GF: “Make it simple”: Wie GF mit VisitReport Messekontakte doppelt so schnell ins CRM bringt

Auf einen Blick: Warum sich GF für VisitReport entschieden hat – und was konkret dabei herumkommt

• Direkte Anbindung und Synchronisation mit dem CRM-System (Dynamics und Salesforce) 
• Stellt Datenkonsistenz und Qualität im CRM-System sicher 
• Deutlich schnellere Weiterverarbeitung der Leads 
• Unabhängigkeit von der IT beim Datenimport und -export 
• Stabile Offline-Nutzung – keine Datenverluste mehr 
• Globale Übersicht und zentrale Steuerung 
• Anpassungsfähigkeit auf unterschiedliche Vertriebsstrukturen 
• Mehr Kontrolle und Übersicht im Dashboard 
• Höhere CRM-Akzeptanz durch intuitive Prozesse 

Seit der Einführung wird die Bearbeitung der Messeleads im Schnitt rund 50 % schneller abgeschlossen – statt 3 bis 5 Tage vergehen heute meist nur 1 bis 2 Tage bis zur Übergabe ins CRM. 

Ein Werkzeugkasten für die Welt: VisitReport im internationalen Einsatz

VisitReport wird weltweit eingesetzt und zentral von Global Customer Experience Manager Marina Lopes für die Division Industry & Infrastructure Flow Solutions sowie von Digital Marketing Manager Jens Schüll für die Division Building Flow Solutions gesteuert. Die lokale Anpassung erfolgt durch Landes-Admins, die ihre Sales-Kolleginnen und Kollegen mit vorbereiteten Formularen versorgen. Besonders geschätzt: Die Flexibilität der Lösung, die wie ein „Werkzeugkasten“ genutzt werden kann. Vom einfachen Scan von Visitenkarten und Messe-Badges bis zur strukturierten Erfassung kompletter Gesprächsprotokolle und dem Auslösen vertrieblicher Follow-Ups – VisitReport passt sich den Prozessen und Anforderungen im konkreten Fall einfach an.

Diese Flexibilität kommt dem internationalen Unternehmen zugute. Denn obwohl das Programm zentral gemanagt wird, ermöglicht es auf Länder- und Personenebene eine Menge Individualität. Die intuitive und in vielen Sprachen darstellbare Nutzeroberfläche sorgt dafür, dass internationale Teams sich schnell zurechtfinden und optimal zusammenarbeiten können.

„Wir wollen, dass unser Leben einfacher wird. Ich möchte Klicks reduzieren – einfach alles, was man effizienter gestalten kann, ist gut. Oder pointiert: Make it simple!“ fasst Marina Lopes zusammen, warum sich VisitReport von snapAddy bei GF durchsetzen konnte. 

Endlich unabhängig von der IT – der Vertriebsvorteil vor und nach der Messe

Davon profitiert GF auch bei der Messevorbereitung. Früher mussten die Lead-Formulare umständlich durch die IT-Kollegen eingerichtet werden. Heute können alle Units mit wenigen Klicks ihre Messe-Leaderfassung selbständig kurzerhand aufsetzen. 

Ohne VisitReport musste die IT auch nach der Messe noch einmal ran: Die Excel-Listen mit den Lead-Daten konnte nur sie ins CRM-System korrekt importieren. Heute ist auch das Geschichte: Die App ist direkt mit Microsoft Dynamics oder Salesforce verbunden, Daten können ohne Umwege exportiert werden. 

Sowohl die Vertriebs- als auch die Marketing-Teams sind nun in der Lage, eigenständig zu arbeiten – in Echtzeit, ohne Schnittstellenprobleme und ohne Medienbrüche. „Wir brauchen keinen zentralen Import-Prozess mehr. Heute können wir alles selbst verwalten, direkt nach der Messe“, beschreibt Marina Lopes die neue Unabhängigkeit. 

Regionale Unterschiede? Mitgedacht.

Die Einführung von VisitReport lief bei GF nicht nur technisch reibungslos – sie war ein Beispiel für gelebte kulturelle Anpassungsfähigkeit. Denn weltweit bedeutet auch: unterschiedliche Gewohnheiten, unterschiedliche Wahrnehmungen. 

In einigen Landesgesellschaften wurde das Smartphone als Eingabegerät auf Messen zunächst kritisch gesehen – zu informell, ja unprofessionell im direkten Kundengespräch. Man wollte lieber weiterhin klassische Visitenkartenscanner und Papiernotizen nutzen. 

Marina Lopes begegnete diesem Feedback mit einer praktischen Lösung: VisitReport wird dort nun auf Tablets und Laptops eingesetzt. Nützlich dabei war die flexible Lizenzstruktur: sogenannte Terminal-Lizenzen können unabhängig persönlicher Nutzerkonten an zentrale Endgeräte vergeben werden, sodass auf die vorhandene Hardware aufgesetzt werden konnte. 

So kann VisitReport alternativ über ein Tablet oder einen PC am Infopoint genutzt werden – mit größerem Bildschirm, sichtbarer Professionalität und höherer Akzeptanz im Team. „Im Gespräch mit Kundinnen und Kunden in bestimmten Kulturkreisen macht das einen Unterschied.“ 

Flexibilität plus Feedback: Das Erfolgsrezept bei GF

Das ist auch Lopes’ Tipp für eine erfolgreiche Tool-Einführung und den langfristigen Erfolg: “Holen Sie sich immer Feedback, gehen Sie aktiv auf die Nutzer zu, denn eine solche Tool-Einführung ist kein Selbstläufer. Wir sind auch viel auf den Messen unterwegs, schauen den Leuten über die Schulter und entwickeln aus der Praxis heraus die beste Lösung.

Die Flexibilität von VisitReport ist für unsere diversen Vertriebsstrukturen Gold wert – zusammen mit dem herausragenden Kundensupport haben wir für uns mittlerweile die optimale Lösung zur Lead-Erfassung gebaut. Alles ist heute viel unkomplizierter und das zeigt sich natürlich auch in einem Geschwindigkeitsvorteil bei der Nachverfolung der Leads nach der Messe.” 

Auch das Customer-Success-Team bei snapAddy ist beeindruckt von Lopes` internationaler Leaderfassungs-Architektur. „Die Zusammenarbeit mit GF macht richtig Freude – weil wir auf Augenhöhe agieren und gemeinsam neue Wege denken dürfen. Besonders beeindruckend ist, wie kreativ und gleichzeitig pragmatisch das Team unsere Lösung international einsetzt, um schnell und unkompliziert die Bedürfnisse des Kunden zu erfassen.“ meint Philipp Bryant, Teamlead Customer Success bei snapAddy.