Viele Unternehmensbereiche leben vom Austausch. Bei snapADDY sind oftmals mehrere Mitarbeiter an der Entwicklung neuer Features beteiligt. Die jeweiligen Arbeitspakete müssen nahtlos ineinandergreifen. Essenziell also, zu wissen, wie der Stand der Kollegen ist. Demgegenüber kommen Vertriebsmitarbeiter sehr gut allein zurecht. Sie begleiten den Kunden, ohne auf den Arbeitsoutput von Kollegen angewiesen zu sein. Interne Vertriebsmeetings werden daher häufig als Zeitverschwendung, bestenfalls notwendiges Übel, angesehen.
Bis zur kürzlichen Umstrukturierung unserer Meetings, war das auch bei uns der Fall. Mittlerweile wird unser wöchentliches Meeting von allen Kollegen als gewinnbringend und sinnvoll angesehen und gerne besucht. Im Folgenden präsentiere ich Ihnen unsere Tipps und Erfahrungen für ein effizientes Meeting.
1. ZIELSETZUNG FESTLEGEN – UND KLAR INS TEAM KOMMUNIZIEREN
Stellen Sie sich die Fragen: Was will ich erreichen und welchen Mehrwert generiert das Meeting für jeden einzelnen Teilnehmer? Häufig werden Meetings nur des Meetings-willens gehalten, ohne dass die Teilnehmer eine klare Zielsetzung benennen könnten.
Kommunizieren Sie diesen Mehrwert klar ins Team, und reflektieren Sie regelmäßig, ob die Zielsetzung auch tatsächlich erreicht wird. Nur so können Sie sicherstellen, dass das Meeting effizient ist.
Ziele unseres Meetings sind die Motivation des Teams, Pipeline Besprechung, Austausch mit Marketing, Business Development und Customer Success sowie Weiterbildung. All das erreichen wir mit 15 Teilnehmern in ca. 30 Minuten.
Bei größeren Teams sollten Sie mehrere Meetings veranschlagen und sich auf einzelne Ziele konzentrieren. Bei Vertriebsfremden-Teams (z.B. Marketing) reicht meist die Teilnahme eines Kollegen, der die Ergebnisse dann in seinem eigenen Teammeeting vorstellen kann.
2. VORBEREITUNG – AUCH VOM TEAM ERWARTEN
Zum Start unserer Meetings besprechen wir die Highlights der letzten Woche, sowie den Stand der KPIs. Als Manager gilt es diese vorzubereiten, um während der Besprechung nicht unnötig Zeit im CRM- oder Reporting-Tool zu verbringen.
Auch die einzelnen Teammitglieder werden angehalten Ihre Pipeline so weit vorzubereiten, dass diese kurz und knapp besprochen werden kann. Aus diesem Grund hat jedes Teammitglied zu jeder Zeit Zugriff auf unsere Besprechungsprotokolle. Zudem gibt es jedem die Möglichkeit sich auf die Inhalte der Weiterbildung vorzubereiten.
3. AGENDA
Starten Sie Ihr Meeting auf keinen Fall mit: „So, wie lief die letzte Woche? Wer will anfangen?“ Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und braucht Struktur – insbesondere in wiederkehrenden Meetings. Unsere Besprechungsprotokolle sind stets gleich strukturiert. So weiß jeder was zu welchem Zeitpunkt von Ihm erwartet wird. Unsere Vertriebsagenda:
- Siege und Highlights der letzten Woche
- Aktuelle Statistiken (KPIs)
- Pipeline Besprechung
- Neue Themen von Marketing, Business Development und Customer Success
- Neues von Mit- und Wettbewerbern
- Weiterbildung
Kommen Sie gerne auf mich zu, wenn Sie an den Details zu einzelnen Punkten interessiert sind: LinkedIn, E-Mail.
4. DAILY STAND-UPS
Wer mit Scrum vertraut ist, dem sind täglich wiederkehrende Kurz-Besprechungen (max. 15 Minuten), sogenannte Daily Stand-Ups, bekannt. Hier kann besprochen werden, was seit dem letzten Austausch passiert ist und akut für den Vertriebsalltag relevant ist:
Gibt es Hindernisse, die den Abschluss eines bestimmten Deals verhindern? – Vielleicht hatte ein Kollege bereits ein ähnliches Problem und kann aushelfen.
Hat jemand einen neuen Pitch entwickelt, der deutlich besser performt als vergangene? – Gerne hier mit dem gesamten Team teilen.
Diese tägliche Besprechung entlastet das wöchentliche Meeting. Als Nebeneffekt stärkt es zudem den Teamzusammenhalt, insbesondere wenn Teile der Beschäftigten im Homeoffice sind. Wir halten unsere Stand-Ups immer kurz vor der Mittagspause ab; wählen also ein Zeitfenster, in dem die Erreichbarkeit ohnehin schlecht ist und der Alltag der Kollegen möglichst wenig gestört wird.
5. WETTBEWERBSBESPRECHUNG
In unserer Traumwelt sind wir der eine, überlegene Anbieter und lösen alle Probleme des Kunden – der diese natürlich genau kennt und sich intensiv mit unseren Lösungen auseinandersetzt. Eine kurze Internetrecherche bietet dem potenziellen Kunden aber meist viele Lösungen, die alle für einen bestimmten Zweck die beste Lösung zu sein scheinen.
Um die eigenen Stärken unterstreichen zu können und mit den Produkten der Konkurrenz zu vergleichen, müssen sich Vertriebler und Marketeers also hervorragend im Markt auskennen.
Die wertvollsten Informationen gewinnt man hierfür im Gespräch mit Personen, die eine Konkurrenzlösung im Einsatz haben. Diese Gespräche führen meist einzelne Vertriebler während einer Demo oder beim Telefonat. Eine Wettbewerbsbesprechung ins wöchentliche Vertriebsmeeting zu integrieren, hilft Ihnen dabei diese Wissenssilos aufzubrechen und wertvolle Informationen ans gesamte Team weiterzugeben.
„Das Leben ist zu kurz für lange Meetings“ – Klaus Klages. In diesem Sinne hoffe ich, dass unsere Tipps Ihnen helfen Meetings in Zukunft effizienter zu gestalten. Ich freue mich über Ihr Feedback. Schreiben Sie mir gerne auch, welche Erfahrungen Sie bei der Gestaltung von Besprechungen gemacht haben.
Victor Weitzmann arbeitet seit April 2021 als Sales Operations Manager bei snapADDY. Während seines Management Studiums unterstütze er das Team bereits als Werkstudent. Zuvor konnte er als Praktikant und Werkstudent Erfahrungen im IT-Recruitment und Business Development sammeln.