Laut unseres snapADDY-Kunden statista werden täglich rund 269 Milliarden E-Mails versendet und empfangen. Der größte Anteil wird dabei für die Geschäftskorrespondenz genutzt. Die Verwendung einer guten Vorlage zum E-Mail Signatur erstellen spiegelt eine gewisse Professionalität in der E-Mail Korrespondenz wieder. Außerdem kann das Unternehmen die E-Mail Signatur für ihr Branding und das externe Marketing nutzen.
Einrichten der E-Mail Signatur
Für das Einrichten der E-Mail Signatur bieten die entsprechenden E-Mail Provider, wie GMX, Web.de, Thunderbird und Gmail Hilfestellung an. Die meisten Unternehmen nutzen Outlook als Softwarelösung zur Bearbeitung ihrer E-Mails. Um Darstellungsfehler zu vermeiden sollten Sie die E-Mail Signatur im HTML-Format mit Hilfe eines E-Mail Signatur Generators erstellen. Diese lassen sich, wie auch Text-Signaturen einfach über die Funktion Copy-Paste übertragen.
Der Vorteil von HTML E-Mail Signaturen
Für die Erstellung von E-Mail Signaturen im HTML-Format müssen Sie zunächst kein IT-Profi sein. Im Internet finden sich hierzu einige kostenfreie Tools, die Sie zum E-Mail Signatur erstellen nutzen können. Durch Beachtung aktueller Konventionen zur Erstellung von E-Mail Newslettern oder Signaturen stellen Sie sicher, dass die Formatierung der Inhalte sowohl responsive als auch in den verschiedenen E-Mail-Clients richtig dargestellt wird. Auch verwendete Grafiken bleiben so wortwörtlich „im Rahmen“. Beachten Sie hierbei, ALT-Texte zu verwenden, die insbesondere bei der Weiterleitung von E-Mails erklären, was auf einem Logo oder Banner zu sehen ist, obwohl dieses eventuell nicht dargestellt wird.
Formatierung von E-Mail Signaturen
Die E-Mail Signatur sollten Sie nach dem Corporate Design des Unternehmens anlegen. Dabei müssen Sie aber beachten , dass Sie lediglich Systemschriftarten verwenden sollten. Web Fonts werden unter Umständen bei externen Unternehmen in der E-Mail nicht richtig dargestellt. Hier kann die gewünschte Professionalität schnell das Gegenteil erwirken. Grundsätzlich sollte auch die verwendete Schriftart und -farbe für den Text in der E-Mail analog zur Signatur festgelegt und eingerichtet werden. Manche Ratgeber empfehlen die Erstellung der Signatur in ausgeblendeter Tabellenform, um sicherzustellen, dass die Anordnung des Textes fixiert bleibt. Dies kann bei falscher Formatierung aber dazu führen, dass bei der Darstellung auf mobilen Endgeräten die gesamte E-Mail sehr klein gezogen und nicht responsive dargestellt wird. Hier wird als gängiges Format, wie bei Newslettern, eine Breite von 600px empfohlen.
Inhalte von E-Mail Signaturen
Wenn Sie eine professionelle E-Mail Signatur erstellen sollten die wichtigsten Informationen zum Kontakt und zum Unternehmen enthalten sein.
- Vor- und Nachname
- Position
- Unternehmensname
- E-Mail-Adresse
- Telefon-, Handy und ggf. Faxnummer
- Adresse des Unternehmens
Auch das Unternehmenslogo kann hier mit Verlinkung zur Unternehmenswebsite eingebettet werden.
Pflichtangaben in der E-Mail Signatur
Seit dem 01.01.2007 gibt das EuHG Pflichtangaben für Geschäftsbriefe (Impressums-Pflicht) vor, die beim Erstellen von geschäftlichen E-Mail Signaturen von selbstständigen Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, beachtet werden müssen.
- Firmenname (vollständig, wie im Handelsregister verzeichnet)
- Firmierung (e.K., OHG, KG, AG)
- Nummer im Handelsregister sowie das Registergericht und der Ort der Handelsniederlassung
- Namen der Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzende und Vorstandsvorsitzende (bei Kapitalgesellschaften)
Die E-Mail Signatur als Marketingtool
Wenn Sie Ihre E-Mail Signatur erstellen, können Sie Links zu Ihren persönlichen Social Media Accounts auf Xing, LinkedIn, Facebook, Twitter oder Instagram einfügen. Ihre Kontaktperson hat so die Möglichkeit sich einfach mit Ihnen zu vernetzen. Links zu den Social Media Accounts Ihres Unternehmens sind sinnvoll um Follower für Ihren sozialen Unternehmensauftritt zu gewinnen. Hierfür können Sie Icon-Vorlagen aller gängigen Social Media Plattformen kostenfrei aus dem Internet herunterladen und diese verlinken.
Tipps zur Erstellung von E-Mail Signaturen in Ihrem Unternehmen
Die E-Mail Signatur stellt den persönlichen Fingerabdruck des Unternehmens dar. Nutzen Sie diese Möglichkeit in Ihrer Unternehmenskommunikation. Probieren Sie aus, welches Format für Ihren Auftritt am besten wirkt. Wichtig ist, dass Sie Ihre Kollegen mit an Bord bekommen, die Signatur aktiv in ihrer Korrespondenz zu nutzen. Hier sind noch einige Tipps neben dem E-Mail Signatur erstellen, für Sie zusammengestellt.
- Testen Sie die E-Mail Signatur Vorlage in verschiedenen E-Mail-Clients bevor Sie diese offiziell verteilen.
- Vermeiden Sie unnötigen E-Mail-Speicher-Verbrauch und nutzen Sie bei internen Mails eine kürzere oder auch persönlichere Version in der Signatur.
- Bieten Sie Ihren Kollegen Unterstützung beim Einrichten der Signatur an.
- Nutzen Sie Ihre professionelle E-Mail-Signatur für das Marketing.
Durchhaltevermögen
Verarbeiten auch Sie die Informationen aus den E-Mail Signaturen Ihrer Geschäftskorrespondenz und reichern Ihre Kundendatenbank an! Mit dem snapADDY Grabber können Sie direkt mit einem Klick die Kontaktdaten der E-Mail-Signaturen in Ihr CRM-System übertragen.