Eine Tätigkeit im Außendienst bringt einige angenehme Dinge mit sich. Es bedeutet, dass man viel unterwegs ist, häufig direkt mit dem Kunden zusammenarbeitet und Einsichten in viele Unternehmen vor Ort bekommt. Auf der anderen Seite steht die größere Reisebereitschaft, die man mitbringen muss und auch die zeitaufwendige Nachbereitung der Gespräche im Außendienst am Firmensitz im CRM-System. Kurzum, ein häufiges Papierchaos und nervende Aufgabe für den Außendienstmitarbeiter kurz vor dem Feierabend.
Digitale Lösungen anstatt manueller Kleinarbeit
Hierbei werden meist die während des Gesprächs aufgezeichneten Unterlagen kategorisiert und ins CRM-System durch Abtippen eingepflegt. Manche Unternehmen sind hier schon einen Schritt weiter und lassen ihre Außendienstler das Gespräch per Excel am Laptop/Tablet begleiten, die Ergebnisse werden im Nachhinein dann nicht mehr abgetippt, sondern dafür in die einzelnen Felder im CRM-System kopiert. Das Ganze geht mit einer App für den Außendienst allerdings noch deutlich schneller, bei der die jeweiligen Felder direkt ins CRM-System eingefügt werden – ganz ohne manuelles Kopieren.
Die obenstehende Grafik zeigt den typischen Geschäftsprozess eines papierbasierten Außendienstgesprächs mit einem Kunden, das im Nachhinein ins CRM-System eingefügt wurde. Dabei gibt es wesentliche Nachteile, die gegen diese Methodik sprechen. Das erste Problem entsteht daraus, dass die Arbeit mit Fragebögen, also Papier, einigen Organisationsaufwand erfordert. Die ausgefüllten Bögen müssen sortiert und bei einem möglichen Neukontakt zusammen mit der zugehörigen Visitenkarte aufbewahrt werden, bis der Außendienstler wieder an seinem regulären Arbeitsplatz ist. Dieser Organisationsaufwand kostet Zeit und führt im schlimmsten Fall zu unvollständigen oder falsch zugeordneten Einträgen im CRM-System.
Eine App für den Außendienst
Ein weiteres Problem: Durch den Medienbruch, also einem Wechsel des Mediums vom Papier hin zur Eingabe am Computer, können fehlerhafte Daten ins CRM-System eingepflegt werden. Deshalb müssen die Fragebögen meist auch einige Zeit aufbewahrt werden, oder eingescannt werden, was wiederrum weiteren Aufwand und Kosten bedeuten kann.
Genau hier kommt snapADDY VisitReport als App für den Außendienst ins Spiel. Wir haben in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden das Problem erkannt, dass auch der Außendienst eine digitale Lösung braucht, um schneller, effizienter und mit weniger Fehlern bei der Erfassung der Außendienstgespräche zu arbeiten.
Die obenstehende Grafik zeigt den selben optimierten Geschäftsprozess im Außendienst bei der Nutzung der App snapADDY VisitReport. Der wesentliche Unterschied ist direkt ersichtlich: Es entfallen einige Prozessschritte und Medienbrüche, die den ganzen Prozess durch die App im Außendienst deutlich beschleunigen. Die Fragebögen werden nun nicht mehr in Excel oder gar in Papierform ausgefüllt, sondern direkt digital am Mobiltelefon oder Tablet des Mitarbeiters im Außendienst. Die Fragen stellen Sie vorher einmalig über einen webbasierten Konfigurator ein. Das Besondere: Die Antworten auf die Fragen (beispielsweise Text, Einfach- oder Mehrfachauswahl, Datum, Zahl) werden automatisch durch die App in die entsprechend verknüpften Felder im CRM-System eingefügt. Dadurch entfällt jegliches Kopieren oder Abtippen und auch die Visitenkarte muss zeitgemäß nicht mehr aufbewahrt oder archiviert werden, sondern kann ganz einfach mit einem Foto über die Außendienst App snapADDY VisitReport ins CRM-System übertragen werden.
Dafür extrahiert unser Algorithmus die Kontaktinformationen von dem Foto und überträgt sie ebenfalls ins System - zugeordnet zu den richtigen Fragen. Daneben wirkt die Nutzung einer App im Außendienst, verglichen mit einem Papierstapel, deutlich professioneller. Außerdem lässt sich das Design der App an Ihr Firmenbranding inklusive Logo anpassen!
Setzen auch Sie auf eine zeitgemäße Lösung für Ihren Außendienst und nutzen Sie mit der snapADDY VisitReport App eine digitale Variante der Besuchsbögen. Sie werden kein Papier mehr im Außendienst einsetzen müssen, die lästige Verwaltung der Bögen entfällt und der ganze Prozess der Nachbereitung eines Gesprächs wird deutlich verkürzt. Direkt nach dem Gespräch sind die Informationen im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar!
Die Vorteile einer digitalen Erfassung Ihrer Berichte im Außendienst per App:
- umfassendes Reporting & Analysen der Besuchsberichte
- kein Papierchaos mehr & fehlende Unterlagen
- kaum Nachbereitung mehr nötig
- automatisierte Mailingkampagnen im CRM-System
- weniger Tippfehler durch Standardisierung