Besuchsberichte sind ein nützliches Instrument im Vertrieb, mit dem der Verlauf einer Kundenkommunikation im Außendienst dokumentiert wird. Dabei sind die Meinungen zum Besuchsbericht geteilt. Die eine Seite sieht nur den großen Aufwand als „Zeitfresser“ und eine Behinderung der kreativen Verkaufsgewohnheiten, die andere Seite den verbesserten Prozess. In diesem Blogbeitrag wollen wir daher beide Argumente beleuchten und ein Fazit ziehen.
Was enthält ein Besuchsbericht?
Der Besuchsbericht ist keine neue Erfindung und wird klassisch auf der Messe verwendet. Im Zuge einer Messestrategie werden dabei die relevanten Informationen definiert, die für den Vertrieb des eigenen Unternehmens relevant sind. Dieser erste Schritt wird häufig vernachlässigt, dabei werden grade hier die wichtigen Stellschrauben gesetzt. Was differenziert den Vertrieb meines Unternehmens von anderen und welche Informationen sollen in einem Gespräch mit einem Kunden abgefragt werden, damit der Vertrieb diese später am effizientesten für einen Abschluss nutzen kann? Dabei gilt es immer zu beachten, dass die Fragen/Informationen nicht zu detailliert oder spezifisch definiert werden dürfen, da der Umfang eines solchen Besuchsberichts limitiert ist.
Konkrete Inhalte für den Besuchsbericht sollen an dieser Stelle nur beispielhaft aufgezählt werden. Wenn Sie eine konkrete Vorlage mit Inhalten kostenlos downloaden möchten, schauen Sie sich unsere Besuchsbericht Vorlage an.
Beispielfragen in einem Besuchsbericht:
- Interesse an bestimmten Produkten
- Branche
- Unternehmensgröße
- Umsatzpotenzial
Was sind die genauen Vor- und Nachteile von Besuchsberichten?
Wie bereits besprochen, wird die Zweckmäßigkeit von Besuchsberichten häufig diskutiert. Die folgende Aufzählung fasst die wesentlichen Vorteile zusammen. Besonders die Verzahnung von Messestrategie und darauf abgestimmten Besuchsbericht ist ein wesentlicher Faktor. In unserem Vertriebsalltag sehen wir häufig, wie die Planung einer Messe auf den Stand und die Mitarbeiter beschränkt wird, aber die Erstellung einer wirklichen Strategie für die Maximierung der Abschlüsse dann nicht mehr realisiert wird.
Vorteile
- Die Erstellung geht meist mit der Erstellung einer wirklichen Messestrategie einher
- Dokumentation der Ergebnisse zur späteren Einsicht
- Ergebnisse/Potenziale werden direkt ersichtlich
- Leitfaden für das eigentliche Gespräch, keine wichtigen Informationen werden vergessen
- Effizienzvorteile durch schnellere Gespräche
- Gebündelte Informationen können schneller ins CRM übertragen werden
Nachteile
- Erhöhter Aufwand
- Umstellung für „alte Hasen“
- Erhöhter Tippaufwand beim Übertragen ins CRM
Noch sinnvoller bzw. effizienter werden Besuchsberichte, wenn diese digital erfasst werden - zum Beispiel mit einer Leadmanagementsoftware für die Messe wie dem snapADDY VisitReport. Die Informationen müssen dann nicht mehr händisch ins CRM übertragen werden, sondern können einfach exportiert werden ohne, dass die Besuchsberichte gelagert werden müssten. Daneben wirkt die Erfassung per Mobiltelefon oder Tablet zeitgemäß und sorgt für einen professionellen Eindruck am Stand.
Fazit: Struktur ist wichtig für einen effizienten Messeeinsatz
Besuchsberichte sind im Vertrieb eine wichtige Methode um die Vertriebsaktivität sichtbar und dokumentierbar zu machen. Einerseits wird dadurch zwar ein Rahmen für das Gespräch festgelegt, trotzdem sollte der Vertriebsmitarbeiter noch genügend Freiraum für die persönliche Kreativität im Gespräch erhalten und auch in der Strategieerstellung eines Besuchsberichtes involviert sein. Andererseits ist der Besuchsbericht aber auch Grundvorraussetzung für den späteren Vertriebserfolg. Betrachten wir dazu die Alternative der händischen Notizen nach einem Gespräch. Hierbei werden immer Informationen verloren gehen, da diese nicht mehr vollständig unmittelbar abgerufen werden können. Außerdem dauert es durch die fehlende Struktur länger bis die wesentlichen Ergebnisse aufgeschrieben sind und der jeweilige Vertriebsmitarbeiter hat eventuell einen anderen Fokus
Wichtig ist dagegen, dass der Besuchsbericht nicht zu spezifisch definiert wird und sich an einem allgemeinen Fall orientiert – oder sogar verschiedene Besuchsberichte für verschiedene Szenarien/Besuchergruppen erstellt werden.
Zusammenfassung: Wie nutzt man sinnvoll Besuchsberichte im Vertrieb
- Erfahrene Vertriebsmitarbeiter bei der Erstellung miteinbeziehen
- Nicht zu detaillierte Fragen wählen
- Raum für weitere Informationen lassen
- Verschiedene Besuchsberichte für verschiedene Szenarien
- Digitale Einsatzmöglichkeiten prüfen
- Grundsätzlich: Einsatz von Besuchsberichten sinnvoll!