Outlook-Kontakte automatisch aktuell halten

Im täglichen Arbeitsalltag bekommen Sie jede Menge Emails mit Kontaktinformationen, die Sie zwingend speichern sollten! Denn im Gegensatz zu Kontaktinformationen aus dem Netz oder sogar von sozialen Netzwerken wie Xing oder LinkedIn sind die Angaben in der Email Signatur fast immer aktuell! Deshalb lohnt es sich generell die Zeit zu investieren, um diese Daten zu speichern. Viele Unternehmen oder Einzelunternehmer nutzen dabei das Outlook-Adressbuch, um die Kontaktdaten zu speichern.

Im kleinen Maßstab scheint das Speichern und das Aktualisieren der Kontaktdaten im Büroalltag kein großer Aufwand zu sein. Wenn Sie diese jedoch beständig aktuell halten wollen und auch bei vielen Mails jeden Kontakt zuverlässig erfassen wollen, brauchen Sie Unterstützung. Andernfalls verbringen Sie zu viel Zeit mit der Büroorganisation – Ihre eigentliche Arbeit bleibt liegen! Im folgenden Blogbeitrag soll daher betrachtet werden, wie Sie Kontakte aus eingehenden Signaturen automatisiert mit snapADDY als Kontakt im Outlook Adressbuch speichern und diese darauf aufbauend aktuell halten können. Dabei betrachten wir zuerst den snapADDY Assistant, um direkt in Outlook Kontakte automatisch zu erfassen. Weiterhin werden auch die Möglichkeiten des snapADDY Grabbers zur Datenübernahme in Outlook vorgestellt!

Outlook Adressbuch mit dem snapADDY Assistant verwalten

Mit dem kostenlosen snapADDY Assistant halten Sie Ihr Outlook Adressbuch automatisiert aktuell.  Was bedeutet das genau? Die normalerweise händisch auszuführenden Arbeitsschritte werden von der Software selber durchgeführt. Jede eingehende Mail – auch wenn Sie Outlook nicht geöffnet haben – wird auf mögliche Kontaktdaten untersucht. Meistens befinden sich diese in der angehängten Signatur einer Email. Wenn nun ein Kontakt identifiziert wurde, der noch nicht in Ihrem Adressbuch vorhanden ist, speichert der Assistant diesen Kontaktvorschlag. Wenn Sie den snapADDY Assistant das nächste Mal öffnen sehen sie sogleich den Vorschlag für einen neuen Kontakt. Auch wenn ein Kontakt bereits in Ihrem Adressbuch gespeichert ist, unterstützt Sie der snapADDY Assistant. Wenn neue Kontaktdaten für einen bestimmten Wert (z.B. neue Adresse) vom snapADDY Assistant erkannt werden, werden diese als Änderung bewertet und nur die aktualisierten Werte übernommen. Mehr Informationen dazu gibt es im Fallbeispiel:

Fallbeispiel: Automatisiert Kontakte im Outlook-Adressbuch updaten

Herr Müller ist in der Best-Software-Group zum neuen Abteilungsleiter IT aufgestiegen, hat aber leider vergessen uns darüber zu informieren. Für uns ist diese Information sehr wichtig, da Herr Müller nun unser neuer geschäftlicher Ansprechpartner ist und wir diese neue Information auch eigentlich in unser Adressbuch übernehmen müssten. Nach der nächsten Geschäftskorrespondenz mit Herrn Müller per Mail meldet sich der snapADDY Assistant, weil dieser eine Veränderung beim Positionsfeld entdeckt hat und nun vorschlägt den neuen Titel automatisch ins Outlook-Kontaktbuch zu übernehmen. Mit einem Klick übernehmen wir die Änderungen und Herr Müller ist wieder mit seinen aktuellen Kontaktdaten hinterlegt!

Damit Sie nicht jedes Mal den snapADDY Assistant auf Verdacht öffnen müssen, versendet dieser in einem bestimmten Intervall eine E-Mail mit allen neuen und aktualisierten Kontakten. Sie können einstellen, ob Sie diesen täglich, wöchentlich oder monatlich mit allen Kontaktänderungen und -vorschlägen erhalten wollen. So sind Sie immer im Bilde, wenn sich aus Ihrer Mailkorrespondenz neue Kontakte ergeben haben und können entscheiden, welche Änderungen oder neuen Kontakte Sie in Ihr Outlook Adressbuch abspeichern wollen.

Kontaktdaten in Outlook oder Ihrem CRM-System mit dem snapADDY Grabber speichern

Neben dem snapADDY Assistant gibt es auch den snapADDY Grabber zum Erfassen von Kontaktdaten in Outlook. Der snapADDY Grabber kann nämlich grundsätzlich zur Identifizierung von Adress- und Kontaktdaten aus unstrukturiertem Text genutzt werden. Damit können Kontaktdaten aus Emails ganz einfach in den snapADDY Grabber kopiert werden, dieser formatiert den unstrukturierten Text in einen Kontakt. Neben der Möglichkeit in Ihr CRM-System zu exportieren, können Sie an dieser Stelle den jeweiligen Kontakt aber auch in Outlook speichern. Dazu müssen Sie nur den Export zum Outlook-Kontakt in der snapADDY Grabber Version für Outlook starten. Der Kontakt ist dann in Ihrem Outlook Adressbuch gespeichert.

Der Vorteil des snapADDY Grabbers liegt in den zusätzlichen Automatismen, um die Informationen aus der Email Signatur weiter anzureichern. Mit der Firmendatensuche können so beispielsweise noch weitere Kennzahlen zum jeweiligen Unternehmen des Kontakts recherchiert werden. Außerdem nutzen viele Unternehmen den snapADDY Grabber, wenn ein Kontakt nicht nur in Outlook, sondern auch im CRM-System gespeichert werden soll.

Beitrag in der PC-Welt: Automatisierte Outlook Adresserfassung

In der November Ausgabe der PC-Welt ist ein Artikel über den snapADDY Assistent als intelligenter Helfer erschienen. Wir freuen uns über das Vertrauen in unsere Produkte seitens des IDG-Verlags und freuen uns sehr, wenn Sie als Nutzer auch selber den snapADDY Assistant einmal ausprobieren wollen. Der intelligente Helfer ist komplett kostenlos und kann im Microsoft Store als Erweiterung für Outlook installiert werden.