messe-Kontakten.

Printanzeigen oder Artikel in Fachmagazinen können zusätzlich helfen, Ihre Zielgruppe zu erreichen und Ihren Messeauftritt in der Branche bekannt zu machen. Zudem ist eine enge Absprache zwischen Marketing und Vertrieb essenziell: Welche Kunden möchten Sie gewinnen oder treffen? Welche Produkte oder Dienstleistungen sollen präsentiert werden? Diese Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden, um eine gezielte Ansprache zu ermöglichen.

Die richtige Vorbereitung für eine erfolgreiche Messe

Was muss für die Messe alles vorbereitet werden? Neben organisatorischen Aspekten sind interne Briefings und Schulungen des Teams essenziell. Erstellen Sie einen klaren Ablaufplan für den Messetag und definieren Sie, wer welche Aufgaben übernimmt. Eine Messe-Checkliste als PDF kann hier eine wertvolle Unterstützung sein.

Messe-Checkliste Vorlage:

Anmeldung Stand Stand Nr. XY, Halle Z
Ausstellerausweise Gebucht, verteilt, Kopien einpacken
Internet Wlan-Code: ABC
Hotel Adresse
Auto Buchungsnummer, Abholort
Dauerparkausweis Vor Ort am Eingang abholen
Marketingmaterial Neue Plakate & Flyer Konzept 007
Außenwerbung & Promotion Promotionpaket gebucht, Ausweise an der Infotheke abholen
Freikarten für Kunden A-Kunden eingeladen, CRM-Kampagne erstellt
Besuchsberichte VisitReport „Messe 123“ erstellt
Briefing Marketing- & Vertriebsmitarbeiter 2 Tage vor Abfahrt

Wenn die Messe näher rückt, sollte das Marketingmaterial finalisiert und gedruckt werden. Eine frühzeitige Bestellung und gegebenenfalls die direkte Lieferung an den Stand können unnötigen Stress vermeiden. Klären Sie mit dem Messeveranstalter, ob eine Anlieferung möglich ist und welche Dienstleister involviert sind. In manchen Fällen sind Speditionen erforderlich, die die Ware entgegennehmen und an den Stand liefern. Beachten Sie mögliche Zusatzkosten und prüfen Sie, ob ein Mitarbeiter vor Ort sein muss, um die Lieferung anzunehmen.

Besuchsberichte für eine gute Messeplanung

Besuchsberichte sind essenziell für eine erfolgreiche Nachbereitung. Nutzen Sie digitale Lösungen für eine effiziente Lead-Erfassung und dokumentieren Sie alle relevanten Informationen. Ein strukturiertes Follow-up nach der Messe sorgt dafür, dass wertvolle Kontakte nicht im Zettelchaos verloren gehen.

Packliste für Ihren Messeplanung

Erstellen Sie eine Messe-Checkliste, um alle wichtigen Infos und benötigten Materialien für Ihren Messeauftritt im Blick zu behalten. Diese Packliste können Sie nach jedem Messebesuch weiterentwickeln.

Packliste für Aussteller

  • Dokumente: Verträge, Tickets, Standgenehmigungen
  • Technische Ausstattung: Kabel, Adapter, Powerbanks
  • Werbematerial: Flyer, Visitenkarten, Giveaways
  • Persönliches: Kleidung, Hygieneartikel, Verpflegung

Packliste für Messebesucher

  • Messeplaner und Notizen
  • Kontaktlisten und Terminvereinbarungen
  • Rucksack mit wichtigen Utensilien

Hier finden Sie ein Beispiel einer Packliste für snapADDY Messeauftritte. Die Checkliste können Sie als Inspiration für Ihre Messeplanung verwenden.

Beispiel Packliste

Büromaterial Tesakrepp, Gaffa Tape, Kullis, Blöcke, Textmarker
Multitool  
Gummbärchen Give Aways 5 Tüten
Flyer Produktübersicht snapADDY VisitReport, , BusinessCards & DataQuality
Visitenkarten Sales Manager A, B, C
Laptop, Ladegerät, Maus 2 Stück
Tablets 3 Stück mit VisitReport App und BusinessCards
Bildschirm, HDMI-Kabel 80 Zoll
3-fach Steckdose 2 Stück
Roll-Ups Brand & Produkt snapADDY BusinessCards, VisitReport
USB-Stick mit Backup Standpräsentation, Unternehmensvideo
Blankobestellscheine 50 Stück
Wasser 3 Sixpacks
Müsliriegel 5 Packungen

Einfache Messevorbereitung mit snapADDY VisitReport

Mit snapADDY VisitReport wird der Messebesuch deutlich effizienter. Die zeitraubende Nachbereitung entfällt, da Sie direkt auf der Messe den Fragebogen an die aktuellen Gegebenheiten anpassen können. Die automatisierte Lead-Erfassung und digitalen Besuchsberichte ermöglichen ein schnelles Follow-up und eine nahtlose Integration mit Ihrem CRM-System. Zurück im Büro ist alles bereits in die Wege geleitet, und Ihre Vertriebskollegen können umgehend mit den gewonnenen Leads in Kontakt treten.

Nutzen Sie snapADDY VisitReport zusammen mit dem Visitenkartenscanner, um Ihre Messeplanung zu vereinfachen und den Erfolg Ihres Messeauftritts nachhaltig zu steigern. Testen Sie jetzt unverbindlich – wir beraten Sie gerne weiter. snapADDY jetzt kostenlos testen!