Un lead promettente scarica un whitepaper: parte l'automazione del marketing. Ma mentre la prima e-mail viene spedita, il reparto vendite contatta il cliente senza alcun indizio. I messaggi contraddittori confondono e la campagna si esaurisce.
Il problema? I silos di dati e la mancanza di sincronizzazione dei dati.
È qui che entra in gioco il middleware, il ponte invisibile tra le diverse applicazioni che assicura che i dati rimangano affidabili, aggiornati e coerenti. Ma cosa si cela esattamente dietro questo concetto? Quali sfide comporta e perché una sincronizzazione dei dati ben progettata è così cruciale per le aziende moderne? Analizziamo la questione e consideriamo le soluzioni.
Perché la sincronizzazione dei dati è importante
Le sfide della sincronizzazione dei dati
Tipi di sincronizzazione dei dati
Software e strumenti per la sincronizzazione dei dati
Sincronizzazione dei dati tramite Middleware
L'integrazione API come prerequisito per una sincronizzazione dei dati senza problemi
Il nostro consiglio
Glossario
Perché la sincronizzazione dei dati è importante
La sincronizzazione dei dati tra diverse applicazioni e sistemi aziendali è alla base di processi aziendali efficienti e scalabili. Come evidenziato dall’esempio iniziale, la mancanza di sincronizzazione può indebolire le relazioni con i clienti e impedire opportunità di vendita.
I vantaggi della sincronizzazione dei dati sono evidenti:
- Dati coerenti: tutti i sistemi contengono informazioni identiche e aggiornate
- Maggiore efficienza: si elimina la gestione manuale dei dati in più applicazioni
- Decisioni migliori: basate su dati affidabili
- Minori errori: si prevengono duplicazioni o incongruenze
- Collaborazione ottimizzata: marketing, vendite, assistenza e altri reparti lavorano sugli stessi dati
- Esperienza cliente migliorata: interazioni coerenti tra i diversi reparti
- Maggiore sicurezza e conformità: semplifica la gestione della privacy e la compliance
La sincronizzazione dei dati garantisce che tutti i sistemi abbiano sempre informazioni coerenti, aggiornate e identiche, permettendo processi fluidi e decisioni informate.
Le sfide della sincronizzazione dei dati
La richiesta di dati sincronizzati in tutti i sistemi comporta anche alcune sfide oltre ai vantaggi.
L'implementazione di una soluzione di sincronizzazione dei dati richiede una certa quantità di tempo. Occorre garantire la compatibilità e la scalabilità del sistema e prendere decisioni fondamentali: La sincronizzazione deve avvenire in tempo reale o in batch? Cosa succede alle voci duplicate e ai dati incoerenti? E molto altro ancora.
La sincronizzazione batch è un metodo in cui i dati vengono raccolti e aggiornati a intervalli prestabiliti (ad esempio ogni ora, giorno o settimana) in blocchi, invece di essere aggiornati continuamente in tempo reale.
Non è solo una questione tecnica: bisogna anche rispettare la normativa sulla privacy (GDPR), soprattutto per dati sensibili come quelli finanziari dei clienti.
Tipi di sincronizzazione dei dati
Non tutte le sincronizzazioni dei dati sono uguali. Sistemi diversi richiedono metodi diversi e presentano sfide diverse.
Si può distinguere, tra l'altro, chi attiva la sincronizzazione (il sistema o l'utente) e su quali dispositivi sono memorizzati i dati (cloud o localmente su diversi dispositivi finali).
-
Sincronizzazione automatica e manuale
- Sincronizzazione automatica dei dati:
i sistemi o le applicazioni comunicano tra loro e si aggiornano autonomamente, senza intervento manuale, non appena si verificano delle modifiche. Ciò avviene di norma in tempo reale o a intervalli prestabiliti (sincronizzazione batch). Questo garantisce efficienza e riduce al minimo gli errori manuali.
Esempio: l'automazione del marketing sincronizza i dati dei clienti in tempo reale tra il CRM e il sistema di e-mail marketing.
- Sincronizzazione manuale dei dati:
Gli utenti devono avviare attivamente il processo di sincronizzazione. Ciò può essere necessario se è necessario controllare manualmente determinati dati prima di sincronizzarli.
Esempio: un dipendente carica manualmente un file Excel su un server per sincronizzarlo con un altro sistema.
-
Sincronizzazione tra dispositivi: On-Premise e Cloud
- On-Premise: per sincronizzazione dei dispositivi si intende la sincronizzazione dei dati in sede tra diversi dispositivi finali, come smartphone, laptop o tablet. Questo tipo di sincronizzazione viene spesso utilizzato per i dispositivi personali o nelle aziende per garantire che tutti i dispositivi utilizzino lo stesso set di dati.
Esempio: un team lavora su uno stesso documento su diversi tablet e le modifiche vengono visualizzate da tutti in tempo reale, senza un server cloud, ma attraverso la comunicazione diretta tra i dispositivi.
- Sincronizzazione cloud: i dati vengono archiviati centralmente in un cloud, consentendo l'accesso in tempo reale da diversi dispositivi.
Esempio: i documenti di un'azienda possono essere archiviati in un cloud e visualizzati e modificati da diversi membri del team contemporaneamente.
Software e strumenti per la sincronizzazione dei dati
Esistono sia soluzioni gratuite (Freeware) sia a pagamento per la sincronizzazione dei dati, ognuna con i propri vantaggi e svantaggi. Le soluzioni Freeware rappresentano un’opzione economica, che offre funzioni di base per la sincronizzazione, ma presentano alcune limitazioni in termini di funzionalità, supporto o sicurezza.
Le soluzioni a pagamento offrono generalmente funzionalità avanzate, miglior supporto e maggiori possibilità di personalizzazione. Offrono inoltre funzioni di sicurezza avanzate e opzioni di integrazione, risultando particolarmente adatte per aziende più grandi e sistemi complessi, che necessitano di una soluzione affidabile e scalabile.
I casi d’uso del software per la sincronizzazione dei dati vanno dalla sincronizzazione di calendari e contatti fino alla complessa integrazione di CRM, ERP o database in grandi aziende.
La scelta tra Freeware o soluzione a pagamento dovrebbe quindi basarsi sul proprio caso d’uso, sulla complessità e sul budget disponibile.
Sincronizzazione dei dati tramite Middleware
La Middleware (traduzione: “applicazione intermedia”) è un collegamento invisibile tra diverse applicazioni aziendali. La sua funzione principale è garantire uno scambio fluido e una sincronizzazione dei dati, senza richiedere che i sistemi integrati comunichino direttamente tra loro.
Un esempio di middleware: Come le aziende possono sincronizzare automaticamente i dati dei lead
Un’azienda vuole sincronizzare i dati clienti tra SAP ERP e un CRM esterno (Salesforce o HubSpot). Una Middleware come snapAddy DataQuality Automation aggiorna automaticamente i dati in entrambi i sistemi, mantenendoli coerenti e sincronizzati.
La nostra soluzione DataQuality Automation funge da middleware anche in scenari complessi. Se cambiano marketing automation, ERP o CRM, snapAddy DataQuality Automation rimane il ponte invisibile che permette sincronizzazione e integrazione di nuovi sistemi.
DataQuality Automation aggiorna e completa automaticamente i dati del CRM in modo da garantire senza il minimo sforzo un database preciso e sempre aggiornato per il marketing e le vendite. Ciò è possibile grazie a diverse fonti di dati (ad esempio firme di e-mail, moduli web, elenchi Excel), all'integrazione con il tuo sistema CRM e alla creazione di flussi di lavoro personalizzati.
Il vantaggio principale del software Middleware è che consente una sincronizzazione dei dati automatizzata e quindi efficiente. Inoltre, le soluzioni middleware possono essere adattate in modo flessibile a nuove applicazioni e a volumi di dati crescenti, consentendo alle aziende di crescere con le loro esigenze.
Concretamente, ciò significa che le aziende hanno accesso a dati aggiornati e coerenti in ogni momento, risparmiando i costi di manutenzione manuale dei dati e di sviluppo di interfacce complesse.
L'integrazione API come prerequisito per una sincronizzazione dei dati senza problemi
Ogni middleware utilizza le API (Application Programming Interfaces) per poter collegare diversi sistemi. Le API sono intermediari o interfacce che consentono alle applicazioni di comunicare direttamente tra loro. Definiscono come i dati vengono richiesti, inviati ed elaborati, in modo che i sistemi possano scambiarsi informazioni senza intoppi.
Il middleware può quindi gestire numerose API e quindi integrare più sistemi contemporaneamente. Inoltre, garantisce che i dati forniti dalle API siano trasferiti ai vari sistemi in un formato standardizzato.
In breve: le API sono gli elementi costitutivi della connessione, mentre il middleware gestisce, ottimizza e orchestra queste connessioni.
Il nostro consiglio
Un middleware è particolarmente utile quando l'inserimento manuale dei dati è inefficiente, si creano silos tra reparti e sistemi o le integrazioni esistenti diventano troppo complesse e soggette a errori. Aiuta a ottimizzare i processi, ridurre i costi e creare una base dati coerente all'interno dell'azienda.
Ecco i casi d'uso tipici per i quali vale la pena adottare una soluzione middleware:
- È necessario integrare più sistemi
- I dati devono essere sincronizzati in tempo reale
- Ambienti IT eterogenei
- Flussi di lavoro e automazioni complessi
- Scalabilità e crescita dell'azienda e dell'infrastruttura IT
- Requisiti di sicurezza e conformità
Per migliorare l’efficienza e la coerenza dei tuoi dati aziendali, dovresti prendere in considerazione un software Middleware che colleghi i tuoi diversi sistemi – come CRM, ERP e piattaforme e-commerce. In questo modo puoi non solo aumentare la qualità dei dati nel CRM, ma anche automatizzare i processi aziendali e ottimizzare la collaborazione tra i reparti.
Se sei interessato a una soluzione middleware, puoi prenotare direttamente un appuntamento qui per saperne di più sulla nostra soluzione DataQuality Automation.
Glossario
Sincronizzazione dei dati
La sincronizzazione automatizzata dei dati tra sistemi diversi per garantire un database uniforme e aggiornato.
Middleware
Software che funge da intermediario tra applicazioni o sistemi diversi e facilita lo scambio e l'integrazione dei dati.
Sincronizzazione batch
Metodo di sincronizzazione dei dati in cui i dati vengono raccolti a intervalli fissi ed elaborati in grandi quantità anziché in tempo reale.
Sincronizzazione peer-to-peer
Si riferisce allo scambio e alla sincronizzazione diretta di dati tra più dispositivi senza un server centrale, consentendo un aggiornamento decentralizzato ed efficiente dei dati.
API
Un'interfaccia che consente a diverse applicazioni software di comunicare tra loro e scambiare dati o funzioni.
Integrazione API
La connessione di applicazioni tramite interfacce di programmazione (API) per consentire lo scambio automatico di dati tra sistemi.
Integrazione
Il collegamento in rete di diverse soluzioni o sistemi software in modo che possano scambiare dati e interagire tra loro senza soluzione di continuità.
On-premise
È un'infrastruttura IT in cui il software, i dati e i server sono gestiti direttamente nell'azienda o nel centro dati, invece di essere ospitati nel cloud.
