Der Messestand ist abgebaut und Sie haben eine Menge Visitenkarten gesammelt. Nun beginnt die entscheidende Phase für den Erfolg Ihrer Kundenakquise. Damit sich Ihr teurer Messeauftritt auch lohnt, sollte jetzt keine Zeit verloren werden. In diesem Beitrag haben wir Ihnen die wichtigsten Stellschrauben aufgezählt!
Eine sorgfältige Nachbereitung und Analyse ihres Messeauftritts ist die Grundlage für die Gewinnung von Neukunden oder Geschäftspartnern. Damit aus Ihren gesammelten Kontakten keine Karteileichen sondern Kunden werden, sollten Sie die Wichtigkeit der Nachbereitung und Analyse der Messe nicht unterschätzen.
Bei der Nachbereitung ist Schnelligkeit gefragt
Nur etwa 7% der Messebesucher kommen mit einer gezielten Kaufabsicht zur Messe, daher ist zur Erinnerung an den Messekontakt eine ordentliche und schnelle Kontaktaufnahme nach der Messe Gold wert.
Potenzielle und interessierte Kunden, auch ohne vorherige Kaufabsicht, werden sich auch bei den Wettbewerbern informieren. Deshalb ist hier Schnelligkeit gefragt, damit nicht die Konkurrenz schneller reagiert als Sie. Eine Verstärkung des Interesses von Ihrer Seite wird bei Kunden sehr positiv aufgefasst.
Die Nachbereitung beginnt schon während der Messe
Eine optimale Nachbereitung beginnt bereits auf der Messe. Ausführliche und genaue Notizen sowie voll ausgefüllte Besuchsberichte zu den Kunden erleichtern es Ihnen in der späteren Kontaktaufnahme auf das Messegespräch einzugehen und so einen guten Eindruck beim Kunden zu hinterlassen. Auch sollten die Visitenkarten direkt zu den oben genannten Informationen geheftet werden um Verwechslungen und Papierchaos vorzubeugen.
Auswertung und Digitalisierung der Besuchsberichte und Notizen
Am Tag nach der Messe gibt es kein Ausruhen. Nun beginnt die Phase der „klassischen“ Nachbereitung. Die Besuchsberichte und Notizen wollen sortiert und ausgewertet werden, um sich einen Überblick über die Chancen für neue Geschäfte zu machen. Bei der Auswertung beginnt auch der mühsame Teil des Digitalisierens. Meist müssen alle Notizen von Hand abgetippt werden und die Berichte in die CRM Software übertragen werden. Eine Arbeit die im Optimalfall einer gelungenen Messe viel Zeit und Arbeitskraft in Anspruch nimmt.
Digitale Fragebögen auf mobilen Endgeräten der Vertriebsmitarbeiter können an dieser Stelle ein Papierchaos ersparen.
Pflege und Validierung der Kontaktdaten
Zeitglich mit der Digitalisierung der Besuchsberichte sollte der Vertriebler mit der Validierung der Leads starten um anschließend alle Kontaktdaten und Visitenkarten in das CRM System zu übertragen. Die manuelle Validierung und Digitalisierung ist sehr zeitaufwendig Auch das geschieht meist mit Copy & Paste oder durch mühsames Abtippen.
Spezielle Lead-Management Apps zum Scannen von Visitenkarten können zumindest die Arbeit der Digitalisierung erleichtern.
Zeitnahe individuelle Mailings zur erneuten Kontaktaufnahme
Sobald alle Kontakte gepflegt sind startet das automatisierte, individuelle Mailing mit Bezug zu den Themen der Messe. In diesem sollte der Kunde so persönlich wie möglich angesprochen werden und ihm im Optimalfall gleich die Möglichkeit zu einem Folgetermin gegeben werden.
Einfache Messenachbereitung mit dem snapADDY VisitReport
Der Prozess der Messenachbereitung ist sehr zeitaufwendig. Um diesen Prozess zu optimieren haben wir unser Produkt snapADDY VisitReport entwickelt.
Mit dem snapADDY VisitReport wird Ihnen der mühsame Prozess der Digitalisierung, Archivierung und Validation komplett abgenommen. Das Kundengespräch wird nun begleitet mit einem Tablet geführt. Die Notizen und Besuchsberichte Ihres Kundengesprächs werden auf diesem Tablet eingegeben und direkt digital im CRM gespeichert. Den Besuchsbericht können Sie direkt auf der Messe an aktuelle Gegebenheiten anpassen.
Ihre gesammelten Visitenkarten können Sie über den Visitenkartenscanner direkt digitalisieren. Der Validierungsprozess startet hierbei automatisch. Damit sind schon bei Beendigung Ihres Kundengesprächs alle für das Mailing benötigten Daten im CRM gespeichert.
Wenn auch Sie Interesse daran haben, die Messenachbearbeitung zu vereinfachen, können Sie gerne unverbindlich unseren snapADDY VisitReport mit Visitenkartenscanner testen. Wir beraten Sie hierzu gerne weiter.
Checkliste der Messenachbereitung
Im letzten Abschnitt möchten wir Ihnen nochmals die genannten Punkte in einer Checkliste übersichtlich zusammenstellen. Wichtig ist dabei, dass die Messenachbereitung trotzdem vor der Messe geplant werden muss - im Rahmen eines Prozess-Workflows.
- Follow-Up strukturieren: Wie genau funktioniert der Follow-Up Workflow für mein Messeteam? Dies ist die entscheidende Frage, die man selber beantworten sollte. Wie werden die Leads erfasst (Papier, digitale Leaderfassung)? Gibt es eine Marketing-Automation, die im Rahmen von Dankes-Mails eingesetzt wird? Was passiert mit heißen Leads, werden diese gesondert persönlich kontaktiert? Im Rahmen des Follow-Ups sollten Sie ihren Prozess aufbauend auf Ihren Zielen und den Besonderheiten Ihre Produkts modellieren
- Zeitpunkt der persönlichen Ansprache: Grundsätzlich gilt, dass eine schnellere Ansprache besser ist. Es gibt natürlich auch Ausnahmen, meistens werden Dankesmails unserer Erfahrung nach sehr schnell nach dem Gespräch versendet - teilweise schon Minuten danach, wenn eine Marketing-Automation eingerichtet wurde!
- Controlling des Erfolgs bei der Messenachbereitung über relevante KPIs (Umsatz pro Kunde, Gespräche pro Vertriebsmitarbeiter, Zeit bis zum Follow-Up etc.): Ohne Controlling lässt sich der Messeerfolg schlecht bewerten. Im Rahmen der Messenachbereitung zählt die Erfassung und Auswertung der relevanten KPIS für Ihre Ziele zu einem wichtigen Aspekt. Wenn sich der Erfolg nicht quantifizieren lässt, kann keine Aussage getroffen werden, ob ein Messeeinsatz rentabel oder sinnvoll war.
- Bestandsdatenmanagement und CRM-Pflege: Ein fast immer unterschätzter Punkt einer Messenachbereitung ist das Management der bestehenden Daten. Wenn Sie einen neuen Kontakt im CRM angelegt haben, müssen Sie in Ihrem Workflow auch berücksichtigen, dass sich Kontaktdaten häufig ändern. Sie als Projektleiter der Messe müssen sich überlegen, wie Sie eine fortwährende Pflege der erfassten Kontakte gewährleisten können. Häufig kann eine Software hier eine große Unterstützung darstellen.