Craemer: Optimización de procesos y ahorro de tiempo mediante la digitalización de los formularios de contacto
El Grupo Craemer es una empresa familiar con presencia internacional que se ocupa de la transformación de metales, el procesamiento de plásticos y la fabricación de herramientas. La empresa, fundada en 1912, cuenta con unos 1.000 empleados (2021), tiene cuatro centros de producción en Europa y una red mundial de oficinas de ventas y socios.
En esta entrevista, hablamos con Josefine Frankrone, estudiante en formación de Administración de Empresas en Craemer, sobre la necesidad de digitalizar los formularios de contacto.
Uso de formularios de contacto en 70 ferias anuales
Antes de introducir snapADDY VisitReport, la captura de leads era compleja: en el stand de la feria, el equipo recibía tarjetas de visita y rellenaba formularios de contacto a mano. Una vez finalizada la feria, la información recopilada se entregaba al equipo de marketing, que también la introducía manualmente en el sistema CRM de Microsoft Dynamics. Para evitar duplicados, los empleados comprobaban simultáneamente si el cliente potencial, el contacto o la cuenta respectiva ya existían mientras se ingresaba manualmente. Sin embargo, esta comprobación de duplicados a menudo suponía un reto, ya que detalles como el nombre de la empresa a menudo diferían del registro de datos correspondiente en el CRM. Además, la introducción de direcciones extranjeras a menudo resultaba difícil, ya que la estructura de las direcciones no estaba definida en muchos casos. Debido a la elevadísima carga de trabajo, las capacidades se veían limitadas y el trabajo real se descuidaba. Otra desventaja del formulario de contacto en papel: En las ferias, a menudo se perdía una u otra hoja diligenciada, lo que dificultaba o incluso imposibilitaba el seguimiento de las reuniones.
El registro manual y el procesamiento posterior de unos 2.000 contactos en 70 ferias al año llevó a los responsables de Craemer a replantearse y digitalizar sus procesos en las ferias. En consecuencia, se eligió a modo de proyecto piloto snapADDY VisitReport, la aplicación para capturar leads.
Implementación paulatina de snapADDY VisitReport
Para el proyecto piloto de snapADDY VisitReport, en una feria un empleado de Craemer ensayó primero la aplicación para capturar leads . Para ello, se disenó en la aplicación el formulario de contacto exactamente al formato en papel. En el transcurso de la feria, el empleado pudo añadir o eliminar preguntas según las necesidades y adaptar la estructura del formulario dinamicamente.
Luego, se pidió a otros empleados de ventas que también ensayaran la aplicación. El resultado: los otros colegas presentes en el stand se dieron cuenta de la efectividad de snapADDY VisitReport y comenzaron a trabajar con la aplicación. Gracias a este dinamismo e iniciativa, la aplicación tuvo una gran aceptación.
Tras el éxito de la fase de prueba, se implementó snapADDY VisitReport definitivamente. Para que se pudiera utilizar óptimamente la aplicación para capturar leads , snapADDY ofreció la capacitación adecuada para que todos los miembros del equipo de Craemer estuvieran preparados.
“Estamos muy satisfechos con el apoyo de snapADDY desde el principio.”
Ventajas de la aplicación snapADDY VisitReport para capturar leads
Optimización de procesos
Con snapADDY VisitReport, se puede llevar a cabo un proceso de gestión de leads ágil y rápido. El personal del stand utiliza la aplicación para escanear las tarjetas de visita y completar los informes digitales de la feria. Después de la jornada comercial, todos los datos de los contactos capturados y los informes se exportan en conjunto al sistema CRM. Esto evita que se retrase el seguimiento, ya que los leads se registran directo en el CRM durante y no después de la feria.
En snapADDY VisitReport también se puede asignar fácilmente diferentes formularios dependiendo del grupo de clientes y con diferentes procesos comerciales, facilitando la venta. Este criterio es importante para Craemer, ya que entre sus clientes se encuentran tanto empresas industriales como autoridades locales que solicitan propuestas por licitación.
Ahorro de tiempo y costes
Gracias a la eliminación de la transferencia manual de los datos de contacto al sistema CRM, el equipo de marketing puede concentrarse en sus verdaderas labores – otra buena razón para invertir en snapADDY VisitReport, que vale la pena incluso teniendo en cuenta los costes de la licencia.
“La gran ventaja que nos ofrece snapADDY VisitReport es de poder contar con todos los datos de los contactos en el CRM mucho más rápido en comparación con el proceso anterior de captura. De este modo, ahorramos mucho tiempo y el equipo de marketing puede volver a concentrarse en sus labores reales. Luego, el personal comercial puede procesar leads o ponerse en contacto con el cliente mucho más rápido.”
Josefine Frankrone, Estudiante en formación de Administración de Empresas en Craemer GmbH
Calidad de datos en el CRM
Con snapADDY VisitReport, no sólo se digitalizan los procesos en las ferias, sino que también se consigue una gran calidad en los datos en el CRM. Gracias a la captura automática de leads e informes de visita, ya no se pierden datos ni se crean registros de datos duplicados puesto que la comprobación de duplicados está integrada.
“La comprobación automática de duplicados es un verdadero valor añadido de snapADDY VisitReport. Hemos podido aumentar considerablemente la calidad de los datos en nuestro CRM.”
Es un placer para nosotros haber apoyado a Craemer GmbH con snapADDY VisitReport en la digitalización de sus actividades feriales, y esperamos poder llevar a cabo más proyectos juntos.