Pour de nombreux commerciaux, le carnet d'adresses Outlook sert de base pour recueillir des données sur tous les contacts avec lesquels ils ont interagi. Pour cette raison, ils saisissent souvent les coordonnées des cartes de visite dans le carnet d'adresses afin que tous les contacts soient disponibles et organisés de manière centralisée.
Cependant, comme la saisie manuelle des données est laborieuse et prend du temps, le carnet d'adresses est rarement tenu à jour, ce qui fait oublier que la bonne qualité des données est faible à long terme. Dans cet article, nous voudrions vous montrer comment les scanners de cartes de visite peuvent également être intégrés dans le carnet d'adresses Outlook, de sorte que la saisie manuelle des données et la maintenance correspondante ne soient plus nécessaires en assurant toujours la meilleure qualité de données possible.
Processus de la capture manuelle des cartes de visite
Supposons que M. Dupont, au service des ventes, voudrait investir moins de temps dans la mise à jour de son carnet d'adresses, mais qu'il voudrait éviter que la qualité de ses contacts soit trop faible. Jusqu'à présent, il a procédé de cette manière :
- Echanger des cartes de visite personnellement
- Décider si le contact est pertinent pour son carnet d'adresses Outlook
- Capturer manuellement les données de la carte de visite et les enregistrer dans le carnet d'adresses Outlook
- Vérifier de temps en temps si les données sont à jour et les modifier si nécessaire
Il est évident que la quantité de travail nécessaire est considérable, car les processus clés sont effectués manuellement. Outre le fait qu'il faut plus de temps, un autre inconvénient est le manque de standardisation et de qualité des informations. Si un contact doit être saisi à la hâte, la qualité des données diminue souvent car il y a un risque d'erreurs de frappe ou de différences de formats de fichiers pour les numéros de téléphone et les coordonnées. D'autre part, en raison de l'effort important que cela implique, il arrive souvent que seuls les contacts qui semblent à première vue vraiment intéressants soient pris en compte et que, ceux qui ne le sont prétendument pas, soient laissés de côté.
Scanner les cartes de visite dans le carnet d'adresses Outlook
Il est plus logique de réaliser un tel processus avec des outils numériques tels qu'un scanner de cartes de visite qui peut être obtenu soit sous forme physique (scanners externes), soit dans une application mobile. À notre avis, il est plus logique d'utiliser ceux qui viennent sous forme d'application en tenant compte du fait que leurs mises à jour sont plus rapides et ne sont pas liées à des appareils physiques. Il suffit de prendre une photo de la carte de visite avec le mobile ou la tablette pour que le logiciel vérifie automatiquement les coordonnées, qui peuvent être transférées dans Outlook en appuyant sur un seul bouton. Voici comment le processus fonctionnerait lorsqu'un scanner de cartes de visite numériques est inclus :
- Échanger des cartes de visite personnellement
- Décider si le contact est pertinent pour le carnet d'adresses Outlook
- Scanner la carte de visite avec une photo
- Convertir la photo en lettres et vérifier le texte reconnu comme coordonnées par l'application
- Cliquer sur "Enregistrer" pour transférer le contact vers le carnet d'adresses de Outlook.
Actualisez automatiquement vos contacts avec snapADDY DataQuality
Si vous n'utilisez pas seulement les cartes de visite pour compléter votre carnet d'adresses, mais si vous communiquez aussi régulièrement avec vos contacts par courriel, nous vous recommandons d'utiliser snapADDY DataQuality en complément de votre scanner de cartes de visite.
L'application intelligente vérifie automatiquement les changements dans les signatures des courriels entrants et vous propose de nouveaux contacts ou des modifications sur la base des coordonnées enregistrées dans votre carnet d'adresses. Par exemple, vous recevrez une notification si la fonction d'un de vos contacts a changé et vous pourrez automatiquement transférer les nouvelles informations vers votre carnet d'adresses Outlook ou directement vers votre CRM en un seul clic.