SCHUNK: Digitales Leadmanagement als Teil der Digital-Strategie eines weltweit führenden Technologieausrüsters
Mit weltweit 9 Werken, 34 Niederlassungen und einer Marktpräsenz in 50 Ländern ist die SCHUNK GmbH & Co. KG globaler Kompetenzführer in der Spanntechnik, Greiftechnik und Automatisierungstechnik. Das Familienunternehmen mit über 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern optimiert Prozesse mit Komponenten, Applikationen und Services und ist führend bei der Ausstattung modernster Fertigungsanlagen und Robotersysteme. Mit dem Claim „Hand in Hand for tomorrow“ unterstreicht SCHUNK seine gelebte Philosophie des Pioniergeistes und der Kundenfokussierung.
Klassische Leaderfassung mit mehreren tausend Leads
Aus der Business Unit Gripping Systems sprachen wir mit Benedikt Janßen, Director Product Sales Mechatronics, und Oliver Herbrik, Team Lead Components Product Sales Mechatronics, über die Einführung einer digitalen Leaderfassung. Im Rahmen der ganzheitlichen Digitalisierungs-Strategie, plante SCHUNK den Leadmanagement-Prozess zu optimieren.
In der Vergangenheit bestritt das Messeteam auch große Leitmessen wie die automatica und AMB ohne digitale Unterstützung. Nach einem Kontakt mit Interessenten oder Kunden wurden Leadbögen von Hand ausgefüllt, manuell gescannt und im Anschluss händisch in die SAP Sales Cloud übertragen. Mit diesem Prozess waren zeitweise 10 bis 15 Personen im Back-Office beschäftigt. Erst nach rund 10 Arbeitstagen standen die neuen Leads für die Kontaktaufnahme zur Verfügung.
„Es lag auf der Hand, dass hier großes Potential durch die Digitalisierung der Leaderfassung bestand“, bestätigt Benedikt Janßen, der bereits mehrere Optimierungen im Bereich digitale Vertriebsmethoden auf den Weg gebracht hat. Innerhalb seines Teams wurde Oliver Herbrik mit der Projektleitung für die Einführung der digitalen Leaderfassung mit snapADDY VisitReport betraut. Nicht nur die Prozesslänge und -komplexität waren Treiber für die Umstellung. Auch die unzureichende Datenqualität der Leadbögen durch unvollständige Kontakterfassung, unzureichende Scan-Ergebnisse und schlechte Lesbarkeit kostete das Team in der Vergangenheit wertvolle Zeit.
Digitale Leaderfassung: Change Management at its best
Oliver Herbrik und Benedikt Janßen waren sich einig: Der Wechsel von analoger auf digitale Leaderfassung kann nur gelingen, wenn das Projekt fachübergreifend aufgesetzt wird. So wurden aus allen relevanten Abteilungen Vertreter in das Projektteam berufen und in einem großangelegten Anforderungsworkshop erfolgte der Startschuss. Die Mitglieder dieses Teams beleuchteten die verschiedensten Bedürfnisse und Erwartungen an den neuen Workflow und bereiteten als wichtige Multiplikatoren und Botschafter die Basis für eine reibungslose Einführung.
Das Ergebnis kann sich sehen lassen – in nur vier Monaten wurde die Einführung gemeistert. Nun folgte der Praxis-Test auf der automatica in München, der Leitmesse für intelligente Automation und Robotik mit 28.000 Besuchern.
snapADDY VisitReport im Praxistest auf der automatica
Mit dem richtigen Change-Prozess und Menschen, die aus Überzeugung den Fortschritt vorantreiben, gelang SCHUNK nicht nur eine schnelle Anbindung, sondern auch eine hohe Akzeptanz für die Nutzung der App. snapADDY VisitReport hatte Premiere auf der automatica in München und war direkt ein voller Erfolg. Neben digitalen Schulungen im Vorfeld, gab es am Vortag der Messe abschließend ein finales Training vor Ort. Dank dieser gezielten Vorbereitung und der intuitiven Bedienung der App konnte das Standpersonal schnell autonom agieren. Auch die Reaktion der Standbesucher war von Beginn an sehr positiv.
Eine interne Umfrage unter der Standbesetzung ergab am Ende eine Zufriedenheit von 4,49 von 5 Sternen.
„Solch ein Ergebnis ist nicht einfach zu erreichen bei uns und spricht für die Usability und Nutzen der App!“
Benedikt Janßen, Director Product Sales Mechatronics
Rund 2.200 Leads wurden zum ersten Mal mit digitaler Unterstützung auf der automatica erfasst.
Benedikt Janßen unterstreicht: „Bei über 2.000 Leads muss die Qualität stimmen. Die digitale Leaderfassung mit snapADDY hat maßgeblich dazu beigetragen, dass die automatica ein voller Erfolg war!“
Die Berater auf der Messe konnten mehr Fokus auf das Gespräch sowie die Beratung des Kunden legen. Die Kontakterfassung erfolgte nebenbei. Ein großes Plus im technischen Umfeld ist die Möglichkeit, Anhänge an das Gesprächsprotokoll „anzuheften“ – natürlich digital, in Form von Fotos oder Zeichnungen innerhalb der App. Über die Schnittstelle zum eigenen CRM-System können zudem Gespräche mit neuen Kontakten eines Accounts direkt zugeordnet und bekannte Gesprächspartner aus den Bestandsdaten ausgewählt werden. „Die Anbindung an die SAP Sales Cloud war ein wichtiges Argument bei der Entscheidung für snapADDY, damit wir wissen, welcher Kunde vor uns steht“, erläutert Oliver Herbrik.
Mithilfe des digitalen, dynamischen Fragebogens können zukünftig Fragen gezielter gestellt werden als zuvor mit dem statischen, analogen Bogen. Das Messeteam bekommt somit tiefere und bessere Informationen zu Interessenten und Kunden.
In seiner Funktion als Standleitung freute sich Benedikt Janßen besonders über die Live-Auswertung der Messeaktivitäten, wie u.a. erfasste Reports zu welcher Zeit. Mit diesen Informationen konnten die folgenden Messetage optimiert werden. Sie dienen zudem der späteren Beurteilung des Messeerfolgs: „Die Leadzahlen direkt vor Augen zu haben, war genial.“
Hohe Datenqualität dank Vollständigkeit und Richtigkeit
Sind die Kontaktdaten erfasst, stehen sie nach dem Export im CRM im Handumdrehen in der App zur Verfügung. Auch nachgelagerte Prozesse, wie der Versand von Katalogen und digitalem Info-Material, können bei SCHUNK nun automatisiert abgewickelt werden.
Bei umfangreicheren Folge-Aktivitäten kann der Innen- und Außendienst ab sofort in Echtzeit die generierten Leadbögen nacharbeiten. Die Kontakterfassung ist dank VisitReport vollständig, der Visitenkarten-Scan liefert nahezu fehlerfreie Ergebnisse und stellt das Ausfüllen aller relevanten Bereiche und Pflichtfelder sicher. Wo zuletzt manch Bearbeiter rätseln musste, sind schlecht lesbare Notizen, verschmutzte oder verlorene Messeberichte nun Geschichte. Benedikt Janßen bestätigt: „Wir mussten in der Vergangenheit leidvoll feststellen, Visitenkarten zu scannen ist eine große Herausforderung. snapADDY hat sie sehr gut gelöst – auch international.“
Somit profitiert SCHUNK nun in zweierlei Hinsicht: die Daten stehen sofort zur Verfügung und können auch direkt genutzt werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen: die Zeit für die Nachbearbeitung hat sich von 10 auf 2 Minuten verkürzt.
„Wenn ich jetzt von der Messe komme, kann ich sofort mit der Kontaktaufnahme starten und muss nicht mehr tagelang warten, bis die Daten vorliegen.“
Oliver Herbrik, Projektleiter, Team Lead Components Product Sales Mechatronics
Der nächste Meilenstein bei SCHUNK?
Der Grundstein für nachhaltige Prozessdigitalisierung im Bereich der Leaderfassung auf Messen ist gelegt. Man weiß aber auch: Nach der Einführung ist vor der Einführung. Das bestätigt der Projektleiter Oliver Herbrik: „Natürlich bleiben wir jetzt dran und planen sukzessive den Roll-out in unsere Vertriebsniederlassungen EU-weit.“ Der Fokus bei SCHUNK liegt aktuell auf Messen, es wird aber mittelfristig über eine Ausweitung hinsichtlich des Einsatzes im Außendienst nachgedacht.
Benedikt Janßen und Oliver Herbrik sind sich einig: „Alle Mitarbeitenden der snapADDY-Implementierung und der folgenden Kundenbetreuung waren sehr hilfsbereit und lösungsorientiert. Es macht großen Spaß mit euch und wir schließen zukünftige Projekt sicher nicht aus.“
Wir bedanken uns für die Einblicke in diesen Case und sind stolz, dass wir die SCHUNK GmbH & Co. KG mit snapADDY VisitReport bei der Digitalisierung ihrer Messeaktivtäten unterstützen konnten. Auch wir freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte!