Escáner de tarjetas de presentación para Outlook

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Visitenkarten direkt ins CRM System digitalisieren

Para muchos empleados de ventas, la libreta de direcciones de Outlook sirve como base para recopilar los datos de todos los contactos con los que han interactuado. Por tal motivo, suelen ingresar a la libreta los datos tomados de las tarjetas de presentación para que todos los contactos estén disponibles y organizados centralizadamente.

Sin embargo, teniendo en cuenta que ingresar manualmente los datos es tedioso y requiere de mucho tiempo, muy pocas veces se mantiene actualizada la libreta de direcciones olvidando que se afecta la buena calidad de los datos a largo plazo. En este artículo queremos mostrarle cómo los escáneres de tarjetas de presentación también pueden integrarse a la libreta de direcciones de Outlook, de modo que ya no sea necesaria la introducción manual de datos y su respectivo mantenimiento, asegurando que haya siempre la mejor calidad de datos posible.

Proceso manual de captura de tarjetas de presentación

Supongamos que el Sr. Perez del departamento de ventas desearía invertir menos tiempo en el mantenimiento de su libreta de direcciones, pero quisiera evitar que la calidad de sus contactos sea demasiado baja. Hasta ahora, él ha procedido así:

  • Intercambiar personalmente las tarjetas de presentación
  • Decidir si el contacto es relevante para la libreta de direcciones de Outlook
  • Introducir manualmente los datos de la tarjeta de presentación y almacenarlos en la libreta de direcciones de Outlook
  • Comprobar de vez en cuando si los datos están actualizados y cambiarlos de ser necesario

Es evidente que es bastante la cantidad de trabajo que implica, ya que los procesos clave se llevan a cabo manualmente. Además de requerir de tiempo adicional, otro inconveniente es la falta de estandarización y calidad de las entradas. En caso de que se tenga que ingresar un contacto de prisa, suele disminuir la calidad de los datos ya que cabe la posibilidad de que se comentan errores de digitación o que los números de teléfono y los datos de contacto se almacenen en diferentes formatos. Por otra parte, debido al gran esfuerzo que implica esto, a menudo se toman en cuenta únicamente los contactos que a primera vista parecen ser realmente interesantes y se deja de lado los que supuestamente no lo son.

Manuelle Kontakterfassung in Outlook ohne Visitenkartenscanner

Escanear las tarjetas de presentación en la libreta de direcciones de Outlook

Tiene más sentido llevar a cabo tal proceso con herramientas digitales como un escáner de tarjetas de presentación que se puede conseguir tanto en forma física (escáneres externos), como en una aplicación móvil. A nuestro punto de vista, tiene más sentido usar aquellos que vienen como aplicación teniendo en cuenta que sus actualizaciones son más rápidas y no están ligados a dispositivos físicos. Con sólo tomar una foto de la tarjeta de presentación con el móvil o tableta, el software comprueba automáticamente los datos de contacto, los cuales se pueden transferir a Outlook pulsando un solo botón. A continuación, le mostramos como sería el proceso cuando se incluye un escáner digital de tarjetas de presentación:

  • Intercambiar personalmente las tarjetas de presentación
  • Decidir si el contacto es relevante para la libreta de direcciones de Outlook
  • Escanear la tarjeta de presentación con una foto
  • Convertir la foto en letras y comprobar el texto reconocido como información de contacto por medio de la aplicación
  • Hacer clic en Guardar para transferir el contacto a la libreta de direcciones de Outlook

Mantener automáticamente y gratis los contactos actualizados con el snapADDY Assistant

En caso de que, aparte de utilizar tarjetas de presentación para completar su libreta de direcciones, también intercambie activamente correos electrónicos con sus contactos, le recomendamos que complemente las funciones del escáner con el snapADDY Assistant que, por cierto, ¡es totalmente gratis!

El complemento del asistente basado en Office 365 comprueba automáticamente las firmas de los correos entrantes y sugiere la creación o actualización de un nuevo contacto basado en los datos existentes de la libreta de direcciones. Por ejemplo, este le notificará si su contacto ha cambiado de cargo y, con sólo un clic, podrá hacer que se transfiera la nueva información a la libreta de direcciones. Puede configurar el asistente para que le muestre sugerencias tan pronto identifica una nueva información o que le envíe un correo de sugerencias semanal. ¡El snapADDY Assistant es y siempre será completamente gratis!