Besuchsberichte

Besuchsbericht Vorlage für den Außendienst und Messen

Im Innendienst ist die Erfassung der Kommunikation mit Kunden und Interessenten durch ein CRM-System weit verbreitet, doch auch im Außendienst ist die Erfassung der Kommunikation mit möglichen Neukunden elementar für den Vertriebserfolg. In diesem Ratgeber möchten wir Ihnen daher ein wichtiges Instrument für eben diesen Zweck vorstellen: den Besuchsbericht als Vorlage.

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Erfassung der Kommunikation

Vertrieb findet durch das Internet und die modernen Kommunikationsmöglichkeiten immer häufiger außerhalb eines persönlichen Gesprächs vor Ort statt. Und trotzdem sind Messen und der Außendienst immer noch wichtige Säulen (fast) jedes Unternehmens, in die entsprechend Zeit und Geld investiert wird. Dabei ist die korrekte Erfassung Ihrer Gespräche auf einer Messe Grundlage für den weiteren Vertriebserfolg. Aber wie werden die entsprechenden Interessenten und Kundengespräche für das weitere Vorgehen gespeichert? Genau hierfür werden Besuchsberichte als Vorlage verwendet, deren Sinn und Aufbau in diesem Beitrag erklärt werden soll. Am Ende dieses Beitrags haben wir eine Besuchsbericht Vorlage für Sie zum kostenlosen Download bereitgestellt, die Sie gerne verwenden dürfen!

Besuchsbericht, was ist das?

Für viele Vertriebsmitarbeiter sind Besuchsberichte DAS Mittel, um Kundeninformationen unterwegs aufzunehmen und auszuwerten. Auch aus diesem Grund sind diese Berichte besonders wichtig für die Arbeit im Außendienst und auf Messen. Die Grundidee ist simpel. Sie überlegen sich vorher, was Sie an möglichen Interessenten Ihrer Dienstleistung oder Ihres Produktes interessiert und welche Informationen Sie für den späteren Verkaufsprozess benötigen.

Gerade hier gehen es viele Unternehmen nicht genau genug an und haben kein einheitliches Konzept für die Besuchsbericht Vorlagen Ihrer Mitarbeiter. Seien Sie hier in der Analyse besonders genau und versuchen Sie möglichst viele Gespräche vor Ort als Grundlage für die Entscheidung der genauen Fragen herzunehmen. Sie verkaufen ein bestimmtes Produkt, das nur im Rahmen eines Projektes eingesetzt werden kann? Dann sind eben auch beispielsweise Chancen/Risiken für den Auftrag für die weitere Verarbeitung des interessierten Unternehmens im Vertrieb wichtig. Seien Sie in diesem Schritt sehr genau und schneiden Sie die Fragen auf Ihr Produkt oder Dienstleistung zu.

Darauf aufbauend werden die Besuchsbericht Vorlagen einzeln im Gespräch mit dem Kunden oder Interessenten ausgefüllt und am Ende zusammen mit der Visitenkarte abgelegt. Nach der Messe oder dem Außendienst-Einsatz werden die ausgefüllten Vorlagen der Besuchsberichte dann genutzt, um die passenden Interessenten erneut zu kontaktieren. Häufig wird in diesem Schritt ein CRM-System genutzt, in das der Inhalt der Besuchsberichte eingetragen wird. Elementar wichtig ist es in diesem Schritt, dass der Vertriebsmitarbeiter den Besuchsbericht direkt im Gespräch mit den Kunden oder im Anschluss daran ausfüllt. Durch die Atmosphäre einer Messe und die vielen Gespräche sind sonst wichtige Informationen bereits wenige Tage nach der Messe wieder vergessen.

Wozu eine Besuchsbericht Vorlage nutzen?

Der Vorteil eines Besuchsberichtes als Vorlage liegt auf der Hand. Und doch, auf Messen oder auch im Außendienst sieht man noch immer viele Vertriebler, die Ihre Ergebnisse nur lose auf einem Stück Papier notieren oder sogar ausschließlich Visitenkarten sammeln, ohne sich etwas zu notieren. Wenn Sie einen klaren, vorher aufgrund von einer fundierten Analyse entworfenen Besuchsbericht nutzen, gehen keine Besucher und keine möglichen Verkaufschancen verloren. Mit den Besuchsberichten haben Sie dann in der Nachbereitung einer Messe die Möglichkeit, Ihre Interessen in verschiedene Gruppen einzuordnen, die jeweils eine andere Herangehensweise aus vertrieblicher Sicht nötig machen. Zudem stellt der Besuchsbericht die Weichen für eine längerfristige Zusammenarbeit. Durch die Dokumentation der essentiellen Kennzahlen und den Gesprächsnotizen – erst auf Papier und dann direkt ins CRM nach der Messe – ist auch zu einem viel späteren Zeitpunkt im CRM ersichtlich, welche Probleme, Anforderungen und eventuelle Wünsche dieser eine Kunde hat. Durch diese Informationen ist für den Vertriebler immer ersichtlich, wie er den Kunden überzeugt hat und auch wann der Zeitpunkt ist, um auf auftretende Probleme zu reagieren.

Was macht eine gute Besuchsbericht Vorlage aus?

Entscheidend für eine Besuchsbericht Vorlage sind selbstverständlich die Fragen, bzw. Informationen, die damit abgefragt werden. Je nach Branche gibt es hier deutliche Unterschiede. Grundsätzlich kann man sagen, dass der Vertriebsmitarbeiter über den Bogen Daten über das Unternehmen und den Ansprechpartner des Interessenten oder Kunden sammelt. An oberster Stelle stehen dabei die Stammdaten, Firmengröße, für welche Produkte das Interesse besteht, welche Menge angefragt wird. Ebenso wichtig ist aber auch, was im Unternehmen passiert. Wohin möchte das Unternehmen?

Durch eine konsequente Auswertung Ihrer Besuchsberichte lassen sich so im Nachhinein sogar strategische Entscheidungen aufstellen, die sich z.B. aus der Struktur der möglichen Kundenantworten hinsichtlich der Unternehmensgröße ergeben. Wenn beispielsweise die Abschlussquoten bei größeren Unternehmen deutlich geringer sind, könnte man hierauf auf Schwächen im Verkaufsprozess schlussfolgern. Ein Besuchsbericht kann also immer auch der Ausgangspunkt für eine Analyse der Außendiensteinsätze verwendet werden.

Vorlagen für die Besuchsberichte nutzen

Einen Besuchsbericht selbst zu erstellen ist nicht so einfach und auch sehr zeitaufwendig. Besser ist es eine Besuchsbericht Vorlage zu verwenden und diese dann aufbauend auf Ihrer Analyse an Ihre Besonderheiten anzupassen. Sie können hierfür gerne unsere Besuchsbericht Vorlage nutzen!